Formulário W-9: Solicitação de número de identificação de contribuinte e certificação
O que é o formulário W-9: Solicitação de número de identificação de contribuinte (TIN) e certificação?
O formulário W-9 é um formulário fiscal do Internal Revenue Service (IRS) usado para confirmar o nome, o endereço e o número de identificação de contribuinte (TIN) de uma pessoa para fins de emprego ou outros fins de geração de renda. A confirmação pode ser solicitada tanto para um indivíduo definido como cidadão americano quanto para uma pessoa definida como estrangeiro residente.
O formulário W-9 também é conhecido como formulário de solicitação de número de identificação de contribuinte e de certificação.
Principais vantagens
- O W-9 é um formulário oficial fornecido pelo IRS para que empregadores ou outras entidades verifiquem o nome, endereço e número de identificação fiscal de um indivíduo que recebe renda.
- As informações retiradas de um formulário W-9 costumam ser usadas para gerar um formulário fiscal 1099, necessário para fins de declaração de imposto de renda.
- As informações coletadas por uma entidade em um formulário W-9 não podem ser divulgadas para nenhum outro propósito, sob estritas regulamentações de privacidade.
Quem pode preencher o formulário W-9: Solicitação de número de identificação de contribuinte (TIN) e certificação?
O formulário W-9 é um pedido formal por escrito apenas para informações e é usado exclusivamente para fins de confirmação do número de identificação de contribuinte (NIF) de uma pessoa. Um empregador ou outra entidade que é obrigada a arquivar um documento informativo com o IRS, como o Formulário 1099, deve obter seu TIN correto para relatar quaisquer ganhos ou perdas que possam afetar sua declaração de imposto de renda federal ou sua renda tributável. Para a maioria dos indivíduos, o TIN será o seu Número de Seguro Social (SSN).
O W-9 difere de um formulário W-4 – que é mais comumente fornecido por funcionários para empregadores diretos – porque o W-9 não provê inerentemente a retenção de quaisquer impostos devidos. Quaisquer impostos exigidos com base nos ganhos relacionados ao W-9 fornecido são de responsabilidade do titular do TIN listado no documento, a menos que o contribuinte esteja sujeito a retenção na fonte. Se a retenção na fonte for necessária, isso deverá ser anotado no W-9, para informar adequadamente a entidade que recebe as informações sobre a necessidade de reter em conformidade.
Para que é usado o formulário W-9?
As informações obtidas em um formulário W-9 são dividendos pagos contra um investimento;e várias outras transações financeiras.
O IRS exige que aqueles que não são definidos como cidadãos dos EUA ou estrangeiros residentes usem o formulário W-8 apropriado no lugar de um formulário W-9.
O formulário 1099 só deve ser emitido uma vez que o limite mínimo de renda seja atingido, que para a maioria das receitas diversas é definido em $ 600 para os anos fiscais de 2020 e 2021. Os valores abaixo deste limite devem ser relatados como renda pelo titular do TIN, mas não exigem um Formulário 1099.
Mesmo que os funcionários sejam legalmente obrigados a fornecer certas informações pessoais aos seus empregadores, a privacidade de um funcionário é protegida por lei. Um empregador que divulgue as informações pessoais de um funcionário de qualquer forma não autorizada pode estar sujeito a processos civis e criminais.
Como ler e preencher o formulário W-9
O formulário W-9 é um dos formulários do IRS mais fáceis de preencher, mas se os formulários fiscais o deixarem nervoso, não se preocupe. Orientaremos você sobre a maneira adequada de concluí-lo.
Todas as páginas do Formulário W-9 estão disponíveis no site do IRS.
Passo 1
Insira seu nome conforme mostrado em sua declaração de imposto de renda.
