Imprest
O que é Imprest?
Um imprest é uma conta em dinheiro da qual uma empresa conta para pagar pequenas despesas rotineiras. Os fundos contidos em fundos para adiantamentos são repostos regularmente, a fim de manter um saldo fixo. O termo “adiantamento” também pode se referir a um adiantamento monetário dado a uma pessoa para um propósito específico.
Principais vantagens
- Imprest se refere a um tipo de conta corrente mantida por uma empresa usada para pagar pequenas despesas incidentais ou de rotina.
- Um saldo fixo da conta é estabelecido no fundo de adiantamento e devolvido conforme necessário quando o dinheiro é retirado para itens como folha de pagamento, viagens ou dinheiro para pequenas despesas.
- Devido à sua natureza pequena e fixa, facilmente monitorada, o imprest desencoraja despesas não autorizadas ou excessivas.
Como funciona o Imprest
O tipo mais conhecido de adiantamento é uma conta de caixa, que é usada para cobrir transações menores quando é impraticável ou inconveniente emitir cheques. Essas contas mantêm uma determinada quantia em dinheiro no local, que pode ser usada para reembolsar funcionários e pagar pequenas despesas. Os fundos de caixa são normalmente administrados por custodiantes que monitoram a conta e distribuem dinheiro aos funcionários, que por sua vez fornecem recibos relacionados aos negócios.
Os fundos também podem ser usados para cobrir a folha de pagamento de funcionários, dividendos, viagens de funcionários e bônus. Depois que essas despesas de saída são pagas, o fundo é normalmente reembolsado com o capital da conta bancária principal da empresa.
Imprestes impedem o uso de gastos não autorizados porque os fundos são destinados a finalidades específicas. Conseqüentemente, os fundos para adiantamentos normalmente pagam a mesma quantia de dinheiro regularmente, o que idealmente leva a conta a um saldo próximo de zero, antes de ser automaticamente reposta com a mesma quantia definida de dinheiro. Este sistema torna mais fácil monitorar despesas, sinalizar discrepâncias e, por fim, detectar fraudes.
O Sistema de Imprest
O sistema de adiantamento envolve as seguintes etapas:
- É estabelecido um fundo de caixa para pequenas despesas, com uma determinada quantia em dinheiro. Isso é registrado no livro-razão da empresa.
- Quaisquer despesas pagas por meio do fundo de maneio devem ser documentadas com recibos.
- O fundo é reabastecido regularmente com recibos de desembolso para manter um saldo fixo.
- O fundo é monitorado de perto quanto a quaisquer discrepâncias entre o dinheiro esperado (com base na documentação) e o dinheiro real. Se houver alguma discrepância, ela será investigada.
O Futuro das Imprests
À medida que as empresas dependem cada vez mais das transações eletrônicas, o sistema de adiantamentos está cada vez mais caindo em desuso. Muitas vezes é mais fácil usar um cartão de crédito da empresa do que um fundo de adiantamento, porque o primeiro oferece documentação eletrônica das transações e não aciona a necessidade de repor os fundos de saída.