Custos reembolsáveis ​​fora do bolso

O que são custos diretos reembolsáveis

Custos diretos reembolsáveis ​​são coisas que um funcionário paga antecipadamente e, em seguida, são reembolsadas por sua empresa. Essas despesas desembolsadas geralmente são relacionadas ao trabalho e podem ser deduzidas do imposto de renda para os funcionários, caso não sejam reembolsadas.

Compreendendo os custos diretos reembolsáveis

Por exemplo, se um vendedor dirige para vários locais todos os dias para visitar clientes cara a cara, o valor gasto com gás é uma despesa reembolsável. Às vezes, até mesmo o desgaste causado por milhas excessivas em um carro pessoal que está sendo usado para o trabalho será reembolsado ao funcionário. Tudo depende da política da empresa. Um funcionário pode registrar os custos de quilometragem e / ou gás e apresentar comprovante à contabilidade para pagamento, ou pode optar por usar a dedução ao preencher os impostos do próximo ano.

Custos reembolsáveis ​​do próprio bolso também podem ocorrer durante a viagem. Se parte do trabalho de uma pessoa envolve embarcar em um avião e participar de conferências ao longo do ano, despesas como alimentação, hotel, passagem aérea, gorjetas, etc. são geralmente reembolsáveis. Algumas empresas optam por não pagar por bebidas alcoólicas; novamente, é uma questão de política.

Outra situação que muitas vezes requer a compra de trabalho direto é quando alguém trabalha em casa, todos os dias ou alguns dias por semana. Normalmente, um telecomutador simplesmente entra na loja de suprimentos de escritório local para comprar itens como cartuchos de impressão, papel, acessórios de computador, etc., ou baixa os aplicativos necessários online se uma empresa não os fornecer por meio de uma rede conectada e com a ajuda de TI. Novamente, esses custos são reembolsáveis, a menos que um funcionário opte por usá-los como deduções nos impostos do próximo ano. Quando uma empresa reembolsa os funcionários, ela pode deduzir todos os custos como despesas comerciais sem qualquer impacto nos impostos de um indivíduo.

Despesas Médicas Reembolsáveis

Para copays e  coinsurance.

Os planos de seguro saúde têm  limites máximos desembolsados. Esses são os limites da quantia de dinheiro que um segurado pode gastar a cada ano em despesas de saúde cobertas. O  Affordable Care Act  (ACA) exige que todos os planos individuais e em grupo sem direitos adquiridos permaneçam dentro das diretrizes atualizadas anualmente para valores máximos diretos. Para 2020, os limites out-of-pocket são $ 8.200 para cobertura individual e $ 16.400 para cobertura familiar. Embora os planos não possam ter máximos out-of-pocket superiores a esses limites, muitos oferecem máximos mais baixos.

Responsabilidades do funcionário

Os funcionários devem manter registros diários precisos de despesas e fornecer recibos em formulários fornecidos por suas empresas ou online e enviados ao departamento de contabilidade em um cronograma predeterminado. Todas as milhas devem ser registradas, incluindo leituras do hodômetro, datas e locais. No entanto, as milhas de deslocamento não são reembolsáveis.

Em muitos casos, é benéfico e mais fácil para ambas as partes se o empregador pagar as despesas antecipadamente. Isso pode economizar tempo de contabilidade e evitar que um funcionário tenha que gastar dinheiro pessoal em negócios quando isso pode ser difícil.

Outra forma de as empresas administrarem as despesas é fornecendo um cartão de crédito corporativo em seu nome, e o saldo é pago diretamente aos comerciantes.

Um custo direto reembolsável para um representante de vendas pode ser uma conta de restaurante de cortejar um cliente potencial ou o custo do gás para dirigir até um curso de vendas em uma cidade vizinha. A maioria das empresas tem diretrizes para ajudar os funcionários a determinar quais despesas são consideradas custos diretos reembolsáveis ​​e quais não são. Normalmente, os funcionários terão que reter os recibos e dar explicações detalhadas sobre suas compras.