Passo 2
Insira o nome da sua empresa ou o nome da “entidade desconsiderada”, se for diferente do nome inserido na etapa 1. Por exemplo, você pode ser uma empresa unipessoal, mas para fins de marketing, você não usa seu nome pessoal como nome da empresa;em vez disso, você está “fazendo negócios como” algum outro nome. Você deve inserir esse nome aqui. Quanto à parte da entidade desconsiderada, se você não sabe o que é, provavelmente não é. Um tipo comum de entidade desconsiderada é uma sociedade de responsabilidade limitada de membro único . Empresas individuais e empresas S nunca são classificadas como entidades desconsideradas.
etapa 3
Que tipo de entidade empresarial você considera para a classificação de imposto federal: sociedade unipessoal, sociedade, corporação C, corporação S, trust / propriedade, sociedade de responsabilidade limitada ou “outra”? Marque a caixa apropriada. Se você não tiver certeza, provavelmente é uma empresa unipessoal, porque teria que preencher uma grande quantidade de papelada para se tornar uma das outras entidades.
Passo 4
Isenções. Provavelmente, você deixará essas caixas em branco. Aqui estão algumas exceções:
- Os beneficiários isentos de retenção na fonte, como empresas (na maioria dos casos), podem precisar inserir um código na caixa “Código de beneficiário isento”. As instruções do Formulário W-9 listam os beneficiários isentos e seus códigos e os tipos de pagamentos para os quais esses códigos devem ser usados. Corporações que preencham um W-9 para recebimento de pagamentos de juros ou dividendos, por exemplo, devem inserir o código “5”.
- Os beneficiários isentos de relatórios de acordo com a Lei de Conformidade Fiscal de Contas Estrangeiras (FATCA) podem precisar inserir um código na caixa “Isenção de código de relatório FATCA”. Nenhuma dessas caixas se aplica ao típico contratante independente ou freelancer.
Etapa 5
Forneça seu endereço, cidade, estado e código postal. E se o seu endereço residencial for diferente do seu endereço comercial? Qual endereço você deve fornecer no formulário W-9? Use o endereço que você usará em sua declaração de imposto de renda. Por exemplo, se você é um único proprietário que aluga um espaço de escritório, mas preenche sua declaração de imposto de renda usando seu endereço residencial, insira seu endereço residencial no formulário W-9 para que o IRS não tenha problemas para combinar seu 1099s com seu Formulário 1040.
Etapa 6
Nesta etapa opcional, você pode fornecer o nome e o endereço do solicitante. Você pode preencher esta caixa para manter um registro de quem você forneceu seu número de identificação fiscal.
Etapa 7
O IRS chama essa seção de Parte I, o que deve fazer você se perguntar quais foram todas as etapas que você acabou de concluir. Aqui, você deve fornecer o número de identificação fiscal da sua empresa, que será o seu número de segurança social individual, se você for uma empresa unipessoal, ou o seu número de identificação de empregador (EIN), se você for outro tipo de negócio. Agora, algumas empresas individuais também têm EINs, mas o IRS prefere que os proprietários individuais usem seus SSNs no Formulário W-9. Mais uma vez, isso tornará mais fácil combinar quaisquer 1099s que você receber com sua declaração de imposto de renda, que será arquivada em seu SSN.
E se sua empresa for nova e não tiver um EIN? Você ainda pode preencher um formulário W-9. O IRS diz que você deve solicitar seu número e escrever “solicitou” no espaço para o NIF. Você deseja obter esse número o mais rápido possível porque, até que o faça, estará sujeito à retenção na fonte. Você pode se inscrever para um EIN no site do IRS. Consulte as instruções abaixo para a Etapa 8, Parte II, para obter mais informações sobre retenção de backup.
Etapa 8
Na Parte II, você deve atestar a veracidade de todas as suas informações antes de assinar o Formulário W-9. Mentir intencionalmente em um formulário de imposto pode significar que você terá que pagar uma multa ou ir para a prisão; o IRS não brinca. Antes de assinar o formulário W-9, aqui estão as declarações que você deve certificar são verdadeiras, sob pena de perjúrio:
1. O número mostrado neste formulário é o meu número de identificação de contribuinte correto (ou estou esperando um número ser emitido para mim).
