Requisição
O que é uma requisição?
Uma requisição se refere ao processo de solicitação formal de um serviço ou item, normalmente usando um formulário de requisição de compra ou outro documento padronizado. O processo de requisição é uma forma padronizada de controlar e contabilizar todas as requisições feitas dentro de uma empresa.
Principais vantagens
- Uma requisição é uma solicitação formal de obtenção de um produto ou serviço, normalmente iniciada por uma empresa.
- O processo de requisição normalmente requer o uso de documentos padronizados, conhecidos como formulários de requisição, para manter uma trilha de auditoria ao longo do caminho, embora hoje a maioria deles sejam formulários eletrônicos.
- As requisições são freqüentemente usadas para adquirir suprimentos adicionais, matérias-primas ou horas de trabalho para obter um melhor controle de estoque.
Como funciona uma requisição
Uma requisição inicia a solicitação de uma ação específica e também registra essa ação para as necessidades de relatório subsequentes. Por exemplo, os funcionários de uma empresa usariam uma requisição de compra se precisassem de suprimentos adicionais. Antigamente, as requisições eram feitas por meio de formulários em papel, mas a maioria das empresas agora usa processos de requisição digital que permitem um rastreamento mais fácil do processo, incluindo uma contabilidade do estoque relevante . Esses tipos de requisições muitas vezes atualizam automaticamente o inventário para melhores controles.
Um processo de requisição formalizado melhora a eficiência e a responsabilidade em todos os pontos de contato. Ao contrário de os funcionários simplesmente pegarem os suprimentos que quiserem, quando quiserem, a requisição de compra fornece um método mais controlado e documentado para gerenciar estoques de suprimentos internos e demanda futura. Por exemplo, na profissão médica, os médicos preenchem um formulário de requisição ao solicitar testes de laboratório. Esses formulários digitais incluem as informações de identificação do paciente e outras informações médicas, garantindo, assim, que os pacientes recebam os exames laboratoriais corretos.
Formulários Padronizados
Os formulários de requisição normalmente incluem o nome da pessoa que faz a solicitação, a data da solicitação, os itens solicitados, a data de entrega, o local de entrega e o departamento responsável por atender à solicitação. Os formulários também incluem a assinatura da pessoa que atendeu a solicitação e a data do preenchimento. Em grandes corporações com vários locais e compras centralizadas, esses processos de requisição são essenciais para manter a produtividade dos funcionários.
Outro exemplo de processo de requisição ocorre no mundo das finanças, quando os acionistas optam por requisitar a diretoria de uma empresa para votar nas resoluções propostas. Em sua essência, um processo de requisição é um procedimento formalizado e documentado, chave para melhorar a eficiência em um ambiente de negócios.
Requisição de compra ou ordem de compra?
Uma requisição de compra é um formulário interno usado para adquirir bens e serviços e não tem obrigações contratuais legais ou vinculativas. Um pedido de compra é um acordo contratual usado por empresas ao solicitar bens e serviços de um fornecedor externo. Por exemplo, uma empresa que faz o pedido de suprimentos de uma loja de escritório emitirá um pedido de compra detalhando os itens sendo adquiridos, seus preços, condições de pagamento, datas de entrega e quaisquer descontos especiais oferecidos para pagamento antecipado. O formulário de requisição de compra interna em uma empresa é para funcionários que desejam solicitar suprimentos para seus departamentos ou para eles próprios. Freqüentemente, esses formulários exigem aprovação gerencial.