Como formar uma associação de proprietários
As associações de proprietários de residências ( HOAs ) gerenciam questões que afetam toda a comunidade, como segurança e proteção, falta de manutenção da propriedade, perturbações locais ou a prestação de serviços não atendidos pelo governo local.
HOAs geralmente são formados por desenvolvedores quando uma nova comunidade é construída. Como condição para adquirir um imóvel em muitas comunidades, os compradores devem aderir ao HOA. Como resultado, muitas pessoas acabam ingressando na HOAs sem realmente entender o que são ou como trabalham, apenas porque se apaixonaram por um determinado lar.
Crescimento em HOAs
As associações de proprietários de casas (HOAs) têm se tornado cada vez mais prevalentes. Ao falar sobre esse crescimento explosivo na formação de condomínios, associações de proprietários e cooperativas, o professor de políticas públicas Robert H. Nelson afirma:
Até 1970, representava apenas cerca de 1% das moradias nos Estados Unidos. Em 2010, entretanto, havia mais de 300.000 associações comunitárias abrigando mais de 60 milhões de americanos, 20% da população dos EUA… Entre 1980 e 2000, metade das novas moradias nos Estados Unidos foi construída e organizada sob a governança privada de uma associação comunitária.
Aprenda as leis locais sobre HOAs
Os códigos de propriedade estaduais estabelecem as diretrizes legais para o estabelecimento de associações de proprietários. No Texas, por exemplo, o capítulo 204 do código de propriedade diz que um comitê de três pessoas deve se formar para fazer uma petição para a formação de uma associação de proprietários de imóveis (POA).
O comitê deve apresentar notificação oficial por escrito de que pretende criar um POA com associação obrigatória. Todos os proprietários de registros em uma subdivisão devem ser notificados, e os proprietários de pelo menos 60% da propriedade devem assinar e aprovar a petição dentro de um ano. Uma vez que o POA existe, ele pode criar restrições por meio de um processo de petição separado que requer a aprovação dos proprietários de pelo menos 75% da propriedade do loteamento.
Os HOAs também podem ser uma fonte de grandes conflitos por causa do poder que exercem sobre os proprietários.
Estabelecendo o HOA
O processo para estabelecer um HOA depende de onde o HOA está localizado, mas as etapas a seguir provavelmente serão necessárias.
- Estabelecer uma estrutura de negócios por meio da formação de uma LLC ou corporação sem fins lucrativos.
- Criação de convênios, condições e restrições (CC & Rs) que descrevem como o HOA irá operar e quais regras os proprietários devem obedecer.
- Estabelecer um procedimento para modificação futura dos CC & Rs.
- Redigir regras e regulamentos que colocam os CC & Rs em uma linguagem fácil de entender para os residentes da comunidade.
- Elaborar documentos de governança, como artigos de incorporação e estatutos, que descrevem a frequência das reuniões, diretrizes de votação, a eleição de líderes HOA e outros procedimentos operacionais.
- Eleger dirigentes / membros do conselho qualificados. Por exemplo, o tesoureiro realmente precisa entender como manter os livros e administrar o dinheiro, por exemplo.
Se as pessoas que estabelecem o HOA não são especialistas em direito imobiliário, contratar um advogado com experiência em HOA seria uma decisão acertada nesta fase. O HOA não será capaz de fazer cumprir suas regras se elas forem contestadas e consideradas não legais. Um bom advogado também pode apontar questões-chave às quais os líderes da HOA devem prestar atenção, como leis de habitação justas, para evitar problemas jurídicos quando a associação estiver instalada e funcionando. Os regulamentos governamentais federais, estaduais e locais têm precedência sobre as regras HOA.
(Para leituras relacionadas, consulte: Como escolher o advogado certo.)
Principais vantagens
- Os incorporadores habitacionais costumam criar associações de proprietários (HOAs), como parte de bairros recém-construídos ou condomínios fechados.
- É crucial que os oficiais do HOA mantenham registros financeiros atualizados das operações.
- As regras das associações de proprietários de residências (HOAs) não desviam os regulamentos governamentais federais, estaduais e locais.
- Um HOA tem um conselho de administração que supervisiona a operação do HOA e faz cumprir as regras e estatutos do HOA.
- Se você pertencer a um HOA, pagará as taxas em troca dos serviços oferecidos em sua comunidade.
Proteja o HOA
Os oficiais e o conselho de administração são responsáveis por administrar e supervisionar o HOA. Junto com esse alto nível de responsabilidade, vem um alto nível de risco. O HOA precisa de uma maneira de se proteger se um proprietário decidir entrar com um processo.
Por que um proprietário pode processar? Em Elk Grove, Califórnia, um residente processou seu HOA por causa das mudanças sugeridas nas regras de estacionamento do bairro. Um homem de Houston processou seu HOA porque queria que ele removesse as grades de sua casa, apesar do alto índice de criminalidade na área.
Uma organização de habitação justa processou uma associação de condomínio na Flórida por se recusar a permitir que crianças morassem no prédio. Um membro do conselho pode ser processado por violar seu dever fiduciário para com os residentes do HOA e pode ser considerado pessoalmente responsável.
