Exemplos de notas de débito em transações business-to-business
As notas de débito são uma forma de prova de que uma empresa criou uma entrada de débito legítima ao negociar com outra empresa. Isso pode ocorrer quando um comprador devolve materiais a um fornecedor e precisa validar o valor reembolsado. Nesse caso, o comprador emite uma nota de débito refletindo a transação contábil.
Uma empresa pode emitir uma nota de débito em resposta a uma nota de crédito recebida. Erros (geralmente cobranças de juros e taxas) em uma fatura de venda, compra ou empréstimo podem levar uma empresa a emitir uma nota de débito para ajudar a corrigir o erro.
Principais vantagens
- Uma nota de débito é uma transação por escrito que afirma que uma empresa tomou medidas financeiras como resultado de negociar com outra empresa; a nota corresponde a uma nota de débito em um registro contábil.
- As transações entre empresas usam notas de débito e crédito; todas as notas são datadas, incluem um número de série, descrição da transação, detalhes da devolução e as assinaturas das pessoas envolvidas.
- Uma fatura subfaturada que um fornecedor posteriormente procurou remediar seria um exemplo típico de uma nota de débito; uma loja devolvendo produtos ao seu fornecedor e procurando ser reembolsada seria outro exemplo.
Notas de débito em transações
Notas de débito e notas de crédito quase sempre estão envolvidas em transações business-to-business (B2B). Eles correspondem a entradas de débito e crédito em registros contábeis, que servem também como prova de uma transação comercial anterior. Eles também podem ser chamados de memorandos de débito.
As notas de débito geralmente incluem as mesmas informações gerais: a data da nota, um número de série, uma breve descrição da transação comercial anterior, detalhes dos itens devolvidos (incluindo impostos sobre vendas e uma referência à fatura) e as assinaturas de autoridades da empresa.
Notas de débito, memorandos de débito, recibos de débito e faturas são todos de natureza semelhante e são documentos legítimos que demonstram transações financeiras entre empresas.
É mais provável que você ouça falar de uma nota de débito após uma fatura a menos. Suponha que um fornecedor tenha enviado $ 10.000 em materiais para um cliente, mas enviou apenas uma fatura de $ 9.500. Ao perceber seu erro, o fornecedor poderia enviar uma nota de débito ao seu cliente no valor de $ 500 para resolver o problema e fazer os devidos ajustes em seus registros contábeis.
Recibos de Débito
Existe alguma ambiguidade entre os termos “nota de débito” e “recibo de débito”. Às vezes, um recibo de débito é usado alternadamente com uma nota de débito; em outras ocasiões, os recibos de débito destinam-se apenas a descrever registros escritos que provam que um cliente deve dinheiro a uma empresa. É raro ver o termo recibo de débito usado para transações B2B.
Faturas
Uma nota de débito ou recibo de débito é muito semelhante a uma fatura. A principal diferença é que as faturas sempre mostram uma venda, onde as notas de débito e os recibos de débito refletem ajustes ou devoluções de transações já realizadas.
As transações B2B são normalmente baseadas em uma extensão de crédito, em que um fornecedor envia uma remessa para uma empresa antes de receber o pagamento e, em seguida, fatura a empresa pelo valor devido após a entrega. Débitos e créditos são o método contábil usado para controlar essas transações.
As notas de débito também podem ser substituídas por faturas tradicionais quando um bem ou serviço é fornecido que está fora do escopo normal dos negócios. Isso ajuda a distinguir a transação para os dois departamentos de contabilidade e também evita que a empresa emissora crie um novo tipo de fatura.
Devoluções de materiais
Pense nas notas de débito como reclamações contra erros comerciais. No caso de devolução de mercadoria de um comprador a um vendedor ou fornecedor, a nota de débito mostra a alteração nos registros contábeis e solicita a devolução de fundos (crédito). O fornecedor / vendedor geralmente envia uma nota de crédito como prova do estorno.
Por exemplo, considere o caso em que a empresa XYZ devolve o material ao seu fornecedor, a empresa ABC. Para comprovar o valor que deve ser reembolsado, XYZ elabora uma nota de débito. A compra original foi de $ 5.000, portanto, a nota de débito deve refletir o custo dos materiais mais as taxas de imposto sobre vendas locais. Os impostos e o custo das mercadorias devem sempre ser itens de linha separados na nota.
Após o recebimento, a ABC deve criar uma pequena nota de crédito como prova de entendimento e, em seguida, proceder ao reembolso (ou oferecer crédito a) XYZ (desde que a nota de débito contenha informações corretas).
Juros / Comissão a Receber
Suponha que uma empresa deva juros a um credor ou comissão a um terceiro pelos serviços prestados. Nesse caso, a nota de débito é normalmente emitida para responder a uma nota de crédito recebida, mas um devedor sempre pode emitir uma não solicitada.
Notas de débito a receber de comissões são comuns entre empresas-mãe e subsidiárias. As notas de débito a receber de juros podem ser usadas para ajustar pagamentos anteriores ou como uma forma simples de manutenção de registros.
The Bottom Line
As notas de débito são usadas em transações quando um ajuste de lançamento de débito é necessário em um caso em que o dinheiro é devido. Eles são encontrados principalmente em faturas com cobrança insuficiente, em que um fornecedor envia uma fatura a um cliente por um valor inferior ao custo real, quando são devidos juros ou comissão, ou reclamações contra erros comerciais. Uma nota de débito estipulará o valor devido de uma parte a outra.