Trocos

O Internal Revenue Service (IRS) recomenda a apresentação de comprovantes de caixa e anexá-los aos recibos para registrar e documentar as despesas de caixa pequeno.

Reconciliar o caixa pequeno

O fundo de caixa é reconciliado periodicamente para verificar se o saldo do fundo está correto. Normalmente, quando o saldo do caixa para pequenas despesas cai para um nível predefinido, o custodiante solicita dinheiro adicional do caixa. Nesse momento, o total de todas as receitas é calculado para garantir que corresponda aos fundos desembolsados ​​da caixa para pequenas despesas. Se novos fundos forem necessários, o caixa preenche um novo cheque para financiar a caixa para pequenas despesas e recebe, em troca, os recibos das compras que esgotaram o dinheiro.

O processo de reconciliação garante que o saldo remanescente do fundo seja igual à diferença entre o saldo original menos os encargos detalhados nos recibos e faturas. Se o saldo remanescente for menor do que deveria, existe uma escassez. Se o saldo remanescente for maior do que deveria, há um excedente. Embora possa haver pequenas variações, quando desequilibrado, a fonte da discrepância deve ser identificada e corrigida.

Caixa pequeno vs. caixa disponível

“Caixa pequeno” e “dinheiro em caixa” soam muito parecidos e se sobrepõem. Dos dois, ” dinheiro em caixa ” é o termo mais genérico.

Caixa para pequenas despesas refere-se especificamente a dinheiro – literalmente, moedas e notas – que uma empresa mantém em mãos para pequenos gastos, geralmente porque é mais simples e mais conveniente / prático do que usar um cheque ou cartão de crédito.

Dinheiro em caixa é qualquer dinheiro acessível que a empresa ou fundos líquidos tenham. Pode ser na forma de dinheiro real, como quantias que você ainda não depositou no banco ou notas e moedas menores que você mantém na caixa registradora para fazer troco aos clientes. Nesse sentido, a diferença do dinheiro para pequenas despesas refere-se a onde você está mantendo o dinheiro e como o está usando – com o dinheiro para pequenas despesas sendo mais para necessidades / despesas internas de negócios dos funcionários, e dinheiro em caixa se referindo aos fundos recebidos de ou ser reembolsado aos clientes.

Mas dinheiro em caixa tem um significado mais amplo, como um termo contábil. No mundo financeiro, também se refere aos ativos altamente líquidos de uma empresa – fundos em conta corrente ou outras contas bancárias, fundos do mercado monetário, instrumentos de dívida de curto prazo ou outros equivalentes de caixa. Embora não seja literalmente dinheiro, é dinheiro que pode ser acessado fácil e rapidamente, e é por isso que está “disponível”.

Resumindo: todo dinheiro para pequenas despesas é uma forma de dinheiro em caixa, mas não o dinheiro em caixa é uma forma de caixa para pequenas despesas.

Vantagens e desvantagens do caixa pequeno

O dinheiro para pequenas despesas tem suas vantagens. O dinheiro, em muitos casos, continua sendo a maneira mais rápida, simples e fácil de pagar pelas coisas. Funciona bem para cobrir pequenas despesas improvisadas – como uma gorjeta para o garoto entregando pizzas no almoço ou o táxi para casa para funcionários que trabalham até tarde. Ele evita o incômodo de reembolsar pessoas ou esperar que elas paguem do próprio bolso por itens relacionados ao trabalho.

O dinheiro para pequenas despesas também pode servir para despesas frequentes, mas mundanas, como leite para a geladeira do escritório, selos ou material de limpeza.

Embora não deva ser uma prática habitual, o dinheiro para pequenas despesas pode ser usado para fazer trocos para os clientes, se a caixa estiver acabando.

Por outro lado, a conveniência do dinheiro para pequenas despesas também pode torná-lo um problema e um risco. O dinheiro é difícil de garantir e impossível de rastrear; é muito fácil que as contas desapareçam sem deixar rastros – mesmo que você tenha estabelecido um sistema cuidadoso de recibos ou vouchers.

Isso nos leva a outra desvantagem dos fundos para pequenas despesas: mantê-los, manter registros e reconciliá-los regularmente, tudo envolve trabalho extra para alguém. Na melhor das hipóteses, é um pouco incômodo em empresas maiores que têm um gerente de escritório ou departamento de contabilidade; na pior das hipóteses, pode ser um fardo real para as pequenas empresas.

Na terceira década do século 21, estimulada parcialmente pela pandemia COVID-19, as transações comerciais estão cada vez mais sem dinheiro – mesmo em pequenos varejistas e restaurantes, onde as compras tradicionalmente dependem fortemente de moedas. Portanto, o dinheiro para pequenas despesas é realmente um conceito antiquado, acusam alguns críticos. Entre cartões de crédito, cartões de débito, serviços de pagamento como Venmo ou Paypal, carteiras eletrônicas e outras maneiras sem contato de comprar coisas, existem muitas alternativas que são tão baratas e convenientes quanto dinheiro – com as vantagens adicionais de serem rastreáveis, seguras e menos sujeito a roubo.

O aspecto da segurança costuma ser importante para as pequenas empresas, que há muito temem que guardar dinheiro seja um convite ao crime.

Prós

• Conveniente, fácil de entender

• Imediatamente acessível; sem necessidade de planejamento / autorização prévia

• Bom para emergências / necessidades improvisadas