Solicitação de proposta (RFP)
O que é uma solicitação de proposta (RFP)?
Uma solicitação de proposta (RFP) é um documento comercial que anuncia um projeto, o descreve e solicita propostas de contratantes qualificados para concluí-lo. A maioria das organizações prefere lançar seus projetos usando RFPs, e muitos governos sempre os usam.
Ao utilizar uma RFP, a entidade solicitante das licitações é responsável por avaliar a viabilidade das licitações apresentadas, a saúde financeira das empresas licitantes e a capacidade de cada licitante em realizar o projeto.
Principais vantagens
- Uma solicitação de proposta (RFP) é um anúncio de projeto publicado publicamente por uma organização, indicando que são feitas licitações para contratados para concluir o projeto.
- A RFP define o projeto, tanto para a empresa que o emite como para as empresas que o respondem.
- A RFP descreve o projeto, seus objetivos e a organização que o está patrocinando e descreve o processo de licitação e os termos do contrato.
- RFPs são usados pela maioria das agências governamentais e muitas empresas e organizações privadas.
- A alternativa é um processo menos formal que pode falhar em identificar o melhor fornecedor e o melhor plano para realizar um projeto.
Compreendendo uma solicitação de proposta (RFP)
RFPs são usados para projetos complexos, muitas vezes exigindo uma série de subcontratados. Eles descrevem a organização que está emitindo a RFP, o escopo do projeto que está sendo realizado e os critérios para avaliar as inscrições. Eles também descrevem o processo de licitação e os termos do contrato.
Os pedidos incluem uma declaração de trabalho descrevendo as tarefas a serem executadas pelo licitante vencedor e o cronograma para a conclusão da obra.
As RFPs também aconselham os licitantes sobre como preparar propostas, com orientações específicas sobre como as propostas devem ser formatadas e apresentadas. Geralmente, incluem instruções sobre quais informações o licitante deve incluir e o formato desejado.
A proposta não deve ser tão detalhada que atrapalhe a criatividade do empreiteiro, ou tão vaga que o empreiteiro fique perplexo.
A maioria das RFPs é emitida por agências governamentais e outras organizações do setor público. Geralmente, eles são obrigados a abrir a concorrência entre empresas privadas e eliminar o preconceito do processo. As agências desejam garantir que obtenham a oferta mais baixa e mais competitiva.
No entanto, qualquer organização privada ou pública pode lançar uma RFP para obter vários lances e uma variedade de perspectivas sobre o projeto.
Por exemplo, uma empresa que deseja alterar seu processo de relatório de um sistema baseado em papel para um sistema baseado em computador pode fazer uma solicitação de proposta de hardware, software e um programa de treinamento de usuário para estabelecer e integrar o novo sistema ao o negócio. Um processo de licitação pode dar a eles uma visão melhor das alternativas disponíveis.
Requisitos para uma solicitação de proposta (RFP)
As agências governamentais ou outras entidades podem ser obrigadas a emitir solicitações de propostas para fornecer concorrência plena e aberta e reduzir o custo de uma solução. Aceitar uma proposta que atende melhor às especificações nem sempre significa o lance de preço mais baixo.
Criar habilmente uma solicitação de proposta pode garantir o sucesso ou o fracasso da solução resultante. Se os requisitos especificados forem muito vagos, o licitante pode não projetar e implementar uma solução adequada para o problema. Se os requisitos forem muito detalhados e restritivos, a inovação dos licitantes pode ser limitada.
O processo de RFP começa com a redação de uma solicitação de proposta. Os licitantes analisam a solicitação e enviam sugestões de melhoria. Depois de implementar o feedback, a solicitação final de proposta é emitida. Os licitantes então submetem suas propostas.
O cliente restringe a seleção a um pequeno grupo de licitantes e entra em negociações sobre preços e detalhes técnicos. O cliente pode solicitar aos demais licitantes que apresentem uma oferta melhor e final antes de assinar o contrato. O contrato é então apresentado à empresa que oferece a melhor solução para o problema.
Benefícios de uma solicitação de proposta (RFP)
Uma RFP é, em parte, um anúncio. Ele anuncia que um projeto está em andamento e abre a porta para candidatos qualificados que podem realizar o trabalho.
No governo, a RFP tem sido adotada como forma de garantir que o clientelismo seja removido como fator de recompensa de contratos. Isso também abre o processo para a competição, que pode manter os custos do projeto mais baixos.
A alternativa a uma RFP é um processo menos formal que exige que um gerente de projeto pesquise e identifique fornecedores potenciais para um projeto. Dependendo de quão exaustiva é a pesquisa, as respostas potenciais podem ser limitadas.É menos provável que novos fornecedores e respostas inovadoras sejam descobertos.
RFP vs. RFQ vs. RFI
Uma solicitação de proposta (RFP), solicitação de cotação (RFQ) e solicitação de informações (RFI) são três tipos distintos de documentos que as empresas e outras entidades usam para chegar à comunidade empresarial para fornecedores ou empreiteiros que possam ser capazes trabalhar com.
- Uma solicitação de proposta, conforme observado acima, anuncia um projeto específico que está planejado e solicita contratantes capazes de realizar o trabalho.