- Os contribuintes devem usar números de identificação fiscal legítimos. Usar um número de identificação fiscal “emprestado”, roubado ou inventado equivaleria a mentir sob juramento e envolveria consequências graves.
2. Não estou sujeito à retenção na fonte porque: (a) estou isento de retenção na fonte, ou (b) não fui notificado pelo Internal Revenue Service (IRS) de que estou sujeito à retenção na fonte como resultado de um falha em relatar todos os juros ou dividendos, ou (c) o IRS me notificou que não estou mais sujeito à retenção na fonte.
- A maioria dos contribuintes está isenta de retenção na fonte. Se você não tem ideia do que o IRS está falando aqui, provavelmente você está isento. Se você não estiver isento, o IRS irá notificá-lo, e a empresa que está pagando precisa saber porque é obrigada a reter imposto de renda de seu pagamento a uma taxa fixa de 24% (a partir de 2020) e enviá-lo para IRS. Aliás, agora você conhece outro bom motivo para não trapacear em sua declaração de imposto de renda: você pode ter que contar a um futuro cliente sobre isso, e isso pode fazer a empresa pensar duas vezes sobre você. O item (c) basicamente diz que, se você já esteve sujeito à retenção na fonte, mas não está mais, ninguém precisa saber.
3. Sou cidadão americano ou outra pessoa americana.
- Se você é um estrangeiro residente, você está livre. O IRS também considera o seguinte como uma “pessoa dos EUA”: uma parceria, corporação, empresa ou associação criada ou organizada nos Estados Unidos ou de acordo com as leis dos Estados Unidos; uma propriedade doméstica; e uma relação de confiança doméstica. Se o seu negócio for uma parceria com um parceiro estrangeiro, regras especiais se aplicam; leia sobre eles nas instruções do Formulário W-9. Se você não for um cidadão americano, talvez precise preencher o Formulário W-8 ou o Formulário 8233.
4. O (s) código (s) FATCA inserido (s) neste formulário (se houver) indicando que estou isento de relatórios FATCA estão corretos.
- Você provavelmente não precisará se preocupar com isso, que tem a ver com a Lei de Conformidade Fiscal de Contas Estrangeiras.
Considerações especiais ao preencher o formulário W-9
Formulário de Assinatura W-9
O formulário W-9 informa para riscar o item 2 acima se você tiver sido notificado pelo IRS de que está atualmente sujeito à retenção na fonte porque você não relatou todos os juros e dividendos em sua declaração de imposto de renda.
Você pode riscar o item 2 se estiver preenchendo o Formulário W-9 em conexão com uma transação imobiliária. O item 2 não se aplica neste caso, então não importa se você está sujeito à retenção na fonte.
Agora, se você ler as letras miúdas nas instruções do W-9 com cuidado, parece indicar que a maioria das pessoas não é obrigada a assinar este formulário. Geralmente, você só precisa assiná-lo se o IRS o notificar de que você forneceu um NIF incorreto. Deixando de lado os detalhes técnicos, a pessoa que pediu para você preencher o Formulário W-9 provavelmente o considerará incompleto ou inválido se você não o tiver assinado.
Devolução do formulário W-9
Devolva o Formulário W-9 preenchido à empresa que solicitou o seu preenchimento. O ideal é que você o entregue pessoalmente para limitar sua exposição ao roubo de identidade, mas esse método geralmente não é prático. O correio é considerado relativamente seguro. Se precisar enviar o formulário por e-mail, criptografe o documento e a mensagem de e-mail e verifique três vezes se possui o endereço de e-mail correto do destinatário antes de enviar sua mensagem. Serviços gratuitos estão disponíveis online para ajudá-lo a fazer isso, mas verifique suas reputações antes de confiar seus documentos a eles. Normalmente, a empresa que precisa enviar um W-9 ao IRS fornecerá um para preencher.