O seguro de diretores e oficiais oferece proteção financeira às pessoas que administram o HOA. Ele cobre custos de defesa legal e danos. No entanto, não cobre má conduta intencional. O seguro contra roubo de funcionários pode proteger a associação se um diretor, dirigente ou gerente de propriedade desviar fundos da HOA.
Mantenha registros financeiros sólidos
Um HOA precisa de dinheiro para funcionar, e esse dinheiro vem dos residentes da comunidade. Parte do dinheiro financia a administração do HOA (por exemplo, serviços jurídicos, contábeis e administrativos), mas a maior parte do dinheiro vai para a manutenção das áreas comuns.
Pode pagar por serviços de paisagismo, manutenção de piscinas e até mesmo coleta de lixo. Uma parte do dinheiro é gasta todos os meses e o restante é colocado em um fundo de reserva. Às vezes, pode surgir uma grande despesa que não pode ser paga com o fundo de reserva do HOA. Nesse caso, o HOA exigirá que os residentes paguem uma taxa extra chamada avaliação especial.
Um novo HOA precisará realizar uma análise de financiamento e construir um orçamento para determinar quanto coletar em taxas mensais do (s) proprietário (s) de cada propriedade. A análise é baseada em quais despesas serão pagas pelos membros da comunidade, quanto custarão, quanto será alocado para o fundo de reserva e a porcentagem da propriedade da comunidade de propriedade de cada residente.
Além disso, o fundo de reserva deve ser administrado e investido para manter o HOA financeiramente sólido (por exemplo, o valor do fundo deve ser preservado contra a inflação ).
Mantenha os proprietários informados
Como membros da comunidade que pagam taxas e são afetados pelas decisões do HOA, os residentes devem ser mantidos informados sobre as atividades do HOA e quaisquer questões que afetem a comunidade.
Os HOAs devem realizar reuniões regulares e notificar os residentes com antecedência suficiente para que todos tenham a oportunidade de comparecer. Eles também devem realizar eleições para diretores e dirigentes e garantir que todos tenham a oportunidade de votar. Um boletim informativo, e-mail e / ou site da comunidade também pode ajudar a manter os proprietários de casas informados.
Os oficiais e diretores da HOA devem manter registros detalhados de suas atividades, como atas de reuniões da comunidade. As associações devem divulgar informações financeiras importantes aos membros da comunidade regularmente. Os membros devem estar cientes de seus direitos de visualizar os registros HOA e ter acesso concedido mediante solicitação.
(Para mais informações, consulte: Como lidar com o conselho do seu condomínio.)
Aplicação de regras
HOAs são comunidades baseadas em regras, então, de vez em quando, eles devem fazer cumprir as regras que os membros da comunidade estão violando. Os HOAs também devem lidar com reclamações de residentes sobre regras existentes das quais não gostam ou regras que eles acham que devem ser adicionadas para resolver um problema contínuo.
Os HOAs devem fazer cumprir as regras de forma rápida e consistente. Os proprietários que se recusarem a cumprir devem ser multados. Se um proprietário se recusar a cumprir, o HOA pode precisar enviar a conta para coleções ou processar o proprietário. Os HOAs devem evitar a aplicação seletiva – em outras palavras, eles não devem ter favoritos com os líderes HOA ou residentes da comunidade de quem são amigos. O comportamento tendencioso pode levar a um processo judicial.
A contratação de uma empresa de gestão profissional pode reduzir a carga sobre os oficiais e diretores de um HOA e eliminar uma fonte potencial de conflito entre os líderes HOA e outros membros da comunidade. A empresa de gerenciamento pode assumir grande parte do trabalho administrativo e lidar com coisas desagradáveis, como fazer cumprir as regras e cobrar taxas. Também pode usar sua experiência em gestão de propriedades para garantir o bom funcionamento da comunidade e evitar erros que executivos e diretores inexperientes possam cometer. No entanto, a gestão profissional custa dinheiro, o que significa que as taxas de HOA mensais dos proprietários serão mais altas.
O pior cenário para a aplicação da regra envolve a execução de hipoteca na propriedade de um proprietário por falta de pagamento de taxas ou avaliações especiais. Essa medida extrema pode criar uma situação contenciosa entre o proprietário e o HOA. As execuções hipotecárias também reduzem os valores dos imóveis, o que não é bom para os outros residentes do bairro.
Reuniões da comunidade anfitriã
Os HOAs podem ser estritamente sobre negócios, mas não precisam ser. Uma atividade divertida ocasional permite que os membros do HOA se conheçam em uma base social amigável, não apenas no cenário potencialmente adversário de uma reunião do HOA. Se os vizinhos se conhecerem pessoalmente, a comunidade pode ser um lugar mais agradável para se viver e os conflitos podem ser mais fáceis de resolver.
The Bottom Line
Formar e gerenciar uma associação de proprietários é uma tarefa enorme, com responsabilidades significativas e implicações importantes. Se você está pensando em comprar um imóvel em um HOA, entenda no que está se metendo antes de comprar.
(Para ler mais, consulte: 9 coisas que você precisa saber sobre associações de proprietários.)