- Uma solicitação de cotação (RFQ) é uma solicitação enviada a vários fornecedores em busca de propostas para um contrato de fornecimento de produtos ou serviços específicos. A solicitação deve especificar a qualidade e quantidade necessárias e o momento desejado pela empresa ou organização.
- Uma solicitação de informações (RFI) é uma solicitação aos fornecedores de informações por escrito sobre os produtos e serviços que eles podem fornecer. Pode ser usado para reunir informações para um banco de dados de fornecedores para referência futura.
Exemplo de solicitação de proposta (RFP)
Digamos, por exemplo, que a Federal Railroad Administration emita uma solicitação de propostas para financiar, projetar, construir, operar e manter um sistema ferroviário de alta velocidade.
As partes interessadas apresentam propostas que atendem aos requisitos descritos no documento. Com base nas propostas recebidas dentro do prazo, a Secretaria de Transportes constitui comissões para posterior análise e desenvolvimento das propostas.
O DOT escolhe a proposta mais abrangente aos seus objetivos e contrata a empresa para a execução da obra.
Uma análise de uma RFP detalhada
Este exemplo de RFP de uma organização sem fins lucrativos mostra o nível de detalhes necessário, neste caso, para uma proposta de reforma do site da organização. A proposta descreve o projeto, fornece uma visão geral da organização e define seus objetivos para seu site. Também detalha os produtos e serviços que devem ser fornecidos e define com alguns detalhes o conteúdo, design e funcionalidade do site proposto.
A amostra é fornecida pela TechSoup, um site que fornece uma biblioteca de informações de como fazer e amostras de RFPs para organizações sem fins lucrativos.
Perguntas frequentes sobre solicitação de proposta (RFP)
Aqui estão as respostas para algumas perguntas frequentes sobre RFPs.
O que significa RFP?
Uma solicitação de proposta (RFP) é uma solicitação aberta de propostas para concluir um novo projeto proposto pela empresa ou outra organização que o emite. O objetivo é abrir a competição e encorajar uma variedade de propostas alternativas que podem ser consideradas pelos planejadores do projeto.
Quais são os requisitos de RFP?
Uma RFP deve descrever e definir o projeto em detalhes suficientes para atrair respostas viáveis.
O licitante em potencial deve ser capaz de compreender a natureza do negócio e os objetivos que deseja atingir com o projeto. O projeto deve ser definido com detalhes suficientes para que o licitante compreenda claramente seu escopo e todos os produtos e serviços que devem ser fornecidos para sua execução. O formato das propostas esperadas também deve ser detalhado. Respostas uniformes são necessárias para comparar e contrastar ofertas.
As RFPs seguem um formato bastante rígido, embora esse formato possa variar entre as agências e empresas que as elaboram. Esta amostra do Center for Planning Excellence em Baton Rouge, Louisiana, mostra os elementos em uma RFP típica, que inclui uma introdução e um histórico, uma descrição dos resultados e informações sobre os critérios de seleção.
Qual é a diferença entre RFP e RFQ?
Digamos que uma loja de ferragens esteja expandindo seu departamento de suprimentos de jardinagem e precise encontrar os fornecedores necessários para preencher suas prateleiras. Ele pode enviar uma solicitação de cotação (RFQ) a vários fornecedores potenciais de produtos de jardinagem. As respostas permitir-lhe-ão relacionar-se com um ou mais fornecedores da quantidade e qualidade dos bens de que necessita, a um preço que lhe seja estabelecido.
Quando uma empresa ou outra organização envia um RFQ, ela sabe exatamente o que precisa e está procurando o melhor ou mais fornecedores.
Uma RFP é um processo mais aberto. A empresa ou organização está procurando empreiteiros qualificados para realizar um novo projeto. O projeto e seus objetivos são definidos em alguns detalhes, mas há espaço para criatividade nas respostas. Por exemplo, uma RFP para um parque infantil pode permitir que o empreiteiro proponha o layout, o equipamento e as amenidades precisos que o parque pode conter.
Quando você usaria uma RFP?
Grandes e pequenas empresas tendem a ter recursos suficientes para manter as operações atuais. Se quiserem assumir um novo projeto, não têm nem os recursos nem os conhecimentos disponíveis para adicioná-lo à carga de trabalho.
Nesses casos, a RFP oferece à empresa uma maneira eficiente de recrutar o conhecimento de que precisam para realizar o projeto.
O que acontece após a RFP?
O RFP é seguido pelo Ps. As propostas são submetidas para revisão. Dependendo do tamanho e escopo do projeto, esta revisão pode ser um processo de vários níveis envolvendo vários comitês. As agências governamentais, em particular, não são conhecidas por se movimentarem com agilidade.
Por mais tempo que demore, o processo de revisão é usado para restringir as propostas a alguns finalistas, que podem ser solicitados a enviar informações adicionais com vistas a uma seleção final e uma data de início do projeto.
The Bottom Line
A RFP define o projeto, tanto para a empresa que o emite como para as empresas que o respondem. Uma RFP bem escrita transmite a intenção por trás da proposta e garante que o resultado final atenderá às expectativas.
Também garante um processo aberto. Idealmente, vários licitantes responderão. Isso dá à organização a oportunidade de estudar uma variedade de abordagens e preços e escolher aquele que melhor atende às suas necessidades.