Dicas de gerenciamento de tempo para profissionais financeiros
23 Junho 2021 8:49
Dicas de gerenciamento de tempo para profissionais financeiros
O mundo das finanças evoluiu para um local de trabalho altamente competitivo. Embora haja apenas 24 horas em um único dia, como diz o ditado, tempo é dinheiro. Portanto, o gerenciamento de tempo eficaz é uma vantagem competitiva para qualquer profissional de finanças que busca se tornar mais produtivo e aumentar o tempo de qualidade fora do trabalho.
No entanto, existem muitas distrações que podem mantê-lo no trabalho por mais tempo do que o necessário. Continue lendo para aprender sobre algumas dessas perdas de tempo comuns e descobrir várias dicas de gerenciamento de tempo que o farão trabalhar mais em menos tempo.
Principais vantagens
Os profissionais financeiros geralmente encontram pouca estrutura quando se reúnem com os clientes, realizam negociações de forma intermitente ao longo do dia ou trabalham na análise de dados.
Isso abre a oportunidade para procrastinação, distração e má administração do tempo.
Aqui, examinamos algumas técnicas de gerenciamento de tempo testadas e comprovadas, especialmente voltadas para profissionais da área financeira.
O buraco negro
Existem vários desperdícios de tempo que podem reduzir a produtividade. Por exemplo, os profissionais de finanças são perpetuamente tentados a realizar várias tarefas ao mesmo tempo. Suponha que você seja um consultor e entre 8h30 e 10h de uma quarta-feira pela manhã, você consiga realizar o seguinte:
Você trabalha em uma planilha,
Mas pare depois de ser interrompido por duas novas mensagens de e-mail,
Em seguida, envie seis e-mails seguidos,
Seguido pela verificação das fotos do casamento de um amigo da faculdade no Instagram,
Em seguida, aceite o convite para um evento social da empresa por meio de uma mensagem do Slack,
Antes de atender duas chamadas inesperadas de clientes em potencial, e
Finalmente, são forçados a desligar abruptamente quando seu gerente passa para lembrá-lo de que você está cinco minutos atrasado para a reunião de equipe.
Isso soa como uma manhã típica para você? Nesse caso, e principalmente se você trabalha em um ambiente corporativo cruel, como uma empresa de private equity ou banco de investimento, provavelmente está no nível de desempenho mais baixo em comparação com seus pares.
Daqui a cinco ou dez anos, ninguém vai se lembrar, se preocupar com ou promover você por todo o trabalho árduo que você realizou. O mundo teria se importado se Thomas Jefferson tivesse terminado de embaralhar muitos papéis, mas nunca tivesse ajudado a escrever a Declaração de Independência? O mesmo se aplica ao seu trabalho – sua organização valoriza o trabalho necessário e as obras-primas, não o trabalho pesado.
Planejando à frente
Todos os domingos à tarde, termine a lista de “coisas a fazer” da próxima semana, de preferência usando um aplicativo ou serviço da web que sincroniza em todos os seus dispositivos. Destaque os itens que são absolutamente essenciais para o seu sucesso no trabalho e na sua vida pessoal. Os que não foram destacados são provavelmente coisas que você pode delegar, atrasar ou evitar completamente.
Em finanças, as entregas críticas incluem relatórios ou pesquisas que precisam ser precisas e enviadas antes do prazo. Sua organização será melhor atendida se você se concentrar em melhorar a qualidade desses relatórios, em vez de apenas fazer um trabalho decente com eles para que possa liberar tempo para itens não importantes (como responder e-mails de baixa prioridade ou participar de um longo -conjunto de vento).
Da mesma forma, dez minutos antes de sair do trabalho todos os dias, termine de listar os itens de ação do dia seguinte e numere-os em ordem de importância e prioridade. Novamente, pergunte-se continuamente todas as coisas que você realmente não precisa fazer – as coisas que não atendem a um determinado limite de produtividade.
Multitarefa
O sucesso em finanças se resume à capacidade de sempre entregar resultados críticos e imediatos. Quais são as informações e pontos de dados cruciais nos quais seus gerentes financeiros contam? O que você pode oferecer para ajudar sua organização e / ou seus clientes a vencer? Envolve a apresentação oportuna de um relatório de auditoria, cálculos precisos do valor presente líquido em um projeto proposto ou a garantia de que as fórmulas no Excel levam a totais agregados adequados?
No final das contas, ninguém se importa com todos os e-mails que você trocou, as reuniões do clube social de que participou ou o arquivamento cronológico das pastas em seu gabinete. A multitarefa evita constantemente que os indivíduos dêem o seu melhor nos poucos produtos essenciais que seus empregadores realmente esperam deles.
Faça primeiro os itens de ação importantes, difíceis, urgentes e de maior valor. O sucesso em finanças pode envolver simplicidade nos métodos de como você aborda suas tarefas. Isso pode parecer brutalmente simples para o recém-formado instruído e não iniciado, mas faça uma coisa de cada vez e não pare até que tenha sido concluído. Se suas tarefas estão relacionadas a um projeto de longo prazo, divida-o em marcos de curto prazo e termine antes do tempo. Fazer as coisas do início ao fim elimina ineficiências dispendiosas porque você evitará ter que reiniciar e recalibrar constantemente em itens diferentes e não relacionados.
