Fatura
O que é uma fatura?
Uma fatura é um documento comercial com carimbo de data / hora que especifica e registra uma transação entre um comprador e um vendedor. Se os bens ou serviços foram adquiridos a crédito, a fatura geralmente especifica os termos do negócio e fornece informações sobre os métodos de pagamento disponíveis.
Os tipos de faturas podem incluir recibo em papel, nota fiscal, nota de débito, fatura de venda ou registro eletrônico online.
Principais vantagens
- Uma fatura é um documento que mantém um registro de uma transação entre um comprador e um vendedor, como um recibo em papel de uma loja ou um registro online de um revendedor eletrônico.
- As faturas são um elemento crítico dos controles internos e auditorias contábeis.
- Os encargos encontrados em uma fatura devem ser aprovados pelo pessoal de gestão responsável.
- As faturas geralmente descrevem os termos de pagamento, custos unitários, remessa, manuseio e quaisquer outros termos descritos durante a transação.
Noções básicas de uma fatura
Uma fatura deve indicar que é uma fatura na frente da conta. Normalmente, ele possui um identificador exclusivo denominado número da fatura, útil para referência interna e externa. Uma fatura geralmente contém informações de contato do vendedor ou provedor de serviços, caso haja um erro relacionado ao faturamento.
Os termos de pagamento podem ser descritos na fatura, bem como as informações relacionadas a quaisquer descontos, detalhes de pagamento antecipado ou encargos financeiros cobrados por atrasos nos pagamentos. Também apresenta o custo unitário de um item, o total de unidades compradas, frete, manuseio, frete e encargos fiscais associados, e descreve o valor total devido.
As empresas podem optar por simplesmente enviar um extrato de fim de mês como fatura de todas as transações pendentes. Nesse caso, o extrato deve indicar que nenhuma fatura subsequente será enviada. Historicamente, as faturas são registradas em papel, geralmente com várias cópias geradas para que o comprador e o vendedor tenham cada um um registro da transação para seus próprios registros. Atualmente, faturas geradas por computador são bastante comuns. Eles podem ser impressos em papel sob demanda ou enviados por e-mail para as partes de uma transação. Os registros eletrônicos também permitem uma pesquisa e classificação mais fáceis de transações específicas ou datas específicas.
A factura pró-forma é uma preliminar nota de venda enviados para os compradores antes de uma remessa ou entrega de mercadorias. A fatura geralmente descreve os itens comprados e outras informações importantes, como o peso de envio e despesas de transporte. As faturas pró-forma freqüentemente entram em jogo nas transações internacionais, especialmente para fins alfandegários nas importações.
Uma fatura pró-forma é um contrato vinculativo, embora os termos de venda estejam sujeitos a alterações.
A importância da data da fatura
A data da fatura representa a hora e a data em que as mercadorias foram faturadas e a transação registrada oficialmente. Portanto, a data da fatura contém informações essenciais quanto ao pagamento, pois determina a duração do crédito e o vencimento da fatura. Isso é especialmente importante para entidades que oferecem crédito, como 30 dias líquidos. A data de vencimento real da fatura é geralmente 30 dias após a data da fatura. Da mesma forma, as empresas oferecem aos clientes a opção de devolver os itens normalmente têm um prazo baseado em um determinado número de dias a partir da prova de compra, conforme indicado na fatura.
Faturamento eletrônico
Desde o advento da era do computador, as pessoas e as empresas acharam mais fácil confiar na fatura eletrônica como uma alternativa aos documentos em papel. A fatura eletrónica, ou faturação eletrónica, é uma forma de faturação eletrónica para gerar, armazenar e monitorizar documentos relacionados com transações entre as partes e garantir o cumprimento dos termos dos respetivos acordos.
Esses documentos eletrônicos podem incluir faturas e recibos, ordens de compra, notas de débito e crédito, condições e instruções de pagamento e recibos de remessa. As faturas digitais são normalmente enviadas por e-mail, página da web ou aplicativo. As vantagens incluem o seguinte:
- Permanência e resistência a danos físicos
- Facilidade de pesquisa e classificação por nomes, termos ou datas específicos
- Maior auditabilidade
- A capacidade de imprimir ou reproduzir sob demanda
- A capacidade de coleta de dados e inteligência de negócios
- Redução do uso de papel
O faturamento eletrônico inclui várias tecnologias e opções de entrada e é usado como um termo geral para descrever qualquer método pelo qual uma fatura é apresentada eletronicamente a um cliente para pagamento. Vários padrões de faturamento eletrônico, como EDIFACT e UBL, foram desenvolvidos em todo o mundo para facilitar a adoção e a eficiência.
Faturas e contas a pagar
As faturas rastreiam a venda de um produto para fins de controle de estoque, contabilidade e impostos, o que ajuda a controlar as contas a pagar e obrigações semelhantes devidas. Muitas empresas enviam o produto e esperam o pagamento em uma data posterior, de modo que o valor total devido torna-se uma conta a pagar para o comprador e uma conta a receber para o vendedor.
As faturas modernas são transmitidas eletronicamente, em vez de serem em papel. Se uma fatura for perdida, o comprador pode solicitar uma cópia do vendedor. A utilização de uma fatura representa a presença de crédito, pois o vendedor enviou um produto ou prestou um serviço sem receber adiantamento.
As faturas são diferentes dos pedidos de compra, que são criados antes que um cliente peça um produto ou serviço.
Faturas e controles internos
As faturas são um elemento crítico dos controles internos de contabilidade. Os encargos de uma fatura devem ser aprovados pelo pessoal administrativo responsável. Alternativamente, uma fatura é combinada com um pedido de compra e, ao reconciliar as informações, o pagamento é feito para as transações aprovadas. Uma empresa de auditoria garante que as faturas sejam inseridas no período contábil apropriado ao testar o corte de despesas.