Formulário W-2: Declaração de salários e impostos
O que é o formulário W-2: declaração de salários e impostos?
O Formulário W-2, também conhecido como Declaração de Salários e Impostos, é o documento que um empregador deve enviar a cada funcionário e à Receita Federal (IRS) no final do ano. A W-2 relata os salários anuais dos funcionários e o valor dos impostos retidos em seus salários. Um funcionário W-2 é alguém cujo empregador deduz impostos de seus contracheques e envia essas informações ao governo.
Principais vantagens
- O formulário W-2 reflete sua renda auferida e impostos retidos do ano anterior para serem relatados em suas declarações de imposto de renda.
- Os empregadores usam W-2s para relatar os impostos FICA para os funcionários.
- O IRS também usa formulários W-2 para rastrear as obrigações fiscais dos indivíduos.
Quem apresenta o formulário W-2: declaração de salários e impostos?
Um empregador é legalmente obrigado a enviar um formulário W-2 a cada funcionário a quem pagou um salário, ordenado ou outra forma de compensação. Isso não inclui trabalhadores contratados ou autônomos, que prestam contas em formulários diferentes. O empregador deve enviar ao empregado o formulário W-2 até 31 de janeiro de cada ano, para que o empregado tenha tempo suficiente para declarar o imposto de renda antes do prazo (que é 15 de abril na maioria dos anos).2
A data de vencimento do depósito de imposto de renda federal de 2020 para pessoas físicas foi prorrogada de 15 de abril de 2021 para 17 de maio de 2021. O pagamento dos impostos devidos pode ser adiado para a mesma data sem multa. O prazo do imposto estadual não pode ser atrasado
Se você foi afetado pelo desastre da tempestade de neve de fevereiro de 2021 no Texas, seu prazo para registro foi movido para 15 de junho de 2021. Se você não mora no Texas, mas foi afetado pela tempestade, ainda pode ser elegível para a extensão.4
Os empregadores também devem usar os formulários W-2 para relatar osimpostos do Federal Insurance Contributions Act (FICA) para seus funcionários ao longo do ano. Até o final de janeiro, os empregadores devem preencher, para o ano anterior, o Formulário W-2, junto com o Formulário W-3, para cada funcionário na Administração da Previdência Social (SSA). O SSA usa as informações desses formulários para calcular os benefícios da Previdência Social a que cada trabalhador tem direito.
Os documentos fiscais são arquivados para o ano anterior. Por exemplo, se você receber um formulário W-2 em janeiro de 2021, ele refletirá sua renda auferida em 2020.
Como apresentar o formulário W-2: declaração de salários e impostos
Se você for funcionário de uma empresa e receber um W-2 para o seu imposto de renda, ele será enviado a você automaticamente a cada ano pelo seu empregador. Seu empregador também enviará uma cópia de seu W-2 ao IRS.
As informações fornecidas no Formulário W-4 (ou às vezes no Formulário W-9 ) quando você é contratado pela primeira vez fornecem as informações de que sua empresa precisa para manter o controle da folha de pagamento, retenção de impostos, benefícios fornecidos pelo empregador e contribuições antes dos impostos para coisas como um Plano de aposentadoria 401 (k). O formulário W-4 informa ao empregador o valor do imposto a reter do contracheque do empregado com base no estado civil da pessoa, número de abonos e dependentes, e outros fatores.
Ao preparar seu imposto de renda, você precisará inserir os dados encontrados em seu W-2 em uma declaração de imposto de renda individual Formulário 1040, manualmente ou eletronicamente. O software de preparação de impostos online agora permite que você importe diretamente as informações em seu W-2 de seu provedor de folha de pagamento em muitos casos.
Que informações estão incluídas no formulário W-2: declaração de salários e impostos?
Todo W-2 tem os mesmos campos, não importa o empregador. Os formulários W-2 são divididos em seções estaduais e federais, uma vez que os funcionários devem declarar impostos em ambos os níveis. Alguns campos fornecem as informações do empregador, incluindo o número de identificação do empregador (EIN) da empresa (federal) e o número de identificação do estado do empregador. Os campos restantes são principalmente detalhes da renda do funcionário do ano anterior.
Os rendimentos totais do empregado do empregador no ano são registrados, juntamente com o valor retido em impostos sobre os salários do empregado, separados em retenção para imposto de renda federal, imposto de previdência social e outros. Se o funcionário também trabalha para receber gorjetas, um campo mostra quanto dinheiro com gorjetas o funcionário ganhou no ano.
Se você trabalha com vários trabalhos que fornecem W-2s, é necessário inserir cada um separadamente.
Quando o funcionário arquiva impostos, o valor do imposto retido de acordo com o formulário W-2 é deduzido de sua obrigação tributária bruta. Se mais imposto foi retido do que o funcionário deve, um reembolso será emitido.
O IRS também usa o Formulário W-2 para rastrear a renda e a obrigação fiscal de um funcionário. Se a receita informada sobre os impostos de um funcionário não corresponder à receita informada no Formulário W-2, o IRS pode auditar o contribuinte. No entanto, os contribuintes são obrigados a relatar todos os salários, vencimentos e receitas de gorjetas, mesmo que essa renda não seja relatada em um W-2.
