Registros Contábeis
O que são registros contábeis?
Os registros contábeis são todos os documentos e livros envolvidos na preparação das demonstrações financeiras ou registros relevantes para auditorias e análises financeiras. Os registros contábeis incluem registros de ativos e passivos, transações monetárias, livros, diários e quaisquer documentos de suporte, como cheques e faturas.
Principais vantagens
- Os registros contábeis são todos os documentos envolvidos na preparação das demonstrações financeiras de uma empresa.
- Certos órgãos reguladores exigem que as empresas mantenham seus registros contábeis por vários anos, caso precisem ser revisados.
- Os registros contábeis são freqüentemente revisados para auditorias, verificações de conformidade ou outras necessidades relacionadas ao negócio.
- Os tipos de registros contábeis incluem transações, razão geral, balancetes, diários e demonstrações financeiras.
Noções básicas sobre registros contábeis
Regras e leis geralmente existem para forçar as entidades e firmas de contabilidade a reter os registros contábeis por um período de tempo especificado. Nos Estados Unidos, a Securities and Exchange Commission (SEC) exige que as firmas de contabilidade mantenham os registros das auditorias e revisões por pelo menos sete anos e que mantenham quaisquer registros que apóiem ou levantem dúvidas sobre as conclusões de uma auditoria.
Não existe um acordo universal sobre qual coleção de documentos comerciais compreende um conjunto abrangente de registros contábeis. Os registros contábeis podem ser considerados um termo abrangente. Partes diferentes, como credores, investidores de capital ou grupos interessados em governança corporativa terão prioridades diferentes e, muitas vezes, concorrentes; suas demandas ou preferências por documentação mudarão continuamente.
Em diferentes momentos do ciclo econômico ou de negócios, as partes que exigem registros contábeis alterarão suas solicitações de informações com base na posição em um ciclo. Por exemplo, no início de uma recuperação em um ciclo de negócios, os pedidos de demonstrações financeiras podem ser fortes, já que os investidores em ações estão otimistas. Em contraste, durante uma queda no ciclo de negócios, os credores podem exigir mais detalhes sobre os itens do balanço patrimonial, à medida que ficam mais hesitantes em conceder crédito.
Resumindo, os registros contábeis e até os métodos contábeis estão em constante evolução para acompanhar a natureza mutável dos negócios e as demandas de informações dos participantes do mercado interessados.
Tipos de registros contábeis
Os registros contábeis geralmente vêm em duas formas: entrada única e dupla. Pelo seu nome, a entrada única é um método muito mais simples, que funciona melhor para operações menores. O método de dupla entrada é mais complexo e requer duas entradas, uma de crédito e uma de débito, para cada transação que uma empresa faz. O objetivo é equilibrar as contas e contabilizar a movimentação de dinheiro em uma organização. Isso é feito principalmente em empresas maiores, o que ajuda a detectar erros e possíveis fraudes.
Os tipos específicos de registros contábeis revisados consistem em transações, diários, livros contábeis, balancetes e demonstrações financeiras de uma empresa.
Transações
A transação é o ponto de partida para qualquer registro contábil. É o catalisador de todo o processo que mostra qualquer item comprado ou vendido, depreciado, etc., que uma empresa transaciona.
Diários
Os diários registram todas as transações feitas por uma empresa. Os diários podem cobrir todas as transações inteiras de uma empresa ou podem haver diferentes diários para diferentes áreas da empresa. A única necessidade é que os diários sejam mantidos atualizados e que todas as transações sejam registradas de alguma maneira.
Razões Gerais
O razão geral é o movimento de transações no diário para locais designados no razão geral que são descritos pelo tipo de transação. Isso torna mais fácil vasculhar as transações e categorizá-las corretamente na preparação do balancete e, por fim, nas demonstrações financeiras.
Balancetes
O balancete é a soma de todos os créditos e débitos dentro do ciclo de negócios. Depois que essa etapa for concluída, todas as entradas devem ser equilibradas. Se não o fizerem, isso pode revelar um erro que deve ser corrigido ou possível fraude. Será crucial determinar a desconexão.
Declarações financeiras
A demonstração financeira é a parte final do documento que compreende os componentes de todos os outros documentos contábeis. As demonstrações financeiras são as que serão fornecidas ao público e aos órgãos reguladores para visualização. Os analistas de investimento podem revisar as demonstrações financeiras para chegar a suas opiniões sobre a empresa. Os órgãos reguladores podem solicitar os documentos contábeis dos quais as demonstrações financeiras foram geradas para obter um conhecimento mais profundo da empresa.