Contas a Pagar (AP)
O que são contas a pagar (AP)?
Contas a pagar (AP) é uma conta do razão geral que representa a obrigação da empresa de saldar uma dívida de curto prazo com seus credores ou fornecedores. Outro uso comum de “AP” refere-se ao departamento ou divisão comercial responsável por fazer os pagamentos devidos pela empresa a fornecedores e outros credores.
Principais vantagens
- Contas a pagar são valores devidos a vendedores ou fornecedores por bens ou serviços recebidos que ainda não foram pagos.
- A soma de todos os valores pendentes devidos aos fornecedores é apresentada como o saldo de contas a pagar no balanço da empresa.
- O aumento ou diminuição no AP total do período anterior aparece na demonstração do fluxo de caixa.
- A administração pode optar por pagar suas contas em aberto o mais próximo possível das datas de vencimento para melhorar o fluxo de caixa.
Noções básicas sobre contas a pagar
O saldo total de contas a pagar (AP) de uma empresa em um momento específico aparecerá em seu balanço patrimonial na seção de passivos circulantes. Contas a pagar são dívidas que devem ser quitadas em um determinado período para evitar inadimplência. No nível corporativo, AP refere-se ao pagamento de dívidas de curto prazo a fornecedores. O valor a pagar é essencialmente um IOU de curto prazo de uma empresa para outra empresa ou entidade. A outra parte registraria a transação como um aumento de suas contas a receber no mesmo valor.
Contas a pagar (AP) é uma figura importante no balanço de uma empresa. Se o AP aumentar em relação ao período anterior, isso significa que a empresa está comprando mais bens ou serviços a crédito, em vez de pagar à vista. Se o AP de uma empresa diminui, significa que a empresa está pagando suas dívidas do período anterior a uma taxa mais rápida do que compra novos itens a crédito. A gestão de contas a pagar é crítica na gestão do fluxo de caixa de uma empresa.
Ao usar o método indireto para preparar a demonstração do fluxo de caixa, o aumento ou diminuição líquido no AP do período anterior aparece na seção superior, o fluxo de caixa das atividades operacionais. A administração pode usar o AP para manipular o fluxo de caixa da empresa até certo ponto. Por exemplo, se a administração deseja aumentar as reservas de caixa por um determinado período, ela pode estender o tempo que a empresa leva para pagar todas as contas pendentes no AP. No entanto, essa flexibilidade para pagar mais tarde deve ser avaliada em relação aos relacionamentos contínuos que a empresa tem com seus fornecedores. É sempre uma boa prática comercial pagar as contas na data de vencimento.
Registro de contas a pagar
A contabilidade de partidas dobradas adequada exige que sempre haja um débito e um crédito de compensação para todas as entradas feitas no razão geral. Para registrar as contas a pagar, o contador credita as contas a pagar quando a conta ou fatura é recebida. A compensação de débito para essa entrada é normalmente em uma conta de despesas para o bem ou serviço que foi comprado a crédito. O débito também pode ser para uma conta de ativo se o item comprado for um ativo capitalizável. Quando a conta é paga, o contador debita as contas a pagar para diminuir o saldo do passivo. O crédito de compensação é feito na conta de caixa, o que também diminui o saldo de caixa.
Por exemplo, imagine que uma empresa receba uma fatura de $ 500 por material de escritório. Quando o departamento de AP recebe a fatura, ele registra um crédito de $ 500 em contas a pagar e um débito de $ 500 em despesas com material de escritório. O débito de $ 500 para despesas com material de escritório flui para a demonstração de resultados neste momento, então a empresa registrou a transação de compra, embora o dinheiro não tenha sido pago. Isso está em linha com a contabilidade de exercício, onde as despesas são reconhecidas quando incorridas, e não quando o caixa muda de mãos. A empresa então paga a conta e o contador insere um crédito de $ 500 na conta à vista e um débito de $ 500 nas contas a pagar.
Uma empresa pode ter muitos pagamentos em aberto devidos a fornecedores ao mesmo tempo. Todos os pagamentos pendentes devidos a fornecedores são registrados em contas a pagar. Como resultado, se alguém olhar o saldo das contas a pagar, verá o valor total que a empresa deve a todos os seus fornecedores e credores de curto prazo. Este montante total aparece no balanço. Por exemplo, se a empresa acima também recebeu uma fatura de serviços de jardinagem no valor de $ 50, o total de ambas as entradas em contas a pagar seria igual a $ 550 antes de a empresa pagar essas dívidas.
Contas a pagar vs. contas a pagar comerciais
Embora algumas pessoas usem as frases “contas a pagar” e “contas a pagar comerciais” de forma intercambiável, as frases se referem a situações semelhantes, mas ligeiramente diferentes. As contas a pagar comerciais constituem o dinheiro que uma empresa deve a seus fornecedores por bens relacionados ao estoque, como suprimentos comerciais ou materiais que fazem parte do estoque. As contas a pagar incluem todas as dívidas ou obrigações de curto prazo da empresa.
Por exemplo, se um restaurante deve dinheiro a uma empresa de alimentos ou bebidas, esses itens fazem parte do estoque e, portanto, das contas a pagar. Enquanto isso, as obrigações para com outras empresas, como a empresa que faz a limpeza dos uniformes dos funcionários do restaurante, se enquadram na categoria de contas a pagar. Ambas as categorias se enquadram na categoria mais ampla de contas a pagar, e muitas empresas combinam ambas sob o termo contas a pagar.
Contas a pagar vs. contas a receber
Contas a receber e contas a pagar são essencialmente opostas. Contas a pagar é o dinheiro que uma empresa deve a seus fornecedores, enquanto contas a receber é o dinheiro devido à empresa, normalmente pelos clientes. Quando uma empresa transaciona com outra a crédito, uma registra uma entrada em contas a pagar em seus livros, enquanto a outra registra uma entrada em contas a receber.
perguntas frequentes
Quais são os exemplos de contas a pagar?
Uma conta a pagar é criada sempre que o dinheiro é devido por uma empresa por serviços prestados ou produtos, desde que ainda não tenham sido pagos pela empresa. Isso pode ser proveniente de uma compra de um fornecedor a crédito ou de uma assinatura ou parcelamento que vence após o recebimento das mercadorias ou serviços.
Onde encontro as contas a pagar de uma empresa?
As contas a pagar são encontradas no balanço patrimonial da empresa e, como representam fundos devidos a terceiros, são registradas como um passivo circulante.
Como as contas a pagar são diferentes das contas a receber?
As contas a receber representam os fundos devidos à empresa pelos serviços prestados e são contabilizados como um ativo. As contas a pagar, por outro lado, representam fundos que a empresa deve a terceiros. Por exemplo, pagamentos devidos a fornecedores ou credores. As contas a pagar são registradas como passivos.
As contas a pagar são uma despesa comercial?
Não. Algumas pessoas acreditam erroneamente que contas a pagar se referem às despesas rotineiras das principais operações de uma empresa, no entanto, essa é uma interpretação incorreta do termo. As despesas são encontradas na demonstração do resultado da empresa, enquanto as contas a pagar são contabilizadas como um passivo no balanço patrimonial.