Central de compras

O que é central de compras?

A central de compras é um departamento de uma empresa ou organização responsável por fazer todas as compras necessárias. A central de compras trabalha com outros departamentos e agências para consolidar pedidos de produtos para fazer uso de economias de escala para receber preços mais baratos.

Além disso, as organizações usam um departamento de compras central para simplificar um orçamento de compras ou para manter os gastos da organização contidos em um local centralizado que pode ser verificado quanto a discrepâncias e auditado com mais facilidade.

Compreendendo a Central de Compras

A utilização de uma central de compras faz parte de uma estratégia organizacional voltada para a eficiência. Embora a consolidação possa permitir que a organização peça mercadorias em grandes quantidades e reduza custos, ela também pode desacelerar o processo de aquisição e impedir que os funcionários recebam os materiais de que precisam a tempo. O planejamento centralizado pode resultar em mais burocracia que pode impedir a inovação ao impedir que departamentos emergentes obtenham os materiais de que precisam.

A central de compras pode funcionar melhor para organizações maiores que estão menos espalhadas geograficamente. Pode não fazer sentido para empresas menores se engajarem em uma estratégia de compra centralizada, dados os custos associados à tecnologia aprimorada e pessoal adicional.

Vantagens e desvantagens da central de compras

A central de compras, especialmente em empresas grandes e geograficamente diversas, oferece algumas vantagens importantes. Ainda assim, mesmo com as vantagens consideráveis, a central de compras – quando mal executada ou empregada incorretamente – pode vir com algumas desvantagens:

Vantagens

• Evita duplicação ou redundância de esforços, o que significa redução de custos e processos padronizados

• Permite um controle mais abrangente e otimização do estoque

• Reduz o número total de pessoal necessário e facilita a formação, o que se traduz na redução de custos

• A compra por volume está habilitada, o que significa maiores descontos e melhores condições

• Custos de entrega potencialmente mais baixos, bem como a equipe necessária para mover e armazenar mercadorias

• Permite a manutenção centralizada de registros de pedidos e estoque

• Possibilita a utilização de sistemas informatizados para automatizar o processo de compras, bem como integrá-lo ao controle de estoque e contabilidade

• Fornece um contato centralizado e conhecido para fornecedores, o que pode levar a economia de custos e tempo

• Pode permitir que a equipe de compras desenvolva melhores relacionamentos com os fornecedores, o que pode levar a uma maior colaboração e sugestões de redução de custos