Você tem duas opções para calcular a dedução de seu escritório em casa: o método padrão ou a opção simplificada, e você não precisa usar o mesmo método todos os anos. O método padrão exige que você calcule as despesas reais do escritório doméstico e mantenha registros detalhados no caso de uma auditoria.
A opção simplificada permite que você multiplique uma taxa determinada pelo IRS pela metragem quadrada do seu escritório residencial. Para usar a opção simplificada, seu escritório residencial não deve ter mais de 300 pés quadrados e você não pode deduzir depreciação ou deduções detalhadas relacionadas à residência .
A opção simplificada é uma escolha clara se você está sem tempo ou não consegue reunir bons registros de suas despesas dedutíveis de home office. No entanto, como a opção simplificada é calculada como $ 5 por pé quadrado, com um máximo de 300 pés quadrados, o máximo que você poderá deduzir é $ 1.500.
Se você quiser ter certeza de que está reivindicando a maior dedução de home office a que tem direito, calcule a dedução usando os métodos normal e simplificado. Se você escolher o método padrão, calcule a dedução usando o formulário 8829 do IRS, Despesas para Uso Comercial de Sua Casa.
Independentemente de você reivindicar ou não a dedução do escritório em casa, você pode deduzir a parte comercial de suas despesas de telefone, fax e Internet. O segredo é deduzir apenas as despesas diretamente relacionadas ao seu negócio. Por exemplo, você pode deduzir os custos relacionados à Internet para administrar um site da sua empresa.
Se você tiver apenas uma linha telefônica, não deverá deduzir toda a sua fatura mensal, que inclui uso pessoal e comercial. De acordo com o site do IRS, “Você não pode deduzir o custo do serviço telefônico local básico (incluindo quaisquer impostos) para a primeira linha telefônica que você tem em sua casa, mesmo se você tiver um escritório em casa.” No entanto, você pode deduzir 100% do custo adicional das chamadas comerciais de longa distância ou do custo de uma segunda linha telefônica dedicada exclusivamente ao seu negócio.
Você também pode deduzir os prêmios que pagou para fornecer cobertura para seu cônjuge, seus dependentes e seus filhos com menos de 27 anos no final do ano, mesmo que eles não sejam dependentes de seus impostos. Calcule a dedução usando a planilha de dedução de seguro saúde autônomo na publicação 535 do IRS.
Uma refeição é uma despesa comercial dedutível de impostos quando você está viajando a negócios, em uma conferência de negócios ou para entreter um cliente. A refeição não pode ser luxuosa ou extravagante nas circunstâncias e, no passado, você só podia deduzir 50% do custo real da refeição se mantivesse seus recibos, ou 50% do valor da refeição padrão se mantivesse registros de hora e local, e o propósito comercial de sua viagem, mas não seus recibos reais de refeição.
No entanto, a dedução foi alterada, de acordo com o Consolidated Appropriations Act, 2021, HR 133, Subsídio temporário de uma dedução total para refeições de negócios. A conta permite temporariamente uma dedução de 100% das despesas de negócios para refeições (em vez dos 50% atuais), desde que a despesa seja para alimentos ou bebidas fornecidos por um restaurante. Esta provisão é efetiva para despesas incorridas após 31 de dezembro de 2020 e expira no final de 2022.
O subsídio de refeição padrão é a taxa federal de M&IE, encontrada no site da US General Services Administration(GSA) para cada ano fiscal. O almoço que você come sozinho em sua mesa não é dedutível de impostos.
Além disso, antes da Lei de redução de impostos e empregos, as despesas com refeições e entretenimento eram consideradas em uníssono. Para os anos fiscais de 2018 e posteriores, de acordo com o site do IRS, “se alimentos ou bebidas forem fornecidos durante ou em um evento de entretenimento, e os alimentos e bebidas foram comprados separadamente do entretenimento ou o custo dos alimentos e bebidas foi declarado separadamente de o custo do entretenimento em uma ou mais contas, faturas ou recibos, você poderá deduzir os custos declarados separadamente como despesas de refeição. ” No entanto, se as refeições não forem identificadas separadamente no recibo, não podem ser deduzidas de forma alguma.
Para se qualificar como uma dedução de impostos, as viagens de negócios devem durar mais do que um dia de trabalho normal, exigir que você durma ou descanse e sejam realizadas fora da área geral de sua residência fiscal (normalmente, fora da cidade onde sua empresa está localizada).
Distribuir cartões de visita durante a despedida de solteiro de um amigo em Las Vegas não torna sua viagem dedutível do imposto de renda.
Além disso, para ser considerada uma viagem de negócios, você deve ter um propósito comercial específico planejado antes de sair de casa e deve realmente se envolver em atividades de negócios, como encontrar novos clientes, encontrar-se com clientes ou aprender novas habilidades diretamente relacionadas ao seu negócio— enquanto você está na estrada. Distribuir cartões de visita em um bar durante a despedida de solteiro de um amigo não tornará sua viagem a Las Vegas dedutível de impostos.