Como ler o formulário W-2: declaração de salários e impostos
Os formulários W-2 incluem caixas numeradas e com letras que o empregador deve preencher e refletem o quanto você ganhou e os impostos retidos.
Caixas de A a F
As caixas com letras em um W-2 incluem o nome e o endereço seu e de seu empregador, seu número de Seguro Social e o EIN e o número de identificação do seu empregador.
Caixas 1 e 2
O Quadro 1 mostra sua renda tributável, incluindo ordenados, salários, gorjetas e bônus, enquanto o Quadro 2 mostra quanto imposto de renda federal seu empregador reteve de seu pagamento.
Caixas 3 e 4
O Quadro 3 detalha quanto de seus ganhos estava sujeito ao imposto de Seguro Social e o Quadro 4 o valor do imposto de Seguro Social que foi retido.
Caixas 5 e 6
O Quadro 5 especifica quanto do seu pagamento está sujeito aoimposto do Medicare e o Quadro 6 quanto foi retido. A parcela do empregado do imposto do Medicare é de 1,45%.
Caixas 7 e 8
Se parte do seu pagamento for na forma de gorjetas, essas caixas mostram o quanto você informou nas gorjetas (Quadro 7) e quanto seu empregador informou em gorjetas que pagou a você (Quadro 8).
Box 9
Esta caixa foi usada para refletir um benefício fiscal extinto, por isso é deixada em branco.
Box 10
O Quadro 10 relata quanto você recebeu de seu empregador em benefícios de assistência a dependentes (se aplicável).
Box 11
Esta caixa detalha quanto de remuneração diferida você recebeu do empregador em um plano não qualificado.
Box 12
O Quadro 12 detalha outros tipos de compensação ou redução de sua receita tributável e um código de uma ou duas letras que corresponde a cada um. Pode incluir, por exemplo, contribuições para um plano401 (k). Os códigos são detalhados nas instruções W-2 do IRS.
Box 13
Esta caixa tem três subcaixas projetadas para relatar o pagamento que não está sujeito à retenção de imposto de renda federal, se você participou de um plano de aposentadoria patrocinado pelo empregador ou se recebeu auxílio-doença de terceiros, como uma apólice de seguro.
Box 14
O Box 14 permite que um empregador relate qualquer outra informação tributária adicional que possa não se enquadrar nas outras seções de um formulário W-2. Alguns exemplos são os impostos estaduais de seguro de invalidez retidos e as contribuições sindicais.
Caixas 15-20
As últimas seis caixas em um W-2 estão relacionadas a impostos estaduais e locais, incluindo quanto do seu pagamento está sujeito a esses impostos e quanto foi retido.
Todas as cópias do Formulário W-2 estão disponíveis no site do IRS.
Documentos Fiscais Relacionados
O formulário W-4 é preenchido por todos os funcionários para fins de retenção na fonte. O empregador usa as informações para determinar quanto imposto reter dos contracheques do empregado. A maioria dos funcionários deve preencher este formulário ao começar a trabalhar para uma empresa.
Se o funcionário receber $ 600 ou mais pela empresa durante o ano, a empresa emite um formulário 1099 mostrando os ganhos e as deduções feitas. Isso geralmente chega no final de janeiro do ano seguinte.
ganhos em jogos de azar no ano anterior.
Os alunos recebem um extrato 1098-E para qualquer ano em que pagaram juros sobre um empréstimo federal para estudantes. Os alunos também recebem um extrato 1098-T relatando as despesas com mensalidades da faculdade que podem dar aos alunos direito a deduções fiscais ou créditos.
perguntas frequentes
Como posso obter meu W-2?
Seu empregador é obrigado a fornecer cópias de seu W-2 a cada ano, se você for elegível para receber um. O prazo para as empresas fornecerem este formulário é normalmente no final de janeiro ou início de fevereiro após o ano fiscal que acabou de terminar. Os W-2s podem ser enviados por correio em cópia impressa ou disponibilizados on-line em formato eletrônico, diretamente pelo empregador ou por meio de seu provedor de folha de pagamento.
Quanto dinheiro você precisa ganhar para obter um W-2?
Em geral, você receberá um W-2 de um empregador se ganhar pelo menos $ 600 em um determinado ano. Você também receberá um W-2 se tiver impostos retidos, ganhando qualquer quantia de seu empregador. Observe que, se você for um indivíduo contratado e não um funcionário, provavelmente receberá um 1099 em vez de um W-2.
O que eu faço se perder meu W-2?
Se o seu W-2 estiver disponível online, você poderá acessá-lo quantas vezes precisar. Se você perder sua senha ou credenciais de acesso ao site online, poderá solicitar a recuperação automática de senha. Se ainda precisar de ajuda para acessar suas informações online ou se precisar solicitar uma nova cópia impressa, entre em contato com o supervisor de folha de pagamento ou de RH.
Qual é a diferença entre um W-2 e um W-4?
Um W-4 é preenchido pelos funcionários para fornecer ao empregador seu número de identificação fiscal (geralmente SSN), estado civil, número de abonos e dependentes e quanto imposto reter com cada contracheque. O W-4 é preenchido quando um funcionário é contratado pela primeira vez ou se alguma alteração deve ser feita no status de arquivamento ou retenção. O W-2 é preenchido pelos empregadores no final do ano fiscal e enviado aos funcionários para inserir em suas declarações fiscais.