O objetivo do formulário W-9
As empresas usam o Formulário W-9 do IRS, Solicitação de Número de Identificação do Contribuinte e Certificação, para obter informações de fornecedores que contratam como empreiteiros independentes (também chamados de autônomos). Quando uma empresa paga a um contratante $ 600 ou mais durante um ano fiscal, ela deve relatar esses pagamentos ao Serviço de Receita Federal (IRS), usando um formulário de retorno de informações denominado 1099-MISC.2 As empresas usam o nome, endereço e número do Seguro Social ou número de identificação fiscal que os prestadores de serviço fornecem no Formulário W-9 para preencher a devolução de informações. Nem o remetente nem o destinatário devem enviar uma cópia ao IRS.
As empresas que contratam empreiteiros independentes não retêm imposto de renda ou pagam impostos do Medicare ou da Previdência Social para seus contratados autônomos, como fazem para seus funcionários. Em vez disso, os contratados são responsáveis por essas obrigações. No entanto, o IRS ainda quer saber quanto esses contratantes receberam para garantir que paguem os impostos devidos eusa o formulário 1099-MISC para coletar essas informações.2 As empresas não enviam o Formulário W-9 para o IRS.
Informações necessárias no formulário W-9
O formulário W-9 pede o nome do contratante independente, nome da empresa (se diferente), entidade comercial (empresa individual, parceria, corporação C, corporação S, trust / espólio, sociedade de responsabilidade limitada ou “outro”) e o imposto comercial número de identificação (ou número do Seguro Social, para proprietários individuais que não usam um número de identificação fiscal separado).
O formulário W-9 também pede que a pessoa que o preencheu certifique que não está sujeito à retenção na fonte. A maioria dos contribuintes não é, mas se for, a empresa que contrata o contratante independente precisará reter o imposto de renda do pagamento desse contratante a uma taxa fixa de 24% (para os anos fiscais de 2018–2025) e enviá-lo ao IRS.
Como o formulário W-9 exige a listagem de um número de identificação fiscal ou de seguro social, tanto a pessoa que o preenche quanto a empresa que recebe o formulário preenchido devem guardá-lo cuidadosamente durante a transmissão e após o recebimento para proteção contra roubo de identidade.
Quando você não deve preencher um W-9
Um contratado independente que recebe um W-9 inesperado deve hesitar antes de preenchê-lo e pesquisar se o solicitante tem um motivo legítimo para solicitar este formulário.Às vezes, as instituições financeiras usam o Formulário W-9 para solicitar informações de um cliente quando ele precisa relatar dividendos ou juros. Tenha cuidado aqui: a instituição financeira provavelmente já deve ter seu número de identificação fiscal de quando você abriu a conta.
Outra situação na qual você deve hesitar antes de preencher o Formulário W-9 é se a empresa que está solicitando isso for seu empregador e você deve ser classificado como empregado, e não um contratante independente. A diferença é substancial.
Funcionário ou contratado independente?
Se você for um empregado, seu empregador reterá imposto de renda, reterá e pagará impostos de Seguro Social e Medicare e pagará imposto de desemprego sobre seu salário. Se você for um contratante independente, isso não acontecerá. Isso significa que você será responsável pela parcela do empregador nos impostos do Seguro Social e do Medicare, e que não terá direito ao seguro-desemprego se for dispensado.
Um empregador sem escrúpulos ou com dificuldades financeiras pode tentar classificar um funcionário como um contratante independente para economizar dinheiro. Se você for classificado como um contratante independente, a “economia” tributária do seu empregador sairá do seu bolso como imposto de trabalho autônomo. Você também se tornará responsável por calcular e pagar seus impostos estimados quatro vezes por ano epreencher o Anexo C ao preencher sua declaração anual de impostos.
Nem sempre fica claro se um trabalhador é empregado ou autônomo, mas, em geral, quanto mais controle a empresa tem sobre o que os trabalhadores fazem e como o fazem, mais provável é que sejam empregados. Se o seu sentido do Aranha começar a formigar quando alguém que o contratou o chama de contratante independente, isso é um bom sinal e você deve investigar mais a situação. Comece revisando a discussão do IRS sobre a diferença entre os dois. Se você for um funcionário,deverá preencher o Formulário W-4, não o Formulário W-9.
Aqui está um exemplo de quando um empregador pode alterar legitimamente seu status de empregado para contratante independente. Você é um programador de computador e deve ir ao escritório das 9h às 18h, de segunda a sexta-feira. A empresa fornece sua mesa e seu computador.