Se você gasta três horas por semana em tarefas inúteis, isso soma cerca de 150 horas por ano. Seu associado a algumas mesas de você, que é mais eficiente e dedica 150 horas a mais por ano, provavelmente desfrutará de algumas promoções e aumentos salariais que outros não obtiveram.
Gestão da caixa de entrada
Sua caixa de entrada é uma grande perda de tempo. Se a maioria de seus e-mails for irrelevante para suas tarefas imediatas, você estará esporadicamente preenchendo seu dia com informações inúteis.
Para evitar isso:
Defina horários predeterminados para verificar seu e-mail e verifique sua caixa de entrada não mais do que três ou quatro vezes por dia.
Crie uma pasta fora do expediente para os e-mails que você deve acessar, mas que não são urgentes. Esta pasta é especialmente útil para você responder a solicitações importantes que podem esperar alguns dias úteis antes de receber uma resposta sua.
Envie apenas os e-mails mais importantes durante o seu dia de trabalho. Embora seja importante se manter atualizado dentro do seu grupo, uma grande parte do seu tempo pode ser desperdiçada por colegas inexperientes ou menos disciplinados que inundam sua caixa de entrada com mensagens irrelevantes. Você pode reduzir esses tipos de e-mails não respondendo aos que não são relacionados ao trabalho.
Esvazie sua caixa de entrada antes de sair do trabalho. Você pode fazer isso criando pastas relacionadas ao projeto nas quais você pode estacionar e-mails relacionados a problemas específicos. Manter sua caixa de entrada vazia economiza seu tempo, eliminando mensagens não essenciais de sua atenção. Se houver itens que exijam absolutamente atenção nas próximas horas ou no dia seguinte, coloque-os em uma pasta urgente.
Algumas outras dicas para economizar tempo
Acompanhe quanto tempo você realmente desperdiça
Crie uma planilha simples que permite inserir o tempo estimado que você perdeu com assuntos triviais. Faça isso diariamente. Ao desenvolver e manter esse hábito, você estará se treinando para reconhecer as questões sem importância à medida que as encontra.
Processar documentos em papel apenas uma vez
Depois de processados, você pode arquivá-los, enviá-los ou se livrar deles.
Envie mensagens para seus colegas
Andar pelo escritório ou entre departamentos pode custar algumas horas por semana – e sabemos o quanto isso custa em uma base anual. A menos que seja um assunto importante ou complicado, o uso de mensagens diretas por meio de um sistema de mensagens corporativo ou serviço da Web aprovado costuma ser uma maneira mais eficiente de obter respostas rápidas a uma variedade de perguntas.
Saiba onde está tudo em um determinado momento
Isso inclui informações eletrônicas e em papel. Se você valoriza seu tempo, não o perca procurando coisas.
Separe suas tarefas em quatro categorias:
Urgente e importante: como relatórios financeiros e contábeis com prazos rigorosos e próximos.
Não é urgente e importante: como networking dentro de seu grupo de finanças, aulas de treinamento, etc.
Urgente e não importante: como mensagens esporádicas de sua caixa de entrada e “inscrever datas de vencimento” para reuniões de clube.
Não é urgente e não é importante: como conversas de dez minutos na máquina de venda automática, checando futebol de fantasia, etc.
(Obviamente, você deve passar o máximo possível do seu dia na primeira categoria.)
Delegado, Delegado, Delegado
Isso é o que irá separá-lo do grupo conforme você sobe na organização. Lide com tarefas que só você pode executar. Conforme você aprimora suas habilidades de gerenciamento de tempo, logo terá subordinados diretos atribuídos a você. Atribua tarefas que você não precisa realizar tanto quanto possível. Você só deve fazer as coisas que absolutamente requerem sua atenção ou experiência.
Não gerencie sua personalidade
Os profissionais de finanças devem possuir habilidades de gerenciamento de tempo, mas também devem ter relacionamento e boa vontade com colegas internos e com a comunidade externa. Focar exclusivamente no tempo pode fazer você parecer abrasivo, o que afastará muitas pessoas quando estiverem perto de você, inclusive em ambientes de desenvolvimento social e comercial. Se você não tomar cuidado, vai sair por aí pensando que é o guru da administração do tempo, mas ficará totalmente alheio à marca de “idiota social” em sua testa.
Habilidades de comunicação, liderança e desenvolvimento de negócios são tão importantes quanto habilidades de gerenciamento de tempo. À medida que os profissionais de finanças avançam em suas carreiras, as habilidades de gerenciamento de tempo por si só não serão mais suficientes para ajudá-los a alcançar o próximo nível (ou seja, o nível executivo).
The Bottom Line
Se você valoriza sua vida, então valoriza seu tempo. A vida profissional é um subcomponente do quadro mais amplo de sua vida – o nível de contribuição e serviço que você pode oferecer aos outros depende de sua capacidade de aproveitar ao máximo o tempo finito alocado a você. Lembre-se: são as coisas importantes que seu empregador espera que você cumpra com relação a isso. Seu empregador não se importará muito com todo o resto, e você também não deveria.