Mantenha registros e recibos completos e precisos de suas despesas e atividades de viagens de negócios, uma vez que essa dedução costuma ser examinada pelo IRS.
As despesas de viagem dedutíveis incluem o custo de transporte de e para seu destino (como passagem aérea), o custo de transporte em seu destino (como aluguel de carro, passagem de Uber ou passagens de metrô), hospedagem e refeições.
Você não pode deduzir despesas exageradas ou extravagantes, mas também não precisa escolher as opções mais baratas disponíveis. Não se esqueça de que você, e não seus colegas contribuintes, arcará com a maior parte de suas despesas de viagem, portanto, é do seu interesse mantê-las razoáveis.
Suas despesas de viagem a negócios são 100% dedutíveis, exceto para refeições, que são limitadas a 50%. Se a sua viagem combina negócios com prazer, as coisas ficam muito mais complicadas; em poucas palavras, você só pode deduzir as despesas relacionadas à parte de negócios de sua viagem.
Se o seu cônjuge (que não trabalha para você como funcionário) se juntar a você em uma viagem de negócios, por exemplo, você só poderá deduzir a parte dos custos de hospedagem e transporte que seriam incorridos se você tivesse viajado sozinho. Não se esqueça que a parte de negócios de sua viagem também precisa ser planejada com antecedência.
7. Uso do veículo
Quando você usa seu carro para negócios, suas despesas com essas viagens são dedutíveis do imposto de renda. Certifique-se de manter registros excelentes da data, quilometragem e propósito de cada viagem, e não tente alegar que as viagens de carro pessoal são viagens de negócios.
Você pode calcular sua dedução usando a taxa de milhagem padrão determinada anualmente pelo IRS ou suas despesas reais.
As taxas de milhagem padrão são 57,5 centavos por milha em 2020 e 56 centavos por milha em 2021.1516
Usar a taxa de quilometragem padrão é mais fácil porque requer o mínimo de manutenção de registros e cálculos. Basta anotar as milhas comerciais que você dirige e as datas em que as dirige. Em seguida, multiplique o total de milhas anuais de negócios pela taxa de milhagem padrão. Este valor é sua despesa dedutível.
Para usar o método de despesa real, você deve calcular a porcentagem de condução que você dirigiu durante todo o ano, bem como o custo total de operação do seu carro, incluindo depreciação, gasolina, trocas de óleo, taxas de registro, reparos e seguro do carro. Se você gastou $ 3.000 em despesas operacionais do carro e o usou para negócios 10% do tempo, sua dedução seria de $ 300.
Se você quiser usar a taxa de quilometragem padrão em um carro que possui, precisará usar esse método no primeiro ano em que o carro estiver disponível para uso em sua empresa. Nos anos posteriores, você pode optar por usar a taxa de milhagem padrão ou mudar para despesas reais. Se você estiver alugando um veículo e desejar usar a taxa de milhagem padrão, deverá usar a taxa de milhagem padrão em cada ano do período de locação.
Tal como acontece com a dedução do escritório doméstico, pode valer a pena calcular a sua dedução de ambas as formas para que possa reivindicar o montante maior.
8. Juros
Os juros de um empréstimo comercial de um banco são despesas comerciais dedutíveis do imposto. Se um empréstimo for usado para fins comerciais e pessoais, a parte comercial da despesa de juros do empréstimo é alocada com base na alocação dos recursos do empréstimo.
Você precisará acompanhar o desembolso de fundos para vários usos, se todo o empréstimo não for usado para atividades relacionadas a negócios. Os juros do cartão de crédito não são dedutíveis do imposto quando você incorre em juros para compras pessoais, mas quando os juros se aplicam a compras comerciais, eles são dedutíveis do imposto.
Dito isso, é sempre mais barato gastar apenas o dinheiro que você já tem e não incorrer em nenhuma despesa de juros . Uma dedução de impostos devolve apenas parte do seu dinheiro, não todo ele, portanto, evite pedir dinheiro emprestado. Para algumas empresas, porém, o empréstimo pode ser a única maneira de começar a funcionar, de sustentar o negócio em períodos de baixa ou de aceleração em períodos de maior movimento.
9. Publicações e assinaturas
O custo de revistas especializadas, periódicos e livros diretamente relacionados ao seu negócio é dedutível do imposto de renda. Um jornal diário, por exemplo, não seria específico o suficiente para ser considerado uma despesa comercial. Uma assinatura do “Nation’s Restaurant News” seria dedutível de impostos se você fosse o proprietário de um restaurante, e o conjunto de centenas de dólares “Modernist Cuisine” de Nathan Myhrvold é uma compra de livro legítima para um chef pessoal autônomo e sofisticado.
10. Educação
Quaisquer despesas com educação que você deseja deduzir devem estar relacionadas à manutenção ou ao aprimoramento de suas habilidades para o seu negócio existente. O custo das aulas de preparação para uma nova linha de trabalho não é dedutível.
Se você é um consultor imobiliário, fazer um curso chamado ” Análise de Investimento Imobiliário ” para aprimorar suas habilidades seria dedutível de impostos, mas uma aula sobre como ensinar ioga não seria.
