Obrigações fiscais para pequenas empresas: impostos sobre a folha de pagamento
Um dos problemas que os proprietários de pequenas empresas precisam enfrentar é se manter em dia com as muitas obrigações de impostos locais, estaduais e federais. Embora a maioria dos proprietários de empresas contrate um contador ou um profissional tributário para lidar com questões relacionadas a impostos, entender o sistema tributário é importante para aqueles que têm a responsabilidade final pelo cumprimento de todas as obrigações fiscais. Este artigo se concentrará nas obrigações do proprietário da empresa em relação aos impostos sobre a folha de pagamento.
Obrigações fiscais da folha de pagamento
Qualquer negócio com funcionários é obrigado a reter os impostos sobre os salários dos contracheques dos funcionários e a pagar os impostos federais, estaduais e locais aplicáveis. Os impostos geralmente retidos dos contracheques dos funcionários incluem FICA (impostos do Medicare e da Previdência Social ) e impostos de renda federais, estaduais e locais, se aplicável.
Outras obrigações de retenção na fonte incluem FUTA (Lei Federal de Imposto sobre Desemprego) e, em estados como Califórnia, Havaí, Nova Jersey, Nova York e Rhode Island, impostos de seguro de invalidez. O não pagamento de impostos ou a falta de pagamento pode resultar em pesadas multas e penalidades, por isso é importante calcular o valor dos impostos sobre a folha de pagamento devidos e pagá-los em dia.
Se o proprietário de uma pequena empresa não tiver funcionários externos, mas estiver incorporado, as regras acima também se aplicam aos contracheques do proprietário, porque ele é essencialmente o único funcionário da empresa. Se a empresa não for constituída e não houver empregados, o proprietário precisará pagar impostos estimados sobre a renda do trabalho autônomo a cada trimestre.
Cálculo de impostos sobre a folha de pagamento
Existem três etapas para calcular os impostos sobre a folha de pagamento:
- Determinar trabalhadores tributáveis
- Determinar salários tributáveis
- Calcular montantes retidos na fonte
Trabalhadores tributáveis
Os trabalhadores podem ser empregados ou contratados independentes. Os funcionários são tratados como trabalhadores tributáveis sujeitos a impostos sobre a folha de pagamento, enquanto os contratados independentes são responsáveis por pagar seus próprios impostos. Normalmente, os trabalhadores são considerados empregados se você tiver o direito de dirigir e controlar a maneira como fazem seu trabalho, e não apenas os resultados do trabalho.
No entanto, as linhas entre contratados independentes e funcionários nem sempre são claras. A fim de ajudar os proprietários de negócios a determinar quais trabalhadores são funcionários tributáveis, o Internal Revenue Service (IRS) tem regras de direito comum, que incluem testes comportamentais, financeiros e de relacionamento :
Teste Comportamental
Um trabalhador é um empregado quando o empregador tem o direito de dirigir e controlar o trabalhador. O empregador não precisa realmente dirigir ou controlar o trabalhador, mas tem o direito de fazê-lo.
Teste Financeiro
Este teste analisa o grau de controle de um empregador sobre os aspectos financeiros do trabalho. Em algumas profissões, ter um controle significativo sobre os suprimentos usados para o trabalho apoia o status do trabalhador como um contratante independente.
Uma maneira definitiva de distinguir um contratante independente de um funcionário é pela disponibilidade de serviços. Um contratante independente não está vinculado a uma empresa e pode anunciar serviços; um funcionário não pode anunciar serviços, a menos que esteja trabalhando fora da empresa como um contratado independente.
Teste de Relacionamento
Este teste refere-se à forma como o empregador e o trabalhador percebem a sua relação. Se uma relação empregador-trabalhador deve durar até o final de um projeto específico ou por um determinado período de tempo, o trabalhador é um contratante independente. Por outro lado, se a relação não tem ou tem limites, o trabalhador é sujeito passivo.
Salários tributáveis
Os salários tributáveis são remunerações por serviços prestados e podem incluir salário, bônus ou presentes. Algumas formas de compensação, como reembolso de despesas de negóciospara viagens ou refeições, não se qualificam como salários tributáveis. Para que as despesas não sejam tributáveis, os funcionários devem verificá-las por meio de recibos ou relatórios de despesas. Eles também devem ser necessários, razoáveis e relacionados aos negócios.
Calculando Retenção
Depois de descobrir quais trabalhadores se qualificam como empregados tributáveis e quais salários são tributáveis, a próxima etapa é descobrir o valor que você deve reter para impostos federais, estaduais e locais, bem como FICA e FUTA.
