Item de exceção

O que é um item de exceção?

Um item de exceção é um termo bancário usado para descrever um cheque ou outro pagamento que não pode ser processado ou que foi interrompido. As razões para este obstáculo podem incluir o fato de que uma ordem de sustação de pagamento foi feita, a conta de um cliente foi encerrada, não há fundos suficientes na conta do pagador ou o cheque está incompleto ou sem assinatura.

Notavelmente, um item de exceção não deve ser confundido com o termo contábil ” item excepcional “, que é um encargo raro incorrido por uma empresa que deve ser anotado separadamente em seus relatórios financeiros.

Itens de exceção explicados

Conforme observado acima, os motivos específicos para itens de exceção incluem a suspensão de pagamentos (uma solicitação por parte do titular da conta para cancelar um cheque ou pagamento que ainda não foi processado), uma conta encerrada ou um cheque que não foi totalmente preenchido. Um cheque devolvido, por exemplo, é um exemplo de um item de exceção para um cheque que não pode ser processado porque o titular da conta tem  fundos não suficientes  (NSF) disponíveis para uso.

Os bancos devolvem, ou “devolvem”, esses cheques, também conhecidos como  cheques elásticos, em vez de honrá-los, e os bancos podem, subsequentemente, cobrar taxas NSF dos escritores de cheques.

Nos últimos anos, programas de software de computador foram desenvolvidos para ajudar o pessoal do banco a identificar e resolver itens de exceção de maneira mais eficiente.

Itens de exceção e interromper pagamentos

Para solicitar uma suspensão de pagamento, o titular da conta fornece informações específicas (por exemplo, o número do cheque, a pagar, data, etc.) ao banco. Essas informações são para um cheque em andamento que o pagador deseja pausar ou cancelar. O banco então sinaliza o cheque e evita que ele seja compensado. Alguns bancos oferecem aos titulares de conta a chance de estender ou atualizar a suspensão do pagamento, por meio de uma solicitação verbal ou por escrito. Isso é particularmente útil se o banco não conseguir localizar o cheque específico. Se o banco não conseguir encontrar o cheque após um período de seis meses, a suspensão de pagamento geralmente irá expirar.

A emissão de pagamentos suspensos geralmente custa ao titular da conta uma pequena taxa de cerca de US $ 30 (embora as políticas do banco sejam diferentes a esse respeito). O titular da conta pode emitir uma ordem de sustação por vários motivos, incluindo o envio de um cheque de valor incorreto ou o cancelamento de uma compra após ter enviado o cheque pelo correio. Apenas em algumas ocasiões uma instituição financeira não será capaz de honrar uma suspensão de pagamento.

Exemplo de tratamento automatizado de itens de exceção

Muitas empresas agora automatizam o processo de tratamento de itens de exceção. Por exemplo, a empresa Blackline oferece uma abrangente “plataforma de controles financeiros e automação”, entregue com segurança pela nuvem. O software permite que as organizações otimizem todo o ciclo de vida de contabilidade e finanças de uma maneira centralizada e segura.

Além disso, a empresa Digital Check desenvolveu seu próprio “Tratamento de Documentos Especiais (SDH)”, um processo específico para agilizar itens de exceção recorrentes. SDH identifica itens de exceção por meio de seu número de roteamento / trânsito (bem como seu número de conta doméstica ou número IBAN ). O Digital Check então aplica configurações especiais de limite, o que ajuda a imagem a passar nos testes de análise de qualidade. Isso envolve a remoção da imagem de fundo do cheque, enquanto retém as informações importantes (por exemplo, para quem o item foi escrito e a assinatura).