Pagamentos de diárias
O que são pagamentos de diárias?
Pagamentos de diárias são As despesas comerciais geralmente incluem acomodação, transporte, alimentação e qualquer outra despesa incidental. Per diem – o termo latino para “por dia” – também pode se referir a um sistema de remuneração estrutural em que um funcionário é pago por dia, em vez de por hora ou mês.
Principais vantagens
- Pagamentos de diárias são diárias pagas aos funcionários para cobrir custos incorridos durante uma viagem de negócios.
- Os pagamentos diários são úteis quando os funcionários acumulam despesas anuais de negócios, como hospedagem, refeições, viagens e assim por diante.
- As empresas podem oferecer diárias na forma de cartões de crédito da empresa, cobertura total ou parcial de despesas ou diárias fixas.
- A maioria das empresas usa a taxa padrão definida pelo governo federal como uma diretriz para suas diárias.
Noções básicas sobre pagamentos de diárias
Os pagamentos diários são úteis para alguns cargos que exigem longas viagens, fazendo com que os funcionários acumulem despesas anuais de negócios, como acomodações, refeições, viagens e assim por diante. As empresas têm diferentes sistemas em vigor para cobrir essas despesas:
- Cartões de crédito da empresa : algumas empresas emitem cartões de crédito para seus funcionários. Isso permite que eles paguem imediatamente pelas despesas comerciais durante o trabalho, sem incorrer em despesas por conta própria.
- Cobertura total ou parcial de despesas : embora algumas empresas cubram totalmente as despesas dos funcionários, algumas empresas oferecem apenas pagamentos diários para despesas parciais – especificamente para coisas como hospedagem, alimentação e viagens.
- Valores fixos : muitas empresas oferecem aos seus funcionários uma taxa diária fixa específica. Espera-se que os funcionários cubram todos ou parte de seus custos com esta diária.
O pagamento de diárias também se refere à estrutura de remuneração recebida por alguns trabalhadores. Os trabalhadores em regime de per diem recebem seus salários por dia ou pela quantidade de trabalho realizado. Esses tipos de trabalhadores geralmente têm contratos temporários ou de curto prazo, em oposição aos empregos de tempo integral. Trabalhadores de saúde e professores substitutos são exemplos de trabalhadores com plano de pagamento de diárias.
Considerações Especiais
As diárias para a maioria dos funcionários do governo federal são definidas pela US General Services Administration (GSA). As empresas com uma política de pagamento de diárias para despesas comerciais usam essa taxa de diária federal como diretriz. As tarifas padrão para viagens domésticas e internacionais entram em vigor em 1º de outubro de cada ano. Embora as taxas definidas pelo governo dos Estados Unidos sejam baseadas no custo de vida na cidade de uma empresa, ele pode definir suas taxas mais altas ou mais baixas do que a taxa padrão.
Pagamentos de diárias maiores que a taxa padrão exigem que o funcionário pague imposto sobre o valor excedente. O pagamento em excesso está incluído no Quadro 12 do Formulário W-2. Deixar de apresentar um relatório de despesas de negócios ao empregador dentro de 60 dias geralmente resulta em um pagamento de imposto sobre o desembolso integral da diária.
Os funcionários são obrigados a pagar impostos sobre qualquer valor acima da taxa diária padrão.
Os pagamentos de diárias não fazem parte do salário de um funcionário se o pagamento for igual ou inferior à taxa de diária federal e o funcionário apresentar um relatório de despesas comerciais ao empregador. Os pagamentos são geralmente contabilizados como renda não tributável para os funcionários e são mostrados separadamente da renda tributável no Formulário W-2. O relatório de despesas de negócios deve ser submetido ao empregador no prazo de 60 dias após a conclusão da viagem e deve detalhar o propósito da viagem, data e local, juntamente com os recibos das despesas pagas do bolso.
Diárias para indivíduos autônomos
Os autônomos só podem usar uma taxa diária para o custo das refeições. Como outros funcionários, os autônomos devem manter um registro dos relatórios de despesas mostrando a data, o local e o propósito da viagem de negócios. Mantendo recibos também pode ser necessária, embora nos casos em que eles não são, ainda é uma boa idéia para prendê-los.
Tipos de pagamentos de diárias
As empresas lidam com os pagamentos diários de maneira diferente. Conforme observado acima, eles podem emitir cartões de crédito, cobrir despesas totais ou parciais, oferecer taxas fixas ou exigir que os funcionários cubram as despesas do bolso para reembolso em uma data posterior.
Os pagamentos diários podem cobrir despesas de negócios total ou parcialmente. As empresas podem usar uma taxa diária para hospedagem e alimentação, ou uma taxa diária para cobrir apenas as refeições. Uma diária parcial, por exemplo, pode totalizar $ 100 para cobrir apenas as refeições, enquanto as despesas de hospedagem e despesas extras são pagas com o próprio bolso. Algumas empresas pagam diárias, emitindo cheques para o funcionário como uma indicação de que o valor é separado da renda do funcionário.
Taxas fixas
Uma empresa que implementa um método de diária fixa para despesas comerciais geralmente paga ao funcionário uma quantia fixa por dia. Por exemplo, um pagamento diário para um consultor de tecnologia da informação (TI) trabalhando durante a semana em outra cidade poderia ser $ 200 por dia – $ 100 para acomodações, $ 50 para comida e $ 50 para despesas acessórias.
Despesas acessórias são custos que não são especificamente identificados, mas são determinados a critério dos funcionários. Custos adicionais podem incluir custos de transporte, serviço de lavanderia, internet, serviço de quarto, dicas para servidores e assim por diante. Se um funcionário usar seu carro pessoal em uma viagem de negócios, eles serão reembolsados de acordo com a taxa de reembolso de milhas do Internal Revenue Service (IRS) – uma taxa opcional usada para calcular os custos dedutíveis de operar um veículo para fins comerciais.
As despesas de bolso
Nos casos em que os funcionários são obrigados a pagar por suas despesas antecipadamente e por conta própria, as empresas geralmente exigem que eles apresentem reivindicações. Se as reivindicações forem aprovadas para despesas diretas, as empresas emitem o reembolso de seus funcionários para as despesas comerciais. Esse método consome muito mais tempo, pois exige que a equipe analise reclamações e recibos, aprove ou recuse solicitações de reembolso e emita pagamentos aos funcionários.
Benefícios do pagamento de diárias
As empresas que usam o pagamento de diárias antecipadas e / ou cartões de crédito da empresa economizam o tempo e o trabalho de guardar e arquivar recibos dos funcionários. Se o pagamento da diária estiver coberto e o custo for inferior ao valor da diária, o pagamento é aprovado sem a necessidade de documentação. Se o custo da refeição alocado para o funcionário for de $ 100 por dia, qualquer quantia gasta igual ou inferior a $ 100 em alimentação por dia não precisará de recibos comerciais. No entanto, o funcionário gasta acima desse valor com alimentação, e os recibos deverão ser protocolados no departamento de recursos humanos (RH).
O que acontece com qualquer dinheiro em excesso? Os funcionários podem ficar com o dinheiro não gasto. Isso poderia servir como um incentivo para gastos econômicos por parte dos funcionários que gostam de economizar algum dinheiro.