Como usar o Excel como um Razão de Contabilidade Geral
O Microsoft Excel é uma ferramenta poderosa que pode ser usada para uma infinidade de propósitos. Para uma pequena empresa com poucas transações, um proprietário de empresa experiente pode usar o Excel como um substituto para o software de contabilidade.
O Excel tem todas as ferramentas necessárias para criar e manter um razão geral, mas requer um conhecimento sólido de contabilidade básica e atenção aos detalhes. Para proprietários de empresas que não têm recursos para investir em software de contabilidade, o Excel pode ser um bom lugar para começar a manter os registros contábeis até que o software de contabilidade seja adquirido. A seguir, uma orientação que ajudará a definir a melhor forma de utilizar o Excel para fins contábeis.
Usando o Excel como razão geral
É importante observar que todas as empresas são diferentes umas das outras e, portanto, têm necessidades de relatórios diferentes. A primeira etapa na configuração de um processo de contabilidade é determinar quais métricas contábeis precisarão ser incluídas com base no tipo de negócio.
Uma configuração simples de manutenção de registros deve primeiro incluir colunas para a data da transação, a descrição da transação e um número de referência, como uma fatura ou números de cheque. As próximas colunas listarão cada uma das contas a serem usadas durante o ano. A seleção das contas deve ser pensada com cuidado, pois será difícil voltar e fazer alterações posteriormente. Da esquerda para a direita, as primeiras contas listadas devem ser contas de demonstração de resultados, começando com receitas e terminando com despesas. Em seguida, serão as contas de ativos, depois as contas de passivos e, por último, quaisquer contas de patrimônio líquido.
O razão geral usa a contabilidade de partidas dobradas para controlar todas as transações da empresa e é importante ter um conhecimento sólido desse conceito antes de começar a usar o Excel como razão geral. A contabilidade por partidas dobradas depende da entrada de débitos e créditos para uma transação, de modo que, no final, os livros sejam equilibrados.
Escrituração de partidas dobradas no Excel
Se esta for uma nova empresa, a primeira transação provavelmente será o capital investido na empresa. Por exemplo, digamos que uma empreendedora chamada Jane decida abrir uma oficina mecânica. Ela tem $ 750.000 da poupança para iniciar o negócio e abre uma conta corrente comercial em seu banco local com os fundos que economizou.
Usando conceitos de contabilidade de partidas dobradas, Jane sabe que essa transação aumentará a conta de caixa da empresa (a entrada de débito) e será compensada por um aumento na conta do patrimônio líquido do proprietário (a entrada de crédito). Neste sistema Excel, todas as entradas de débito devem ser registradas como valores positivos, enquanto todas as entradas de crédito devem ser registradas com valores negativos.
Neste exemplo, Jane deve inserir a data da transação e uma descrição como “Investimento de capital” na primeira linha da planilha. Ela então colocará uma entrada positiva de $ 750.000 na coluna de conta “Caixa” da planilha e uma entrada negativa de $ 750.000 na coluna de conta “Patrimônio do proprietário” da planilha. Para verificar os números, Jane deve usar a fórmula de soma do Excel para garantir que todas as entradas em cada linha somam zero dólares.
A partir daí, Jane continuará a inserir uma linha para cada transação. Se ela comprar equipamento com dinheiro da empresa, Jane entrará em uma transação para mostrar um débito ou uma entrada positiva na coluna da conta “Equipamento” e um crédito ou uma entrada negativa na coluna “Dinheiro”. Se ela vender serviços de usinagem para um cliente, ela registrará um crédito na conta “Receita” e um débito em uma conta “Patrimônio”.
Por fim, o total de cada coluna da conta deve ser somado na parte inferior da planilha. A soma de todas as contas de receita pode ser adicionada para calcular a receita líquida atual. Outras colunas a serem calculadas podem ser configuradas conforme necessário, como ativos totais, passivos totais e patrimônio líquido total.
The Bottom Line
Administrar uma empresa requer uma quantidade enorme de contabilidade, que é melhor atendida com a utilização de um software específico de contabilidade. Se esta não for uma opção para o proprietário de uma empresa, utilizar o Microsoft Excel é uma boa alternativa. O indivíduo que mantém o controle dos registros contábeis da empresa deve ter uma compreensão dos termos e técnicas contábeis e compreender as diferentes ferramentas do Excel para produzir lançamentos contábeis precisos. Assim que o negócio crescer, é recomendável utilizar um software de contabilidade adequado.