Impostos federais
Cada cheque de pagamento deve reter imposto de renda federal para o período aplicável. O IRS tem dois conjuntos de tabelas de impostos que os empregadores podem usar para calcular os montantes retidos na fonte: as tabelas de suporte salarial e as tabelas de porcentagem.
As tabelas de faixas salariais são segregadas por cinco períodos diferentes da folha de pagamento (diário, semanal, quinzenal, semestral e mensal). Para determinar os valores retidos na fonte, os empregadores escolhem o período de pagamento aplicável e a faixa salarial para os funcionários e, em seguida, leem a tabela até a coluna que mostra o número de isenções reivindicadas.
As tabelas de percentuais estão disponíveis para oito períodos da folha de pagamento (diário, semanal, quinzenal, semestral, mensal, trimestral, semestral e anual) e segregadas por estado civil. Os empregadores começam reduzindo os salários pelo valor das isenções reivindicadas. A seguir, utilizam a tabela correspondente ao estado civil do empregado e procuram o valor retido com base na faixa salarial.
Como proprietário de uma empresa, é sua responsabilidade examinar os dois conjuntos de tabelas e determinar qual delas é adequada para sua empresa. As tabelas de porcentagem são mais inclusivas, em termos de períodos da folha de pagamento, portanto, se você estiver em uma situação em que diferentes funcionários são pagos em diferentes períodos da folha de pagamento, a tabela de porcentagem deve ser a sua escolha. Por exemplo, se seus funcionários são pagos trimestralmente, as tabelas de porcentagem serão mais adequadas do que as tabelas de faixas salariais. Para obter essas tabelas, ligue para o IRS ou vá parahttp://www.irs.gov/ e solicite as Publicações 15 e 15-A.
Impostos Estaduais
A maioria dos estados usa tabelas semelhantes às tabelas de impostos federais, e você pode obtê-las acessando a seção de impostos do site do seu estado ou entrando em contato com a Small Business Administration. Você não precisa reter impostos estaduais em jurisdições que não impõem impostos estaduais sobre a renda, como Alasca, Flórida, salários brutos, como a Pensilvânia.
FI CA
O Federal Insurance Contributions Act (FICA) é uma lei federal que exige que os empregadores retenham os impostos da Previdência Social e do Medicare dos salários pagos aos funcionários. Também exige que o empregador e o empregado paguem cada um metade do imposto FICA.
Impostos Segurança Social e Medicare são impostas sobre o empregado a uma taxa fixa de 6,2% para a segurança social e 1,45% para o Medicare eo empregador ‘s taxa fixa única de 6,2% e 1,45%, respectivamente, criando uma FICA combinado taxa de imposto de 15,3% (12,4% para a Previdência Social e 2,9% para o Medicare). Os autônomos são responsáveis por pagar a totalidade do imposto de 15,3%.
Ao contrário dos impostos federais e estaduais, os impostos FICA não são afetados pelo número de isenções de retenção na fonte reivindicadas pelo funcionário. Você simplesmente multiplica o pagamento do salário bruto de um funcionário pela taxa de imposto aplicável para determinar quanto você deve reter e quanto deve pagar como empregador.
Em 2021, o imposto da Previdência Social se aplica apenas aos primeiros $ 142.800 de renda, também chamada de base salarial da Previdência Social. A base salarial é ajustada todos os anos pela inflação. O imposto do Medicare não tem um limite de renda.
FUTA
Os impostos sobre o desemprego, ou FUTA, são impostos pagos exclusivamente pelo empregador. Você deve pagar impostos de desemprego se um dos seguintes se aplicar:
a) Você paga salários totalizando pelo menos $ 1.500 por trimestre b) Você tem pelo menos um funcionário em qualquer dia durante 20 semanas em um ano civil, independentemente de as semanas serem consecutivas
A alíquota do FUTA é de 6,0% para 2020 e incide sobre os primeiros US $ 7.000 do salário de cada funcionário. No entanto, você pode reivindicar créditos contra seu imposto FUTA bruto para refletir os impostos estaduais de desemprego que você paga. Se você paga os impostos estaduais sobre o desemprego no vencimento, pode reivindicar um crédito de 5,4%, o que efetivamente reduz a alíquota do FUTA para 0,6%.
Juntando tudo
Calcular os impostos sobre a folha de pagamento pode ser muito complicado e é importante enviar os pagamentos a tempo para evitar multas e multas por site do IRS.
Os impostos FUTA são geralmente pagos trimestralmente e os impostos de renda e FICA são depositados semestral ou mensalmente. O IRS geralmente envia aos proprietários de empresas um aviso no final de cada ano, detalhando qual método usar no ano seguinte.
Em geral, a http://www.irs.gov/ ou ligue para a linha de ajuda ao vivo do IRS para empresas em 1-800-829-4933.