A partir do próximo mês, você deverá fornecer seu computador. Você poderá trabalhar de casa ou em qualquer local remoto que desejar, e você pode concluir o trabalho durante as horas que quiser, contanto que suas atribuições sejam concluídas dentro do cronograma e você responda às ligações e e-mails relacionados ao trabalho a tempo.
W-9 FAQs
Como posso saber se estou sujeito à retenção na fonte?
O IRS enviou uma carta informando que você está sujeito à retenção obrigatória na fonte? Isso pode ter acontecido se você não relatou todos os seus juros e dividendos em uma declaração de imposto de renda anterior. Se você não recebeu esta carta e forneceu seu número de identificação fiscal ao solicitante do Formulário W-9, você não está sujeito à retenção na fonte. Se você estiver sujeito à retenção na fonte, risque o item dois da parte dois do Formulário W-9 antes de enviá-lo.
Qual é a maneira mais segura de enviar o Formulário W-9?
Se você puder entregar o documento pessoalmente, é o ideal. Caso contrário, uma opção é usar um serviço online gratuito para criptografar seu Formulário W-9 preenchido e enviá-lo com segurança ao solicitante por e-mail. Você também pode usar um serviço de compartilhamento de arquivos criptografado.
Outra opção é enviá-lo por um serviço como FedEx, UPS ou serviço postal, embora não haja garantia de que o formulário não será perdido, roubado ou adulterado durante o transporte.
Também não há garantia de que o destinatário armazenará o formulário com segurança, mesmo se você enviá-lo com segurança, portanto, convém perguntar sobre isso com antecedência.
Minha empresa é uma entidade isenta?
Se você é o único proprietário, provavelmente não é. Se for uma empresa, poderia ser, se se qualificasse para o status de isenção de impostos do IRS.
Tenho um número de identificação do empregador (EIN) e um número do Seguro Social. Qual número devo inserir no formulário?
Se você for um único proprietário, poderá inserir qualquer um. Se sua empresa for uma LLC classificada como uma corporação ou parceria, use o EIN da entidade. Se sua empresa é uma LLC de membro único que é umaentidade desconsiderada, insira seu SSN ou EIN (não o EIN da entidade).
Posso me recusar a preencher o Formulário W-9?
Certo. Se você recusar em resposta a uma solicitação legítima, seu cliente reterá impostos de seu pagamento a uma taxa de 24%. O departamento de contabilidade também pode achar difícil para você e dizer ao seu contato para se recusar a fazer mais negócios com você. As empresas têm uma grande obrigação do IRS de obter um Formulário W-9 preenchido de qualquer pessoa a quem paguem $ 600 ou mais durante o ano. O não cumprimento pode resultar em multas.
Se você acha que a pessoa que está solicitando o formulário não tem nada a ver com solicitá-lo, a recusa é provavelmente uma boa ideia. Se você estiver preocupado, pergunte a um contador o que você deve fazer.
Além de um cliente, quem pode me pedir para preencher o Formulário W-9?
Um banco, uma corretora, uma instituição de crédito que cancelou uma dívida que você deve ou o emissor de um prêmio que você ganhou, todos podem pedir. Se você for um convidado em “Ellen” durante sua promoção “12 dias de brindes” e os produtores de talk show pedirem que você preencha um W-9 antes de sair, é seguro presumir que o pedido é legítimo. Se você receber um e-mail dizendo que ganhou um prêmio por um concurso do qual não se lembra de ter entrado, não convém dar a essa pessoa um W-9.
Cuidado com os golpes de phishing W-9. Se você receber um e-mail de solicitação de um formulário W-9 e não tiver certeza se ele é legítimo, entre em contato com o suposto remetente por telefone (e não use nenhum número de telefone no e-mail suspeito) para perguntar se a solicitação é válida. Os invasores são sofisticados e podem fazer uma mensagem parecer que veio do seu banco ou até mesmo do seu cliente. E se você receber um e-mail do IRS, é definitivamente uma tentativa de phishing e você deve encaminhar o e-mail para [email protected]. O IRS não inicia contato com os contribuintes por e-mail.
The Bottom Line
Os formulários W-9 são para contratantes independentes, também chamados de freelancers. É importante preencher o formulário corretamente, mas somente se você tiver certeza de que é o formulário correto a ser enviado e a solicitação é legítima.