Solicitação de cotação (RFQ)
O que é uma solicitação de cotação (RFQ)?
Um pedido de cotação (RFQ), também conhecido como um convite para licitação (IFB), é um processo no qual uma empresa solicita que fornecedores e empreiteiros selecionados apresentem cotações de preços e lances para a chance de cumprir certas tarefas ou projetos. O processo de RFQ é especialmente importante para empresas que precisam de um fornecimento consistente de um número específico de produtos padrão. As empresas podem enviar RFQs sozinhas ou antes de uma solicitação de proposta (RFP).
Como funcionam as solicitações de orçamento
Uma RFQ é geralmente a primeira etapa no envio de uma solicitação de proposta (RFP). Esses dois documentos são semelhantes, pois fornecem detalhes do projeto ou serviços necessários, mas os RFQs geralmente pedem uma cotação de preço mais abrangente. Além disso, as empresas geralmente elaboram RFQs para produtos genéricos em que a quantidade necessária é conhecida, e RFPs são para projetos de nicho exclusivos onde as quantidades e especificações são desconhecidas.
Principais vantagens
- Uma solicitação de cotação (RFQ) é um processo de negócios no qual uma empresa solicita cotações de fornecedores e contratados selecionados para uma tarefa ou projeto específico.
- Uma RFQ pode ser enviada sozinha ou em conjunto com uma solicitação de proposta (RFP).
- Uma empresa geralmente envia um RFQ quando a quantidade de um produto padrão é conhecida e as necessidades estão em andamento.
- Os RFQs não geram ofertas e cotações não solicitadas, pois as empresas têm como alvo fornecedores e empreiteiros específicos.
Além do preço, os RFQs podem incluir detalhes como termos de pagamento, fatores que podem influenciar a seleção da proposta de uma empresa, prazo de envio e outros. Uma agência governamental que deseja comprar 500 computadores com um tamanho de disco rígido e velocidade de processamento específicos, por exemplo, enviaria uma RFQ a vários fornecedores como licitantes em potencial.
Como o formato do RFQ é uniforme dentro de uma determinada empresa, quando os RFQs retornam com cotações de preços, a empresa solicitante pode compará-los facilmente. Normalmente, um processo de RFQ consiste em quatro seções: a fase de preparação, a fase de processamento, a fase de concessão e a fase de encerramento. A empresa geralmente adjudica o contrato ao fornecedor que atende aos critérios mínimos de qualificação e apresenta a proposta mais baixa.
Considerações Especiais
RFQs não são anúncios públicos. Como a empresa solicitante envia RFQs apenas para empresas em que confia, ela não precisa preparar documentação de aquisição extensa. Além disso, ao contrário de uma solicitação pública, uma empresa pode recuperar apenas o número de lances que solicitou, o que também economiza tempo.
O uso de uma RFQ reduz o tempo necessário para adquirir bens ou serviços. Também oferece um certo grau de segurança, pois a empresa receberá licitações apenas dos fornecedores de sua preferência. Por outro lado, como os RFQs reduzem a concorrência, uma empresa pode deixar de receber o preço mais baixo disponível ou aprender sobre novos fornecedores de alta qualidade.
Quando uma empresa recebe uma cotação em resposta a um RFQ, não é uma oferta nem um contrato vinculativo. O advogado oferecerá o trabalho ao fornecedor escolhido, enviando-lhe um pedido de compra, que, na verdade, é um contrato que especifica os termos e condições do trabalho. Quando um fornecedor aceita e assina o pedido de compra, o contrato começa.