Comprovante
O que é um voucher?
Um voucher é um documento usado pelo departamento de contas a pagar de uma empresa para reunir e arquivar todos os documentos comprovativos necessários para aprovar o pagamento de um passivo. Um voucher é essencialmente o documento de backup para contas a pagar. Contas a pagar são contas a pagar de curto prazo devidas por empresas a vendedores e fornecedores.
O voucher é importante porque é um mecanismo de controle contábil interno que garante que todo pagamento seja devidamente autorizado e que os bens ou serviços adquiridos sejam realmente recebidos.
Principais vantagens
- Um voucher é um documento usado pelo departamento de contas a pagar de uma empresa que contém os documentos de suporte para uma fatura.
- Um voucher é essencialmente o backup de documentos de contas a pagar, que são contas devidas por empresas a vendedores e fornecedores.
- Os documentos em um voucher podem incluir a fatura do fornecedor, valor devido, data de vencimento, contas do razão geral e recibos de remessa.
- Todos os valores devidos de vouchers em aberto são totalizados e o valor único é registrado como contas a pagar no balanço patrimonial.
Como funcionam os vouchers
As empresas têm várias obrigações financeiras de curto prazo com fornecedores e vendedores ao longo de um período contábil. Uma empresa pode precisar comprar estoque ou matéria-prima de fornecedores que são usados na produção de seus bens. Os fornecedores, essencialmente, concedem uma extensão de crédito à empresa permitindo que o pagamento seja feito em um futuro próximo, como 30, 60 ou 90 dias.
Um voucher é um formulário que inclui todos os documentos comprovativos que mostram o dinheiro devido e quaisquer pagamentos a um fornecedor ou vendedor por uma dívida pendente. O voucher e os documentos necessários são registrados no cadastro de vouchers. Alguns dos documentos comprovativos em um voucher podem incluir:
- Fatura do fornecedor
- Nome do fornecedor ou fornecedor a ser pago
- Condições de pagamento, como o valor devido, a data de vencimento e quaisquer descontos concedidos pelo fornecedor por pagar a fatura antecipadamente
- O pedido de compra da empresa
- Recibo mostrando que as mercadorias foram recebidas pela empresa do fornecedor
- As contas do razão geral a serem usadas para fins contábeis
- Assinaturas de representantes autorizados da empresa para compra e pagamento
- Prova de pagamento e data após o pagamento da fatura ao fornecedor
O valor total de todos os vouchers com saldos pendentes são registrados como contas a pagar no balanço patrimonial. Depois de pago o voucher, o comprovativo de pagamento é incluído no voucher e registado como voucher pago.
Como os vouchers são úteis
Os vouchers da empresa servem como uma fonte importante de evidência quando uma auditoria é realizada. Um auditor executa um conjunto de procedimentos para determinar se as demonstrações financeiras estão livres de distorção relevante. Os vouchers documentam que os bens adquiridos foram realmente recebidos, o que apóia a afirmação do auditor de que os bens e serviços registrados nas demonstrações financeiras realmente existem. Os vouchers também justificam os pagamentos em dinheiro da empresa aos fornecedores e documentam as contas do razão geral usadas para contabilizar a transação.
O uso de um sistema de vouchers também reduz o risco de funcionários em conluio para roubar ativos da empresa. As empresas empregam a segregação de funções para evitar o roubo de funcionários, o que significa que as tarefas críticas são atribuídas a diferentes pessoas dentro da organização. O voucher documenta que as tarefas são realizadas por várias pessoas e cria uma trilha de papel para que um auditor possa confirmar se as tarefas foram devidamente segregadas.
Exemplo de voucher
Um restaurante local pede carne e peixe com intervalos de alguns dias de seus vendedores. O gerente do restaurante preenche um pedido de compra de 30 libras de carne, e o proprietário rubrica o pedido de compra para aprovar o envio. Quando a remessa é recebida, o conteúdo da remessa é comparado com o pedido de compra para garantir que a remessa corresponda ao que foi pedido. O restaurante preenche um recibo de remessa para documentar o processo e o recibo de remessa é comparado com a fatura do fornecedor.
O voucher, que é uma página de rosto que explica os documentos anexados, inclui o pedido de compra, o recibo de remessa e a fatura. O valor da compra é adicionado e registrado nas contas a pagar no balanço patrimonial até o pagamento. O proprietário analisa todas as informações do voucher antes de assinar um cheque.
O comprovante também inclui as contas do razão geral usadas para registrar a transação. O restaurante, por exemplo, pode debitar a conta do estoque de carnes e creditar na conta à vista para registrar o pagamento. O recibo de pagamento e a data são registrados para mostrar que o voucher foi pago. As contas a pagar refletirão o menor saldo devido à fatura a ser paga, desde que não haja contas a pagar adicionais geradas.