Compra a pagar
O que é comprar para pagar?
Purchase-to-pay é um sistema integrado que automatiza totalmente o processo de compra de bens e serviços para uma empresa. O sistema ganhou esse nome porque trata de todos os aspectos da aquisição, desde a compra de mercadorias até o pagamento do fornecedor. Os principais benefícios da compra até o pagamento são eficiência, economia de custos e maior visibilidade financeira e de compras.
Compreender a compra para pagar
O sistema de compra para pagamento começa com a requisição, prossegue para a aquisição e termina com o pagamento. A requisição é o processo de solicitar formalmente um serviço, item ou produto com um formulário de solicitação de compra. A aquisição acontece quando os bens ou serviços são recebidos. O sistema termina quando o pagamento é feito.
Principais vantagens
- Purchase-to-pay é um sistema de compra completo para empresas, desde a compra de mercadorias até o pagamento do fornecedor.
- Comprar para pagar também é chamado de P2P, adquirir para pagar, eProcurement ou req-to-check.
- O processo de compra para pagamento é automatizado, economiza custos e reduz riscos.
- A compra para pagar não foi projetada para acelerar o pagamento do fornecedor, porque isso não é do interesse das empresas que desejam reter seu caixa pelo maior tempo possível.
- Os sistemas de compra para pagar são projetados para melhorar a eficiência e os controles financeiros.
O Purchase-to-Pay busca otimizar o processo de compra, beneficiando a organização por meio de melhores controles financeiros e eficiência. Este sistema simplificado e integrado economiza custos e reduz riscos. Um sistema típico de compra para pagamento inclui cinco etapas e requisitos para conclusão:
- Catálogos : Catálogos de fornecedores preferenciais são o primeiro requisito em um sistema de compra para pagar.
- Requisições de compra : depois que um produto é selecionado em um catálogo, o comprador envia uma requisição de compra ao gerente apropriado.
- Fluxo de trabalho do pedido de compra : um pedido de compra é gerado assim que a requisição de compra é aprovada pelo gerente.
- Faturamento : Este é um componente crítico de um sistema de compra para pagamento, uma vez que o processamento manual de faturas é um processo extremamente trabalhoso e demorado. O processamento automatizado de faturas economiza tempo e dinheiro e inclui um recurso de reconciliação que faz a correspondência entre pedidos de compra e faturas.
- Pagamento : Assim que uma fatura é aprovada para pagamento, um arquivo é gerado no sistema de contas a pagar da empresa. A fatura aprovada resulta no pagamento ao fornecedor no final do período para o qual o fornecedor estendeu o crédito.
Os sistemas de compra para pagamento não têm como objetivo acelerar o processo de pagamento. Embora esse seja um objetivo louvável, a realidade é que não seria uma prioridade para a maioria das empresas porque pagar as contas mais rapidamente afetaria o tempo de seus próprios fluxos de caixa. Em vez disso, o objetivo de um sistema de compra para pagamento é melhorar a eficiência e os controles financeiros, uma vez que os departamentos financeiros têm dados de compra oportunos ao seu alcance.
Fato Rápido
Os sistemas “Purchase-to-Pay” são processos automatizados que reduzem os custos de mão de obra e aumentam a precisão.
As melhores práticas para sistemas de compra para pagamento incluem tecnologia sólida que usa um único ponto de contato, como um portal de fornecedores, complexidade reduzida em catálogos e canais de compra e suporte da alta administração. Ele pode fornecer dados importantes sobre quanto está sendo gasto, quais produtos ou serviços estão sendo recebidos e os prazos de entrega.