Preenchendo o Formulário W-9: Solicitação de Número de Identificação de Contribuinte (TIN) e Certificação

Como preencher o formulário W-9: Solicitação de número de identificação de contribuinte (TIN) e certificação

O formulário W-9 é um dos formulários do IRS mais fáceis de preencher, mas se os formulários fiscais o deixarem nervoso, não se preocupe. Orientaremos você sobre a maneira adequada de concluí-lo.

Etapa 1: insira seu nome conforme mostrado em sua declaração de imposto de renda.

Etapa 2: insira o nome da sua empresa ou o nome da “entidade desconsiderada”, se diferente do nome inserido na etapa 1. Por exemplo, você pode ser uma empresa unipessoal, mas para fins de marketing, você não usa seu nome pessoal como seu nome da empresa;em vez disso, você está “fazendo negócios como” algum outro nome. Você deve inserir esse nome aqui. Quanto à parte da entidade desconsiderada, se você não sabe o que é, provavelmente não é. O tipo de entidade desconsiderada mais comum é uma sociedade de responsabilidade limitada de membro único.

Etapa 3: Que tipo de entidade comercial você é para a classificação de imposto federal: sociedade unipessoal, parceria, corporação C, corporação S, trust / espólio, sociedade de responsabilidade limitada ou “outra”? Marque a caixa apropriada. Se você não tiver certeza, provavelmente é uma empresa unipessoal, porque teria que preencher uma grande quantidade de papelada para se tornar uma das outras entidades.

Etapa 4: Isenções. Provavelmente, você deixará essas caixas em branco. Aqui estão algumas exceções: 

1. Os beneficiários isentos de retenção na fonte, como empresas (na maioria dos casos), podem precisar inserir um código na caixa “Código de beneficiário isento”. As instruções do Formulário W-9 listam os beneficiários isentos e seus códigos e os tipos de pagamentos para os quais esses códigos devem ser usados. Corporações que preencherem um W-9 para recebimento de pagamentos de juros ou dividendos, por exemplo, inseririam o código “5”

2. Os beneficiários isentos de relatórios de acordo com a Lei de Conformidade Fiscal de Contas Estrangeiras (FATCA) podem precisar inserir um código na caixa “Isenção de código de relatório FATCA”. Nenhuma dessas caixas se aplica ao típico contratante independente ou freelancer.

Etapa 5: forneça seu endereço, cidade, estado e código postal. E se o seu endereço residencial for diferente do seu endereço comercial? Qual endereço você deve fornecer no formulário W-9? Use o endereço que você usará em sua declaração de imposto de renda. Por exemplo, se você é um único proprietário que aluga um espaço de escritório, mas preenche sua declaração de imposto de renda usando seu endereço residencial, insira seu endereço residencial no formulário W-9 para que o IRS não tenha problemas para combinar seu 1099s com seu Formulário 1040.

Etapa 6: nesta etapa opcional, você pode fornecer o nome e o endereço do solicitante. Você pode preencher esta caixa para manter um registro de quem você forneceu seu número de identificação fiscal.

Etapa 7: o IRS chama essa seção de Parte I, o que deve fazer você se perguntar quais foram todas as etapas que você acabou de concluir. Aqui, você deve fornecer o número de identificação fiscal de sua empresa, que será o seu número individual de seguro social (SSN) se você for uma empresa individual ou seu número de identificação de empregador (EIN) se você for outro tipo de negócio. Agora, algumas empresas individuais também têm EINs, mas o IRS prefere que os proprietários individuais usem seus SSNs no formulário W-9. Mais uma vez, isso tornará mais fácil combinar quaisquer 1099s que você receber com sua declaração de imposto de renda, que será arquivada em seu SSN.

E se sua empresa for nova e não tiver um EIN? Você ainda pode preencher o formulário W-9. O IRS diz que você deve solicitar seu número e escrever “solicitou” no espaço para o NIF. Você deseja obter esse número o mais rápido possível porque, até que o faça, estará sujeito à retenção na fonte. Você pode se inscrever para um EIN no site do IRS. Consulte as instruções abaixo para a Etapa 8, Parte II, para obter mais informações sobre retenção na fonte.

