Sala de dados virtual (VDR)

O que é uma sala de dados virtual?

Uma sala de dados virtual (VDR), também conhecida como sala de negócios, é um repositório online seguro para armazenamento e distribuição de documentos. É normalmente utilizado durante o processo de due diligence que precede uma fusão ou aquisição para revisar, compartilhar e divulgar a documentação da empresa.

Noções básicas sobre salas de dados virtuais

As salas de dados virtuais têm substituído cada vez mais as salas de dados físicas tradicionalmente usadas para divulgar e compartilhar documentos. Com a globalização  dos negócios e o maior escrutínio para reduzir custos, os data rooms virtuais são uma alternativa atraente aos data rooms físicos. As salas de dados virtuais são amplamente acessíveis, imediatamente disponíveis e mais seguras.

Conforme as preocupações com a segurança aumentam e os incidentes com violações aumentam, os provedores de VDR estão desenvolvendo bancos de dados mais sofisticados e confiáveis. Ofertas públicas iniciais (IPOs), operações de auditoria e parcerias ou outras empresas que devem trabalhar em conjunto e compartilhar informações usarão salas de dados virtuais.

Usos de salas de dados virtuais

 Os procedimentos de fusões e aquisições (M&A) são o uso mais comum dos VDRs. Esses repositórios fornecem um local para a devida diligência necessária durante a finalização do negócio. Essas transações comerciais envolvem grandes quantidades de documentos, muitos dos quais são confidenciais e contêm informações sigilosas. Usar um VDR é uma maneira segura e confiável para todas as partes interessadas revisarem e trocarem documentos à medida que se envolvem nas negociações.

As empresas geralmente trabalham juntas para produzir e fabricar produtos durante a construção de um edifício e para oferecer serviços. Formar e manter essas relações comerciais requer contratos e a transmissão frequente de dados. As salas de dados virtuais proporcionam o armazenamento desses contratos e disponibilizam prontamente os documentos necessários para a continuidade das parcerias comerciais. Por exemplo, as alterações feitas nos projetos de uma estrutura por um engenheiro estão imediatamente disponíveis para todos os empreiteiros envolvidos no projeto.

A auditoria das  práticas, conformidade e contas da empresa é uma prática comum em todos os negócios. Este processo é frequentemente um problema, pois os trabalhadores devem interagir com reguladores e ajustadores externos. Além disso, hoje muitas empresas têm escritórios em locais remotos e ao redor do mundo em vários fusos horários.

A utilização de uma sala de dados virtual permite que advogados, contadores, reguladores internos e externos e outras partes interessadas tenham um ponto de acesso centralizado. Fornecer um sistema central reduz erros e tempo. Além disso, fornece transparência na comunicação. Dependendo do tipo de auditoria, o nível de acesso e a autoridade variam.

Oferecer uma oferta pública inicial (IPO) é uma tarefa difícil que exige uma quantidade inconcebível de papelada. Como as auditorias, a transparência é essencial. As empresas devem criar, trocar, reter e gerenciar grandes volumes de documentos. Devido à natureza da transação, a maioria dos usuários terá acesso restrito, como “somente visualização”. A capacidade de copiar, encaminhar ou imprimir pode ser proibida.

Alternativa para um VDR

Embora as salas de dados virtuais ofereçam muitos benefícios, elas não são adequadas para todos os setores. Por exemplo, alguns governos podem optar por continuar usando data rooms físicos para trocas de informações altamente confidenciais. Os danos de ataques cibernéticos e violações de dados em potencial excedem os benefícios oferecidos pelas salas de dados virtuais. Os resultados de tais eventos podem ser cataclísmicos se as partes ameaçadoras acessarem informações confidenciais. Nesses casos, o uso de um VDR não será considerado.