Despesa
O que é uma despesa?
Uma despesa é o custo das operações em que uma empresa incorre para gerar receita. Como diz o ditado popular, “custa dinheiro fazer dinheiro”.
Despesas comuns incluem pagamentos a fornecedores, salários de funcionários, aluguéis de fábricas e depreciação de equipamentos . As empresas podem cancelar despesas dedutíveis de impostos em suas declarações de imposto de renda para reduzir sua receita tributável e, portanto, seu passivo fiscal. No entanto, o Internal Revenue Service ( IRS ) tem regras rígidas sobre as despesas que as empresas podem reivindicar como dedução.
Principais vantagens
- Uma despesa é o custo das operações em que uma empresa incorre para gerar receita.
- As empresas podem dar baixa nas despesas dedutíveis do imposto de renda em suas declarações de imposto de renda, desde que atendam às diretrizes do IRS.
- Os contadores registram as despesas por meio de um de dois métodos contábeis: regime de caixa ou regime de competência.
- Existem duas categorias principais de despesas comerciais na contabilidade: despesas operacionais e despesas não operacionais.
- O IRS trata as despesas de capital de maneira diferente da maioria das outras despesas comerciais.
Compreendendo as despesas
Um dos principais objetivos das equipes de gestão da empresa é maximizar os lucros. Isso é obtido através do aumento das receitas e, ao mesmo tempo, das despesas sob controle. Cortar custos pode ajudar as empresas a ganhar ainda mais dinheiro com as vendas.
No entanto, se as despesas forem cortadas excessivamente, isso também poderá ter um efeito prejudicial. Por exemplo, pagar menos em publicidade reduz os custos, mas também diminui a visibilidade da empresa e a capacidade de alcançar clientes em potencial.
Como as despesas são registradas
As empresas dividem suas receitas e despesas em suas demonstrações de resultados. Os contadores registram as despesas por meio de um de dois métodos contábeis: regime de caixa ou regime de competência. No regime de caixa, as despesas são registradas quando são pagas. Em contrapartida, de acordo com o regime de competência, as despesas são registradas quando incorridas.
Por exemplo, se o proprietário de uma empresa programar um limpador de carpete para limpar os carpetes do escritório, uma empresa que usa o regime de caixa registra a despesa ao pagar a fatura. De acordo com o método de competência, o contador da empresa registraria as despesas de limpeza do carpete quando a empresa recebesse o serviço. As despesas são geralmente registradas pelo regime de competência, garantindo que correspondam às receitas reportadas nos períodos contábeis.
Importante
As despesas são usadas para calcular o lucro líquido. A equação para calcular o lucro líquido é a receita menos as despesas.
Dois tipos de despesas comerciais
Existem duas categorias principais de despesas comerciais em contabilidade:
- Despesas operacionais : despesas relacionadas às principais atividades da empresa, como custo dos produtos vendidos, taxas administrativas e aluguéis.
- Despesas não operacionais : despesas não relacionadas diretamente às principais operações do negócio. Os exemplos comuns incluem taxas de juros e outros custos associados ao empréstimo de dinheiro.
Considerações Especiais
Despesas de capital
Os dispêndios de capital, comumente conhecidos como CapEx, são fundos usados por uma empresa para adquirir, atualizar e manter ativos físicos, como propriedades, edifícios, uma planta industrial, tecnologia ou equipamento.
O IRS trata as capitalizadas ou amortizadas lentamente ao longo do tempo.
O IRS tem um cronograma que determina a parte de um ativo de capital que uma empresa pode dar baixa a cada ano até que toda a despesa seja reivindicada. O número de anos durante os quais uma empresa baixa uma despesa de capital varia de acordo com o tipo de ativo.
Nem todas as despesas podem ser deduzidas
De acordo com o IRS, para ser dedutível, uma despesa de negócios “deve ser comum e necessária”. Comum significa que a despesa é comum ou aceita nesse setor, enquanto necessária significa que a despesa é útil na busca de receitas. Os proprietários de empresas não podem reivindicar suas despesas pessoais e não comerciais como deduções comerciais. Eles também não podem reivindicar despesas de lobby, penalidades e multas.
Os investidores podem consultar a Publicação 535, Business Expenses no site do IRS para obter mais informações.