Plano de Reembolso
O que é um plano de reembolso?
Um termo genérico para vários tipos de planos que reembolsam os funcionários por vários tipos de despesas relacionadas ao trabalho. Essas despesas podem incluir despesas médicas, automóveis, viagens, refeições e entretenimento. Os planos de reembolso são instituídos pelos empregadores a fim de permitir que eles paguem por um valor mais preciso das despesas incorridas do funcionário, em vez de ter que fornecer um amplo subsídio ou aumento na remuneração para cobri-las.
Compreendendo o plano de reembolso
Os planos de reembolso podem assumir várias formas, como planos contábeis e não responsabilizáveis, benefícios de minimis adicionais ou milhas para automóveis e despesas de viagem. Os funcionários não podem aceitar deduções pessoais de qualquer tipo para despesas cobertas por um plano de reembolso. Os funcionários devem enviar registros detalhados de despesas por meio de registros ou recibos para que os empregadores possam deduzir os reembolsos.
A Publicação 535 do IRS, Despesas Comerciais, declara o seguinte: “Para ser dedutível, uma despesa comercial deve ser normal e necessária. Uma despesa normal é aquela que é comum e aceita em seu setor. Uma despesa necessária é aquela que é útil e apropriada para o seu comércio ou negócio. Uma despesa não precisa ser indispensável para ser considerada necessária.
Certos estados, como a Califórnia, exigem que os empregadores reembolsem as despesas razoáveis relacionadas ao trabalho dos funcionários, e quaisquer reembolsos de despesas recebidos não precisam ser relatados como salários ou receita. Mas, para que isso aconteça, os empregadores devem pré-estabelecer um plano de prestação de contas por escrito e os funcionários apresentar as despesas devidamente documentadas sob esse plano. Isso é para garantir que os registros de despesas sejam mantidos de maneira adequada, de maneira oportuna e precisa. Muitas empresas têm contadores ou advogados trabalhistas que comprovam as despesas e garantem relatórios e deduções corretos.
Uma análise de alguns exemplos comuns de despesas do local de trabalho que exigiriam o reembolso do empregador incluem o seguinte:
- Transporte: O custo de qualquer viagem relacionada ao trabalho, incluindo despesas com veículos, refeições, hospedagem e quaisquer despesas de entretenimento que atendam aos critérios detalhados naPublicação 463 do IRS, Despesas de Viagem, Entretenimento, Presente e Carro. Um grande número de empregadores reembolsará os funcionários que usarem seus veículos pessoais para fins comerciais a uma taxa de milhagem padrão, que é definida anualmente pelo IRS. Por exemplo, a taxa de milhagem federal padrão para empresas em 2021 é de 56 centavos por milha (57,5 centavos por milha em 2020). Geralmente, as despesas rotineiras de deslocamento entre a casa e o local de trabalho de um funcionário não são consideradas reembolsáveis.
- Suprimentos : Quaisquer bens necessários que um funcionário adquira podem ser reembolsados ao custo, desde que sejam reembolsados de acordo com um plano de contabilidade.
- Refeições e entretenimento : os custos com refeições e entretenimento incorridos na residência fiscal de um funcionário são reembolsáveis, mas apenas se as refeições / entretenimento em questão tiverem fins comerciais comprováveis.