Introdução aos Sistemas de Informação Contábil (AIS)

Por exemplo, a gerência pode estabelecer metas de vendas para as quais a equipe pode solicitar a quantidade apropriada de estoque. O pedido de estoque notifica o departamento de contabilidade sobre uma nova conta a pagar. Quando as vendas são feitas em uma empresa, as pessoas e departamentos envolvidos no processo de vendas podem incluir o seguinte:

1. Os vendedores inserem os pedidos do cliente no AIS.
2. A contabilidade cobra ou envia uma fatura ao cliente.
3. O armazém monta o pedido.
4. O departamento de envio envia o pedido ao cliente.
5. O departamento de contabilidade é notificado sobre um novo contas a receber, que é um IOU do cliente que normalmente é pago em 30, 60 ou 90 dias. 
6. O departamento de atendimento ao cliente rastreia o pedido e as remessas do cliente.
7. O gerenciamento usa o AIS para criar relatórios de vendas e realizar análises de custos, que podem incluir estoque, frete e custos de fabricação.

Com um AIS bem projetado, todos em uma organização podem acessar o mesmo sistema e recuperar as mesmas informações. Um AIS também simplifica o processo de relatar informações a pessoas fora da organização, quando necessário.

Por exemplo, os consultores podem usar as informações em um AIS para analisar a eficácia da estrutura de preços da empresa, observando os dados de custo, dados de vendas e receita. Além disso, os auditores podem usar os dados para avaliar os controles internos, a condição financeira e a conformidade de uma empresa com regulamentos como a Lei Sarbanes-Oxley (SOX).

O AIS deve ser projetado para atender às necessidades das pessoas que o usarão. O sistema também deve ser fácil de usar e deve melhorar, não prejudicar a eficiência.

2. Procedimentos e instruções

O procedimento e as instruções de um AIS são os métodos que ele usa para coletar, armazenar, recuperar e processar dados. Esses métodos são manuais e automatizados. Os dados podem vir de fontes internas (por exemplo, funcionários) e externas (por exemplo, pedidos online de clientes). Os procedimentos e instruções serão codificados no software AIS. No entanto, os procedimentos e instruções também devem ser “codificados” nos funcionários por meio de documentação e treinamento. Os procedimentos e instruções devem ser seguidos de forma consistente para serem eficazes.

3. Dados AIS

Um AIS deve ter uma estrutura de banco de dados para armazenar informações, como linguagem de consulta estruturada (SQL), que é uma linguagem de computador comumente usada para bancos de dados. O SQL permite que os dados que estão no AIS sejam manipulados e recuperados para fins de relatório. O AIS também precisará de várias telas de entrada para os diferentes tipos de usuários do sistema e entrada de dados, bem como diferentes formatos de saída para atender às necessidades dos diferentes usuários e vários tipos de informação.

Os dados contidos em um AIS são todas as informações financeiras pertinentes às práticas de negócios da organização. Quaisquer dados de negócios que afetem as finanças da empresa devem entrar em um AIS.

O tipo de dados incluídos em um AIS depende da natureza do negócio, mas pode consistir no seguinte:

• Ordens de venda
• Extratos de faturamento do cliente
• Relatórios de análise de vendas
• Requisições de compra
• Faturas de fornecedores
• Verificar registros
• Contabilidade geral
• Dados de inventário
• Informação de folha de pagamento
• Cronometragem
• Informação de impostos