Confirmação Positiva
O que é confirmação positiva?
A confirmação positiva é uma consulta de auditoria que exige que o cliente responda, confirmando a precisão de um item. A confirmação positiva exige prova de exatidão, afirmando que as informações originais estavam corretas ou fornecendo as informações corretas, se incorretas.
Principais vantagens
- A confirmação positiva é uma consulta de auditoria que exige que o cliente responda, confirmando a precisão de um item.
- A confirmação positiva requer prova de precisão, afirmando que as informações originais estavam corretas ou fornecendo as informações corretas, se incorretas.
- As confirmações positivas são usadas para verificar os valores de passivos, investimentos, contas bancárias, contas a receber e contas a pagar.
Compreendendo a confirmação positiva
A confirmação positiva faz parte dos procedimentos de confirmação que os auditores usam para confirmar informações específicas. O destinatário da carta deve responder para confirmar a exatidão ou fornecer informações e enviá-las de volta ao auditor. Alguns exemplos das informações exigidas dos auditores incluem a confirmação do seguinte:
- Os valores e descrições de vários tipos de passivos
- Informações da conta bancária, incluindo saldos
- Tipos e valores de estoque
- Investimentos ou títulos
- Cópias de faturas de vendas para garantir que as vendas foram feitas
- Informações ou cópias das faturas de remessa para garantir que os produtos foram enviados
Análise de Confirmação
Os auditores também usam cartas de confirmação positiva para verificar contas a pagar e contas a receber ou empresas. Contas a pagar são dívidas de curto prazo devidas pelas empresas a seus fornecedores. As contas a receber representam o dinheiro devido pelos clientes de uma empresa pela venda de mercadorias. As contas a receber e a pagar normalmente têm prazos de pagamento de 30, 60 ou 90 dias – o que significa que o pagamento precisa ser feito dentro desse prazo.
Um auditor pode verificar a precisão dos registros de contas a receber que estão sendo examinados, determinando se os registros refletem com precisão as transações que ocorreram entre a empresa e seus clientes. O contato direto com os clientes ajuda os auditores a verificar se as contas listadas realmente existem, se os saldos apresentados como devidos estão corretos e se os pagamentos marcados como recebidos são verdadeiros.
As contas a receber são ativos de curto prazo e podem ser utilizadas pelas empresas como garantia na obtenção de empréstimos ou financiamentos junto a bancos. Por isso, é importante que os recebíveis sejam auditados para confirmar se as vendas foram realizadas, bem como se os recursos das vendas estão sendo cobrados no prazo.
Se uma empresa deseja auditar seus registros de contas a pagar, ela deve revisar qualquer saída de fundos associada a obrigações de dívida ou pagamentos de credores. O processo pode exigir uma revisão do faturamento e uma reconciliação desses valores com os pagamentos que foram registrados como efetuados. Além disso, a empresa pode escolher combinar os valores acima mencionados com retiradas reais de contas de pagamento para confirmar a precisão.
Muitas startups de fintech surgiram para resolver a digitalização desse processo. Taulia, Tipalti, C2F0 e Liquidx são nomes que operam as soluções de digitalização de contas a pagar e contas a receber. Esses serviços abrem portas de simplificação, bem como desafios para questões de auditoria e confirmação positiva.
Confirmação positiva vs. negativa
Embora a confirmação positiva exija informações de apoio, apesar da precisão dos registros originais, a confirmação negativa exige uma resposta apenas se houver uma discrepância. Durante uma solicitação de confirmação negativa, uma empresa pode ser solicitada a confirmar se o saldo da conta está listado em um valor específico, como $ 100.000. Se o saldo da conta atual for de $ 100.000, nenhuma ação adicional será necessária.
Se o saldo for diferente, informações adicionais devem ser fornecidas para explicar a diferença. As cartas de confirmação negativa também são usadas para verificar se o destinatário deseja cancelar um evento descrito na carta.
A confirmação negativa é mais comumente usada se os registros do indivíduo ou da empresa são geralmente considerados altamente precisos. Normalmente, acredita-se que a empresa que recebe uma confirmação negativa tem requisitos internos e práticas comerciais rigorosos. Como resultado, a confirmação negativa é muito menos custosa e demorada para os auditores, uma vez que eles geralmente precisam enviar apenas uma carta.
Por outro lado, as solicitações de confirmação positiva são mais envolvidas, uma vez que os registros financeiros devem ser fornecidos, mesmo se as informações originais na carta estiverem corretas. Além disso, as solicitações de confirmação positiva são mais prováveis de serem usadas se houver suspeita de erros nos livros da empresa. No entanto, uma carta de confirmação positiva é mais comum em transações complexas, pois é mais precisa e garante que todos estejam na mesma página – ou tenham as mesmas informações financeiras. Em empréstimos, por exemplo, os auditores usam confirmações positivas para bancos e empresas para determinar o valor exato de uma dívida.
Como resultado, uma confirmação positiva tende a ser uma representação melhor das informações financeiras do que uma confirmação negativa, pois é uma solicitação explícita que foi retornada pelo destinatário. Se surgir alguma disputa, uma confirmação positiva é uma evidência física de que a informação foi confirmada.
Exemplo de confirmação positiva
Se uma pessoa física ou jurídica for selecionada para uma auditoria pelo Internal Revenue Service (IRS), o contribuinte deve produzir registros para confirmar as informações listadas nas declarações de impostos selecionadas. A auditoria pode incluir uma solicitação de confirmação positiva para todas as fontes de receita, verificação das deduções aplicáveis feitas e prova dos ganhos ou perdas reivindicados.
Mesmo que as informações exigidas para a auditoria correspondam ao que foi relatado, todas as evidências devem ser apresentadas para atender aos requisitos da auditoria.