11. Seguro Empresarial
Você paga prêmios para qualquer tipo de seguro para comercial ou seguro de responsabilidade comercial? Nesse caso, você pode deduzir seus prêmios.
Algumas pessoas não gostam de pagar prêmios de seguro porque os consideram um desperdício de dinheiro se nunca precisarem fazer uma reclamação. A dedução do imposto de renda do seguro empresarial pode ajudar a amenizar essa antipatia.
12. Aluguel
Se você alugar um espaço de escritório, poderá deduzir o valor que paga pelo aluguel. Você também pode deduzir valores pagos por qualquer equipamento que alugar. E se você tiver que pagar uma taxa para cancelar um arrendamento comercial, essa despesa também é dedutível.
Mas você não pode deduzir despesas de aluguel em nenhuma propriedade que você possui, mesmo parcialmente. Além disso, o valor do aluguel deve ser razoável. A necessidade de um teste de razoabilidade geralmente surge quando você e o proprietário são parentes, mas o aluguel é considerado razoável se for a mesma quantia que você pagaria a um estranho.
13. Custos de inicialização
O IRS geralmente exige que você deduza as despesas principais ao longo do tempo como despesas de capital, em vez de todas de uma vez. No entanto, você pode deduzir até $ 5.000 em custos de abertura de negócios no primeiro ano de comércio ou negócios ativos.
Exemplos de custos iniciais dedutíveis de impostos incluem pesquisa de mercado e custos relacionados a viagens para iniciar seu negócio, localização de negócios em potencial, publicidade, honorários advocatícios e honorários contábeis.
A dedução de $ 5.000 é reduzida pelo valor de seu custo inicial total exceder $ 50.000. Se você abrir uma corporação ou LLC para o seu negócio, poderá deduzir até US $ 5.000 a mais em custos organizacionais, como taxas de processos estaduais e taxas legais.
Os honorários profissionais de consultores, advogados, contadores e similares também são dedutíveis a qualquer momento, mesmo que não sejam custos iniciais.
Despesas comerciais, como compra de equipamentos ou veículos, não são consideradas custos iniciais, mas podem ser depreciadas ou amortizadas como despesas de capital.
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14. Publicidade
Você paga por anúncios no Facebook ou Google, um outdoor, um comercial de TV ou panfletos enviados? Os custos em que você incorre para anunciar sua empresa são dedutíveis de impostos.
Você pode até deduzir o custo da publicidade que incentiva as pessoas a doar para instituições de caridade, ao mesmo tempo em que coloca o nome da sua empresa perante o público na esperança de conquistar clientes. Uma placa anunciando “Holiday Toy Drive patrocinada pela Robert’s Hot Dogs”, por exemplo, seria dedutível nos impostos.
15. Contribuições para o plano de aposentadoria
Uma dedução que você pode fazer ao abrir uma empresa e que é especialmente válida é a dedução decontribuições para SEP-IRAs, SIMPLE IRAs e solo 401 (k) s reduzem sua conta de impostos agora e ajudam você a acumular ganhos de investimento com impostos diferidos para mais tarde.
Para o ano fiscal de 2020 e 2021 , por exemplo, você poderia contribuir com até $ 19.500 em salário diferido (ou $ 26.000, com a contribuição de atualização de $ 6.500, se você tiver 50 anos ou mais).
Além disso, você pode contribuir com outros 25% de seus rendimentos líquidos de trabalho autônomo depois de deduzir metade do imposto de trabalho autônomo e das contribuições para si mesmo. As contribuições máximas totais não podem exceder $ 57.000 para 2020 e $ 58.000 para 2021 (sem contar as contribuições de recuperação de $ 6.500, se elegível) para ambas as categorias de contribuição, com umautônomo 401 (k).
Os limites de contribuição variam de acordo com o tipo de plano e o IRS ajusta os máximos anualmente. É claro que você não pode contribuir com mais do que ganha, e esse benefício só o ajudará se você tiver lucros suficientes para aproveitá-lo.
The Bottom Line
A maioria das deduções fiscais para pequenas empresas é mais complicada do que esta breve visão geral descreve – afinal, trata-se do Código Tributário dos Estados Unidos – mas agora você tem uma boa introdução ao básico.
Existem mais deduções disponíveis do que as listadas aqui, mas essas são algumas das maiores. Suprimentos de escritório, taxas de processamento de cartão de crédito, taxas de preparação de impostos e reparos e manutenção de propriedades e equipamentos comerciais também são dedutíveis.
Ainda assim, outras amortizadas, o que significa que você pode deduzir uma pequena quantia do custo a cada ano durante vários anos.
Lembre-se, sempre que você não tiver certeza se um custo é uma despesa comercial legítima, pergunte-se: “Esta é uma despesa comum e necessária em meu ramo de trabalho?” Esta é a mesma pergunta que o IRS fará ao examinar suas deduções se você for auditado. Se a resposta for não, não faça a dedução.
E se você não tiver certeza, procure ajuda profissional com a declaração de imposto de renda de um contador público certificado (CPA).