Despesas administrativas

O que são despesas administrativas?

Despesas administrativas são despesas incorridas por uma organização que não estão diretamente vinculadas a uma função específica, como manufatura, produção ou vendas. Essas despesas estão relacionadas à organização como um todo, ao contrário de departamentos ou unidades de negócios individuais. As despesas administrativas incluem salários de executivos seniores e custos associados a serviços gerais, por exemplo, contabilidade e tecnologia da informação. Eles tendem a não estar relacionados às margens brutas.

Compreendendo as despesas administrativas

As empresas incorrem em despesas administrativas para realizar operações básicas, aumentar a eficiência ou cumprir leis e regulamentos. Na demonstração do resultado, as despesas administrativas aparecem abaixo do custo das mercadorias vendidas e podem ser apresentadas como um agregado com outras despesas, como despesas gerais ou de vendas.

Algumas despesas administrativas são de natureza fixa, uma vez que são incorridas como parte da base das operações comerciais. Essas despesas existiriam independentemente do nível de produção ou vendas ocorridas. Outras despesas administrativas são semivariáveis. Por exemplo, uma empresa sempre usará algum nível mínimo de eletricidade para manter as luzes acesas. Além desse ponto, pode tomar medidas para reduzir sua conta de luz.

Como uma empresa pode eliminar despesas administrativas sem um impacto direto sobre o produto que vende ou produz, esses custos são normalmente os primeiros a se reduzirem no orçamento. A administração está fortemente motivada a manter despesas administrativas baixas em relação a outros custos, pois isso permite que uma empresa utilize a alavancagem de forma mais eficaz. A proporção de despesas de vendas para administrativas ajuda as empresas a medir a quantidade de receita de vendas que está sendo dividida para cobrir os custos administrativos.

As empresas podem deduzir de suas declarações de impostos despesas administrativas razoáveis, normais e necessárias para as operações comerciais. Essas despesas devem ser incorridas durante o curso normal dos negócios e deduzidas no ano em que são incorridas.

Exemplos de despesas administrativas

Salários e benefícios para certos funcionários, como equipe de contabilidade e TI, são considerados despesas administrativas. Todas as remunerações e benefícios executivos são considerados despesas administrativas. Locações de edifícios, seguros, assinaturas, serviços públicos e material de escritório podem ser classificados como despesas gerais ou despesas administrativas.

Dependendo do ativo que está sendo depreciado, as despesas de depreciação podem ser classificadas como despesas gerais, administrativas ou de vendas. As organizações também podem optar por incluir honorários advocatícios e de consultoria como despesas administrativas. Os custos de pesquisa e desenvolvimento não são considerados despesas administrativas.

Para obter uma visão completa dos custos associados ao funcionamento de certas unidades de negócios, uma empresa pode alocar despesas administrativas para cada um de seus departamentos com base em uma porcentagem da receita, despesas, metragem quadrada ou outra medida. Internamente, isso permite que a administração tome decisões sobre a expansão ou redução de unidades de negócios individuais.

Por exemplo, se a Empresa XYZ gasta $ 4.000 por mês em eletricidade e registra isso como uma despesa administrativa, ela pode alocar o custo de acordo com a metragem quadrada que cada departamento individual ocupa. Presumir:

• A unidade de produção é de 2.000 pés quadrados
• A fábrica tem 1.500 pés quadrados
• O escritório de contabilidade tem 750 pés quadrados
• O escritório de vendas tem 750 pés quadrados