Voucher Check
O que é um cheque de voucher?
Um cheque voucher é uma combinação de um cheque e um voucher, também conhecido como “aviso de remessa”, que inclui informações pertinentes sobre as partes da transação e, portanto, cria uma trilha de papel auditável sobre o pagamento desse cheque.
Principais vantagens
- Um cheque voucher é uma forma de pagamento oficial que cria uma trilha de auditoria sobre os detalhes de pagamento desse cheque.
- Os cheques de voucher têm três partes: o cheque, um voucher para o beneficiário e um voucher para o emissor. Antes da folha de pagamento computadorizada, eles viriam na forma de três itens perfurados de uma folha de papel padronizada.
- Os cheques de voucher são comumente usados pelo departamento de folha de pagamento de uma empresa e podem ser chamados de cheques de folha de pagamento nesse contexto.
Noções básicas sobre cheques de voucher
O cheque voucher cria uma trilha de papel para o pagamento pelo emissor do cheque. O destinatário do cheque voucher destaca uma parte do voucher e retém para manutenção de registro antes de descontar o cheque. O emissor fica com a outra parte do voucher.
Os cheques de vouchers usados em sistemas de contabilidade computadorizados têm três partes que, juntas, cabem em folhas de papel de tamanho padrão para facilitar o uso em impressoras. Os cheques são geralmente do tamanho da empresa – mais longos do que um cheque padrão, mas com a mesma largura. Uma parte é o cheque e as outras duas partes são os comprovantes do beneficiário e do emissor para seus respectivos registros. As perfurações facilitam a separação das diferentes seções.
Um voucher é um documento usado pelo departamento de contas a pagar de uma empresa para reunir e arquivar todos os documentos de suporte necessários para aprovar e rastrear o pagamento de um passivo. Um voucher é essencialmente os documentos de backup para contas a pagar, faturamento ou folha de pagamento. (Contas a pagar são contas de curto prazo devidas por empresas a vendedores e fornecedores.) O voucher é importante porque é um mecanismo de controle contábil interno que garante que todo pagamento seja devidamente autorizado e que os bens ou serviços adquiridos sejam realmente recebidos.
Quem usa cheques de voucher?
Os cheques de voucher são comumente usados pelo departamento de folha de pagamento de uma empresa e são chamados de cheques de folha de pagamento. O voucher conterá um número de voucher, nome do beneficiário, data, valor (bruto e líquido se houver deduções), assinaturas e quaisquer notas que precisem ser registradas. Para a folha de pagamento, embora o depósito direto esteja se tornando cada vez mais a norma para os funcionários pagantes, ter um backup em papel é uma prática comum.
Os fornecedores também usam cheques de voucher. Nesse caso, um cheque de voucher é emitido quando uma fatura é combinada com um pedido de compra e a documentação de que o pedido foi atendido. Além disso, para o departamento de contas a pagar, ter um arquivo de registros de comprovantes de pagamentos a fornecedores é útil para resolver disputas de pagamento e preparar livros para fechamentos internos de fim de mês.