Você é compatível com ERISA? Siga esta lista de verificação
Muitas empresas oferecem alguma forma de plano de aposentadoria qualificado e, ao fazê-lo, enquadram-se nas diretrizes de governança da Lei de Segurança de Renda de Aposentadoria do Empregado de 1974, mais conhecida como ERISA. A ERISA estabelece diretrizes e padrões mínimos destinados a proteger os funcionários de empresas do setor privado que participam de planos de aposentadoria e benefícios sociais. As empresas que administram um plano de aposentadoria qualificado que não estejam em total conformidade com a ERISA podem estar sujeitas a penalidades caras.
Se o plano de aposentadoria do seu funcionário fornece uma renda de aposentadoria futura ou permite que os funcionários adiem os ganhos para a aposentadoria, então é um plano ERISA. Como empregador que fornece esses benefícios do plano ERISA, você também é considerado pela ERISA um fiduciário nomeado que assume a responsabilidade de administrar esses planos e, da mesma forma, a responsabilidade caso seus planos não cumpram as diretrizes e padrões estabelecidos pela ERISA.
Principais vantagens
- A ERISA implementa regras que evitam que fiduciários de planos de aposentadoria usem indevidamente os ativos do plano e define padrões mínimos para participação, aquisição, acumulação de benefícios e financiamento de planos de aposentadoria.
- As empresas que oferecem planos de aposentadoria qualificados para os funcionários devem estar em conformidade com a ERISA para manter o status de benefício fiscal, e muitas vezes procurarão um administrador terceirizado para garantir que todas as diretrizes sejam atendidas.
- A conformidade com ERISA envolve tanto os procedimentos de inicialização quanto a manutenção de requisitos contínuos.
Obedecendo à conformidade com ERISA
Atender aos requisitos de conformidade da ERISA não precisa ser excessivamente oneroso. Embora haja muitos requisitos, um bom administrador terceirizado (TPA) pode arcar com grande parte do fardo. Muitos dos requisitos são orientados pelo calendário, exigindo formulários de preenchimento em prazos específicos.
Essas datas limite formam uma lista de verificação que pode ser gerenciada por um TPA ou um funcionário de recursos humanos. Outros requisitos devem ser atendidos em uma base ad hoc, conforme as circunstâncias exigirem.
Lista de verificação do calendário ERISA
A administração de planos 401 (k) envolve a execução de certas tarefas de conformidade ERISA de acordo com uma programação anual. Essas são as tarefas mais comuns que devem fazer parte das listas de verificação da maioria das empresas.
- Primeiro trimestre do ano do plano : Fornece declarações de benefícios do quarto trimestre aos participantes do plano em até 45 dias após o final do trimestre. Faça contribuições do empregador do ano anterior para uma dedução fiscal a ser contada no ano anterior.
- Segundo Trimestre : Fornece declarações de benefícios do primeiro trimestre para os participantes do plano. Distribuir diferimentos em excesso feitos acima do limite da Seção 402 (g) do IRC. Para participantes do plano que completaram 72 anos no ano anterior, distribua as distribuições mínimas obrigatórias (RMDs) doprimeiro ano.
- Terceiro trimestre : Fornece declarações de benefícios do segundo trimestre. Envie o formulário 5500 para o ano anterior ou o formulário 5558 para uma extensão de 2,5 meses. Se o documento do plano foi modificado durante o ano anterior, distribua uma novaDescrição Resumida do Plano para os participantes do plano. Distribua um Relatório Anual Resumido do ano anterior para os participantes do plano.
- Quarto Trimestre : Fornece declarações de benefícios do terceiro trimestre. Envie avisos aplicáveis aos participantes, incluindo parcelas ou alterações em um plano de porto seguro 401 (k), Alternativa de Investimento Qualificada Padrão (QDIA) ou inscrição automática. Corrija qualquer falha de teste ADP / ACP e pague 10% de imposto de consumo.
Requisitos contínuos de ERISA
Alguns requisitos ERISA são contínuos como parte da administração do plano ou acionados por ocorrências. Abaixo estão algumas das notificações e diretrizes mais comuns que devem ser seguidas por empresas em conformidade com ERISA:
- Aderência ao Documento do Plano: Certifique-se de que o gerenciamento do plano segue continuamente os termos do documento do plano. O IRS considera qualquer falha em seguir estritamente os termos do documento do plano um defeito operacional que, se não corrigido, pode resultar na desqualificação do plano.
- Divulgação da Taxa Anual do Participante: Todos os funcionários elegíveis ao plano, funcionários desligados e beneficiários com saldo em conta devem receber uma divulgação da taxa do participante a cada 12 meses.
- Notificação de Mudança de Plano : Os participantes devem ser notificados de qualquer mudança no plano 30 a 90 dias antes da data efetiva da mudança.
- Oportunidade de se inscrever: Todos osfuncionários que atenderam aos requisitos de idade e serviço do plano devem ter a oportunidade de se inscrever. Eles devem receber todos os formulários e instruções necessários, juntamente com uma Descrição do Plano Resumido e quaisquer avisos aplicáveis aos participantes.
- Cumprimento do empréstimo : garantir que os empréstimos pendentes sejam pagos de acordo com os termos da apólice do plano e a nota promissória do mutuário.
- Depósitos oportunos: certifique-se de que os diferimentos de funcionários e pagamentos de empréstimos sejam depositados dentro do prazo, normalmente ao mesmo tempo que os depósitos de impostos sobre a folha de pagamento.
- Conduzir a manutenção trimestral: sacar pequenos saldos de contas de funcionários demitidos. Processe inadimplências de empréstimos e use quaisquer perdas não alocadas.