Confirmação Negativa
O que é uma confirmação negativa?
A confirmação negativa é uma carta ou documento solicitando que o destinatário só responda ao remetente se houver um problema com o conteúdo da mensagem ou se o destinatário quiser cancelar o evento que a carta abordou.
As cartas de confirmação negativa podem ser usadas em muitos tipos de situações de negócios e costumam ser usadas no setor de serviços financeiros. O objetivo da comunicação é reduzir o número de respostas recebidas que uma organização recebe em resposta a uma carta enviada à sua base de clientes. Numa situação de confirmação negativa ou comunicação de consentimento negativo, a empresa ou entidade que envia a mensagem apenas recebe respostas de votos “não”, ao contrário de respostas de todos independentemente da sua opinião.
Uma confirmação negativa pode ser contrastada com uma confirmação positiva.
Principais vantagens
- A confirmação negativa é uma solicitação que só deve invocar uma resposta se houver questões pendentes ou preocupações que precisem ser tratadas.
- Se não houver problemas, nenhuma resposta será enviada e a ausência dessa resposta servirá como uma confirmação negativa.
- As cartas de confirmação negativa costumam ser usadas no setor de serviços financeiros, incluindo contadores que desejam verificar as informações financeiras de um cliente.
- As confirmações negativas, ao contrário das positivas, ajudam a reduzir o número de correspondências recebidas, aumentando a eficiência e reduzindo o desperdício.
Compreendendo as confirmações negativas
As confirmações negativas são frequentemente utilizadas pelos auditores e envolvem um documento enviado a uma amostra de clientes de uma empresa, pedindo-lhes que respondam apenas se encontrarem uma discrepância entre seus livros e a conta registrada nas demonstrações financeiras da empresa que está sendo auditada. A confirmação negativa é normalmente usada quando os controles contábeis de uma empresa têm historicamente muito poucos erros e, portanto, são considerados fortes. A empresa é solicitada a verificar os números e apenas confirmar se houver uma discrepância.
O envio de uma confirmação negativa em vez de uma confirmação positiva, que requer uma resposta, pode economizar tempo que seria gasto no rastreamento das respostas e no acompanhamento de destinatários que não respondem. A confirmação negativa é apenas uma maneira de um contador ter certeza de que ambas as empresas estão relatando os mesmos números.
Exemplos de confirmações negativas
As confirmações negativas têm muitos aplicativos que incluem contadores e empresas de serviços financeiros.
Planos de aposentadoria de funcionários
Cartas de confirmação negativas geralmente são enviadas com planos 401 (k) que possuem um recurso de escalonamento automático. Com o escalonamento automático, a porcentagem do salário de um funcionário contribuída para cada período de pagamento é aumentada automaticamente a cada ano.
A intenção desse aumento automático da taxa de poupança é ajudar as pessoas a economizar mais dinheiro para a aposentadoria. Mais ou menos um mês antes de ocorrer o escalonamento, o responsável pelo registro envia uma confirmação negativa ou uma carta de consentimento negativa. A carta informa ao participante que o aumento da contribuição ocorrerá a menos que o participante entre em contato com o registrador 401 (k) e opte pelo aumento para manter sua taxa de contribuição atual.
Contabilização de Receitas
Uma solicitação negativa também pode ser usada para contabilizar as vendas em um fabricante de automóveis. De acordo com os livros, a fabricante vendeu 200 carros à concessionária por um total de US $ 6 milhões em receita. A carta de confirmação negativa declararia que, se o valor de $ 6 milhões for exato, não há necessidade de resposta. No entanto, se o valor da receita fosse de apenas $ 5 milhões, o fabricante precisaria notificar o contador sobre a discrepância nos livros da concessionária.
As confirmações negativas são uma forma profissional de dizer “não me responda a menos que haja um problema”.