Contabilidade de caixa

O que é contabilidade de caixa?

A contabilidade de caixa é um método contabilístico em que os recebimentos de pagamento são registados durante o período em que são recebidos e as despesas são registadas no período em que são efetivamente pagas. Em outras palavras, as receitas e despesas são registradas quando o dinheiro é recebido e pago, respectivamente.

A contabilidade de caixa também é chamada de contabilidade de caixa; e pode ser contrastada com a contabilidade de exercício, que reconhece a receita no momento em que a receita é obtida e registra as despesas quando os passivos são incorridos, independentemente de quando o dinheiro é realmente recebido ou pago.

Compreendendo a contabilidade de caixa

A contabilidade de caixa é uma das duas formas de contabilidade. A outra é a contabilidade de exercício, onde as receitas e despesas são registradas quando incorridas. As pequenas empresas costumam usar a contabilidade de caixa porque é mais simples e direta e fornece uma imagem clara de quanto dinheiro a empresa realmente tem em mãos. As empresas, no entanto, são obrigadas a usar a contabilidade de exercício de acordo com os Princípios de Contabilidade Geralmente Aceitos (GAAP).

Quando as transações são registradas em regime de caixa, elas afetam os livros da empresa com um atraso de quando a transação é consumada. Como resultado, a contabilidade de caixa costuma ser menos precisa do que a contabilidade de exercício no curto prazo. 

A maioria das pequenas empresas tem permissão para escolher entre o método de contabilidade de caixa e de acumulação, mas o IRS exige que as empresas com mais de $ 25 milhões em receitas brutas anuais usem o método de acumulação. Além disso, a  Lei de Reforma Tributária de 1986  proíbe a contabilidade de caixa método de ser usado para  corporações C, paraísos fiscais, certos tipos de trustes e parcerias que têm parceiros da Corporação C. Observe que as empresas devem usar o mesmo método contábil para relatórios de impostos como fazem para sua própria contabilidade interna.

Exemplo de contabilidade de caixa

De acordo com o método de contabilidade de caixa, digamos que a Empresa A receba $ 10.000 da venda de 10 computadores vendidos para a Empresa B em 2 de novembro e registre a venda como tendo ocorrido em 2 de novembro. O fato de a Empresa B de fato ter feito o pedido dos computadores de volta em 5 de outubro é considerado irrelevante, porque não pagou por eles até que fossem entregues fisicamente em 2 de novembro.

De acordo com a contabilidade de exercício, em contraste, a Empresa A teria registrado a venda de $ 10.000 em 5 de outubro, embora nenhum dinheiro ainda tivesse mudado de mãos. 

Da mesma forma, na contabilidade de caixa, as empresas registram as despesas quando realmente as pagam, não quando as incorrem. Se a Empresa C contratar a Empresa D para controle de pragas em 15 de janeiro, mas não pagar a fatura pelo serviço concluído até 15 de fevereiro, a despesa não será reconhecida até 15 de fevereiro na contabilidade de caixa. De acordo com a contabilidade de exercício, entretanto, a despesa seria registrada nos livros em 15 de janeiro, quando fosse iniciada.

Limitações da contabilidade de caixa

A principal desvantagem da contabilidade de caixa é que ela pode não fornecer uma imagem precisa dos passivos incorridos (ou seja, provisionados ), mas ainda não pagos, de modo que o negócio pode parecer melhor do que realmente está. Por outro lado, a contabilidade de caixa também significa que uma empresa que acabou de concluir um grande trabalho pelo qual está aguardando pagamento pode parecer menos bem-sucedida do que realmente é, porque gastou os materiais e mão de obra para o trabalho, mas ainda não coletou Forma de pagamento. Portanto, a contabilidade de caixa pode exagerar ou subestimar a condição do negócio se as cobranças ou os pagamentos forem particularmente altos ou baixos em um período ou em outro.

Existem também algumas consequências fiscais potencialmente negativas para as empresas que adotam o método de contabilidade de caixa. Em geral, as empresas só podem deduzir despesas que são reconhecidas no ano fiscal em curso. Se uma empresa incorrer em despesas em dezembro de 2019, mas não efetuar os pagamentos contra as despesas até janeiro de 2020, não poderá reclamar uma dedução para o ano fiscal encerrado em 2019, o que poderia afetar significativamente os resultados financeiros do negócio. Da mesma forma, uma empresa que receba pagamento de um cliente em 2020 por serviços prestados em 2019 somente poderá incluir a receita em suas demonstrações financeiras de 2020.