23 Junho 2021 9:45
“Diária” ou diária é um valor fixo de reembolso pago aos funcionários por hospedagem diária, refeições e despesas incidentais incorridas durante viagens de negócios. As taxas são definidas anualmente pela Administração de Serviços Gerais (GSA) para destinos dentro dos Estados Unidos Continentais;as taxas não estrangeiras (por exemplo, Alasca, Havaí, Porto Rico e Guam) são definidas pelo Departamento de Defesa e as taxas estrangeiras (em qualquer lugar fora dos EUA e seus territórios) são estabelecidas pelo Departamento de Estado.
Se você viaja a negócios ou tem funcionários que viajam, é importante entender as diárias, que oferecem uma alternativa ao reembolso com base em registros detalhados de despesas e exige uma contabilidade menos elaborada. Aqui, respondemos a perguntas que você possa ter sobre diárias, como funciona e o que envolve em termos de impostos.
O que a diária cobre?
O GSA divide as taxas diárias em duas categorias:
Refeições e despesas acessórias
A categoria refeições e despesas acessórias (M&IE) abrange todas as refeições (café da manhã, almoço e jantar), serviço de quarto, lavanderia, lavagem a seco, passar roupas e taxas e gorjetas para as pessoas que prestam serviços, como garçons e bagagens operadoras.2 As taxas diárias para refeições variam de acordo com o local e são categorizadas em seis níveis.
As principais cidades normalmente têm o nível máximo de diária de US $ 76;cidades menores que hospedam viagens de negócios substanciais têm diárias que ficam entre os níveis 2 e 5 ($ 56 a $ 71). As áreas que normalmente não são visitadas por viajantes a negócios terão a tarifa mínima de $ 55.
Despesas de hospedagem
A categoria hospedagem abrange acomodações para pernoites, como hotéis, motéis, pousadas, resorts e apartamentos. Uma taxa diária separada é definida para M&IE e hospedagem para cada local. Por exemplo, para o ano fiscal de 2020, as taxas diárias para Atlanta variam entre $ 157 e $ 156 para hospedagem e $ 66 para M&IE. Para Chicago, as taxas de hospedagem variam entre US $ 125 e US $ 229, dependendo do mês, e a diária de M&IE é de US $ 76.
Por que as taxas diferem por local
As taxas diárias são baseadas no custo de vida de uma área. As taxas de per diem em grandes cidades, como Chicago, Nova York e Los Angeles são mais altas do que em áreas não metropolitanas porque os bens e serviços em cidades maiores geralmente são mais caros. As taxas de hospedagem também podem variar por mês em resposta àoferta e demanda. A diária mais alta de hospedagem na cidade de Nova York, por exemplo, coincide com o outono, a estação que mais atrai turistas e viajantes a negócios.7 As taxas diárias são atualizadas anualmente e entram em vigor em 1º de outubro, o primeiro dia do ano fiscal do governo federal.
Encontrar taxas para cada local
Solicite ao departamento de site do GSA, onde você pode pesquisar por cidade, estado ou código postal para o ano fiscal atual (1º de outubro a 30 de setembro). Se você deseja visualizar o próximo ano fiscal ou qualquer outro ano desde 1997, pesquise por estado e selecione o ano apropriado no menu suspenso. Clique em “Encontrar taxas diárias” para ver os resultados, que são divididos por destino principal, condado, alojamento máximo por mês e refeições e despesas acessórias (M&IE).
Se você pesquisar uma área que não é coberta pelas tabelas GSA (por exemplo, Havaí, que não faz parte dos EUA Continental), dois links aparecerão que o direcionarão para o site apropriado: o Departamento de Defesa para não-estrangeiros viagens (Alasca, Havaí, Porto Rico e Guam) e o Departamento de Estado para todos os destinos estrangeiros.
A taxa diária padrão
Uma taxa padrão de $ 55 por dia para M&IE e uma taxa padrão de $ 96 por dia para hospedagem (o ano fiscal de 2020) se aplica a qualquer local que não tenha uma taxa especificada nas tabelas GSA. Isso vale para todos os estados dos Estados Unidos Continental
Uso de taxas GSA pelo empregador
Embora a maioria das empresas use as taxas diárias definidas pelo GSA, elas podem usar métodos de reembolso alternativos. Por exemplo, os empregadores podem usar o método alto-baixo do IRS, que estabelece uma taxa fixa diária para locais de alto custo (por exemplo, Nova York, Chicago e Distrito de Columbia) e uma taxa fixa para todos os outros locais. Para viagens em ou após 1º de outubro de 2019, a tarifa é de $ 297 ($ 71 se M&IE apenas) para viagens para qualquer área de alto custo e $ 200 ($ 60 M&IE) para viagens para qualquer outro local nos Estados Unidos Continentais.
Impostos sobre reembolsos de diárias
Pagamentos de diárias não são considerados salários – e, portanto, não tributáveis - desde que atendam a certas condições. Você estará sujeito a impostos se alguma das seguintes condições for verdadeira:
- O pagamento é mais do que a taxa per diem federal permitida
- Você não apresentou um relatório de despesas ao seu empregador
- Seu relatório de despesas não incluiu a data, hora, local, valor e finalidade comercial da despesa
- Seu empregador deu a você uma diária e não exigiu um relatório de despesas.
Se alguma das situações acima for verdadeira, sua diária será considerada salário e estará sujeita à retenção de imposto de renda na fonte e à folha de pagamento. O valor será informado por seu empregador em seu formulário W-2. Se for apenas porque sua diária estava acima da diária federal permitida, apenas o valor excedente será considerado salário.
Para comprovar sua viagem e despesas relacionadas, você deverá manter um registro que inclua os dias em que viajou a negócios, aonde foi e o isenção de impostos deacordo com as regras de impostos diários. Para evitar consequências fiscais desfavoráveis, consulte seu consultor tributário antes de embarcar em uma longa viagem de negócios.
Como os pagamentos de diárias não são tributáveis, algumas pessoas podem levantar a questão: “Posso aceitar um salário mais baixo com diárias em vez de um salário mais alto sem diárias?” A resposta é não.” As políticas de diárias não podem ser criadas de uma maneira que permita que o que deveria ser travado seja rotulado como outra coisa – neste caso, diárias.
Os pagamentos diários fornecem reembolso aos funcionários que viajam a negócios. As tarifas variam de acordo com o local e a época do ano e são divididas em duas categorias: hospedagem e alimentação e despesas extras (M&IE). Contanto que seus pagamentos não excedam a taxa diária máxima federal, eles não são tributáveis; se os pagamentos diários excederem os limites federais, qualquer excesso será tributado como renda ordinária.
As taxas de per diem podem mudar anualmente e as leis de impostos de per diem podem ser complicadas. Consulte um especialista em impostos qualificado se tiver dúvidas ou preocupações sobre a política de diárias de sua empresa.