Over and Short
O que acabou e acabou?
Over and short – frequentemente chamado de “cash over short” – é um termo contábil que sinaliza uma discrepância entre os números reportados de uma empresa (de seus registros de vendas ou recibos) e seus números auditados. O termo também é o nome de uma conta no razão geral de uma empresa – a conta de caixa sobre curto prazo.
Este termo se aplica principalmente a negócios com uso intensivo de dinheiro nos setores de varejo e bancário, bem como aqueles que precisam lidar com dinheiro para pequenas despesas. Se um caixa ou caixa de banco errar ao dar muito ou pouco troco, por exemplo, a empresa terá uma posição de “caixa a descoberto” ou “caixa excedente” no final do dia.
Principais vantagens
- Em contabilidade, over and short – ou “cash over short” – implica uma disparidade entre os números relatados de uma empresa e seus números auditados.
- É também o nome da conta em que a empresa registra essas discrepâncias de caixa.
- Ter over and short ocorre com mais frequência no varejo e no banco.
Um exemplo de over and short
Suponha que eu trabalhe como caixa em uma loja de artigos esportivos. Comprei um par de calças de ioga de $ 95 corretamente por $ 95, mas calculei incorretamente o dinheiro que recebi pela calça. O cliente, sem querer, me deu $ 96 pela compra, um erro que ambos não conseguimos detectar. O sistema de contabilidade mostrará $ 95 em vendas lançadas, mas $ 96 em dinheiro arrecadado. A diferença de um dólar vai para a conta cash over short. A entrada de diário para esta venda debitaria $ 96 em dinheiro, vendas a crédito em $ 95 e creditaria em caixa por $ 1.
O oposto é verdadeiro para transações que produzem escassez de dinheiro. Suponha a mesma situação, exceto que recebo $ 94 em vez de $ 96 pela venda. Agora, o dinheiro é debitado em $ 94, a conta de vendas é creditada em $ 95 e o dinheiro a descoberto é debitado em $ 1.
O que causa incidentes de caixa excedente?
A adulteração interna pode fazer com que uma empresa perca o controle e falhe em sua contabilidade. Normalmente, entretanto, a causa resulta de um simples erro humano. Um funcionário que registra uma venda incorretamente ou comete outro erro, como contabilizar incorretamente o dinheiro, pode gerar uma disparidade entre o preço de venda da mercadoria, o valor arrecadado e o valor registrado no sistema de contabilidade.
A função de uma conta de curto prazo
Uma empresa deve anotar ocorrências de variações de caixa em uma única conta facilmente acessível. Essa conta de caixa sobre o curto prazo deve ser classificada como uma conta de demonstração de resultados, não uma conta de despesas, porque os erros registrados podem aumentar ou diminuir os lucros de uma empresa em sua demonstração de resultados.
Uma empresa pode usar os dados da conta de caixa sobre descoberto para determinar por que os níveis de caixa estão em desacordo e tentar reduzir o número de ocorrências de caixa sobre descoberto usando melhores procedimentos, controles e treinamento de funcionários. Assim, essa conta serve principalmente como um controle de detetive – um termo contábil para um tipo de controle interno que visa encontrar problemas, incluindo quaisquer instâncias de fraude, nos processos de uma empresa.