Etapa 8: Na Parte II, você deve atestar a veracidade de todas as suas informações antes de assinar o formulário W-9. Mentir intencionalmente em um formulário de imposto pode significar que você terá que pagar uma multa ou ir para a prisão; o IRS não brinca. Antes de assinar o formulário W-9, aqui estão as declarações que você deve certificar são verdadeiras, sob pena de perjúrio:

1. O número mostrado neste formulário é o meu número de identificação de contribuinte correto (ou estou esperando um número ser emitido para mim).

Se você estava pensando em usar um número de identificação fiscal “emprestado”, roubado ou inventado, pense duas vezes antes de mentir sob juramento.

2. Não estou sujeito à retenção na fonte porque: (a) estou isento de retenção na fonte, ou (b) não fui notificado pelo Internal Revenue Service (IRS) de que estou sujeito à retenção na fonte como resultado de um falha em relatar todos os juros ou dividendos, ou (c) o IRS me notificou que não estou mais sujeito à retenção na fonte.

A maioria dos contribuintes está isenta de retenção na fonte, mas não está mais, ninguém precisa saber.

3. Sou cidadão americano ou outra pessoa americana.

Se você é um estrangeiro residente, você está livre. O IRS também considera o seguinte como uma “pessoa dos EUA”: uma parceria, corporação, empresa ou associação criada ou organizada nos Estados Unidos ou de acordo com as leis dos Estados Unidos; uma propriedade doméstica; e uma relação de confiança doméstica. Se o seu negócio for uma parceria com um parceiro estrangeiro, regras especiais se aplicam; leia sobre eles nas instruções do formulário W-9. Se você não for um cidadão americano, pode ser necessário preencher o formulário W-8 ou o formulário 8233.

4. O (s) código (s) FATCA inserido (s) neste formulário (se houver) indicando que estou isento de relatórios FATCA estão corretos.

Você provavelmente não precisará se preocupar com isso, que tem a ver com a Lei de Conformidade Fiscal de Contas Estrangeiras (FATCA).

Considerações especiais ao preencher o formulário W-9

O formulário W-9 informa para riscar o item 2 acima se você tiver sido notificado pelo IRS de que está atualmente sujeito à retenção na fonte porque você não relatou todos os juros e dividendos em sua declaração de imposto de renda.

Você pode riscar o item 2 se estiver preenchendo o Formulário W-9 em conexão com uma transação imobiliária. O item 2 não se aplica neste caso, então não importa se você está sujeito à retenção na fonte.

Agora, se você ler as letras miúdas nas instruções do W-9 com cuidado, parece indicar que a maioria das pessoas não é obrigada a assinar este formulário. Geralmente, você só precisa assiná-lo se o IRS o notificar de que você forneceu um NIF incorreto. Deixando os detalhes técnicos de lado, no entanto, a pessoa que pediu para você preencher o Formulário W-9 provavelmente o considerará incompleto ou inválido se você não o tiver assinado, e boa sorte para tentar convencê-los do contrário.

Devolução do formulário W-9

Devolva o formulário W-9 preenchido à empresa que solicitou o seu preenchimento. O ideal é que você o entregue pessoalmente para limitar sua exposição ao roubo de identidade, mas esse método geralmente não é prático. O correio é considerado relativamente seguro. Se precisar enviar o formulário por e-mail, criptografe o documento e a mensagem de e-mail e verifique três vezes se possui o endereço de e-mail correto do destinatário antes de enviar sua mensagem. Serviços gratuitos estão disponíveis online para ajudá-lo a fazer isso, mas verifique suas reputações antes de confiar seus documentos a eles.

The Bottom Line

Fornecer informações precisas no formulário W-9 ajudará a garantir que os pagamentos que você recebe – ou outras transações que exigem este formulário – sejam devidamente relatados ao IRS. Se você não tiver certeza de alguns itens, como a classificação adequada de seu negócio, verifique com seu contador ou outro consultor financeiro.