Por quanto tempo você deve manter seus extratos bancários?
Por quanto tempo você deve guardar seus extratos bancários e de cartão de crédito depende de como você os recebe.
- Se você não tem uma conta bancária online e ainda recebe extratos bancários pelo correio, guarde o papel por 12 meses.
- Se você tiver uma conta bancária online e não receber extratos em papel, poderá revisar ou imprimir seus extratos sempre que necessário. Os bancos mantêm esses documentos acessíveis por mais de um ano (e até 3 anos, dependendo do banco). Se precisar de períodos mais longos, você pode entrar em contato com o número principal do banco online e solicitar o período desejado. O banco irá enviá-lo por e-mail ou pelo correio dentro de alguns dias.
De qualquer forma, você deve revisar suas declarações pelo menos uma vez por mês para ter certeza de que não há surpresas desagradáveis.
Quando você precisa dos registros
Cerca de dois terços dos americanos agora usam banco digital, seja por meio de um aplicativo de telefone ou em um computador pessoal. Mais da metade continua recebendo seus extratos bancários e de cartão de crédito pelo correio. Não surpreendentemente, os consumidores mais velhos são muito mais propensos a preferir documentos em papel.
Pode haver alguma satisfação em ver o pedaço de papel real que você assinou, embora essa documentação não exista para compras eletrônicas.
Em qualquer caso, quer você tenha um sistema de arquivamento em papel ou acesse seus registros online, pode chegar um momento em que você precisará de seus extratos antigos por qualquer um dos vários motivos.
Principais vantagens
- A maioria dos extratos bancários deve ser mantida acessível em cópia impressa ou formato eletrônico por um ano, após o qual podem ser destruídos.
- Qualquer coisa relacionada a impostos, como prova de doações de caridade, deve ser mantida por pelo menos três anos.
- Em qualquer caso, analise seu último extrato pelo menos uma vez por mês para verificar se há erros ou fraudes.
Por quanto tempo você deve manter suas declarações?
Se você não optou por não receber extratos bancários mensais pelo correio, guarde-os por no mínimo um ano. Se sua conta for apenas online, analise os depósitos e retiradas mensalmente para se certificar de que estão corretos.
Como alternativa, se você for bom com entrada de dados, poderá registrar suas receitas e despesas em um programa de contabilidade ou em uma planilha.
Depois de um ano, é seguro destruir e descartar o papel, com uma grande exceção: qualquer coisa que documente uma dedução de imposto deve ser mantida por pelo menos três anos. O IRS diz que raramente remonta mais longe do que nas auditorias, embora se reserve a opção de fazê-lo.
Se sua conta estiver online, os registros serão arquivados online ou disponíveis por pedido especial do banco ou instituição financeira. A American Express, por exemplo, mantém três anos de transações de contas online e pesquisáveis. Os usuários do Chase Bank podem acessar sete anos de atividade da conta.
Por que você deve guardar as declarações
O acesso a um registro de suas compras recentes, pagamentos de contas e depósitos em folha de pagamento é necessário por vários motivos, inclusive como prova de pagamento em caso de disputa.
Você deve revisar a atividade da sua conta bancária regularmente em busca de evidências de roubo de identidade e fraude com cartão de débito. As declarações fornecem verificação de atividades ilícitas e são usadas para recuperar quaisquer danos.
Para fins fiscais
Você pode precisar de seus extratos bancários ao fazer o imposto de renda, a fim de verificar sua renda e custos, como contribuições de caridade e despesas comerciais.
Também pode valer a pena guardar extratos bancários confirmando grandes compras ou pagamentos. Por exemplo, você pode precisar do comprovante de compra para registrar uma reclamação de seguro ou usar uma garantia.
Você pode destruir os recibos do caixa eletrônico (ATM) depois de reconciliá-los com os registros de sua conta. Os comprovantes de depósito e retirada podem ser destruídos assim que as transações forem verificadas com o extrato mensal.
Declarações online vs. impressas
Muitos bancos mantêm extratos mensais de clientes online por pelo menos cinco anos e são facilmente acessíveis por meio de seus aplicativos e sites de banco on-line. Essas declarações geralmente vêm em formatos para impressão. Resumos de informações de transações estão freqüentemente disponíveis para download.
Você pode conseguir uma cópia impressa de extratos bancários de vários anos. Alguns bancos cobram taxas de pesquisa e impressão por este serviço, uma vez que não pode ser feito na agência. As declarações mais antigas são tratadas em um back office.
Por segurança, é melhor manter todas as cópias impressas dos extratos bancários em um cofre à prova de fogo em um local seguro. Os extratos eletrônicos devem ser mantidos em um arquivo protegido por senha.
Use proteção por senha para arquivos eletrônicos. As declarações impressas devem ser mantidas em um local seguro e à prova de fogo de fácil acesso.
Destruindo Documentos
Pode parecer mais fácil apenas manter seus registros para sempre, em vez de reservar um tempo para organizá-los. Não é uma boa ideia, principalmente por causa do potencial de ladrões de identidade para pegá-los.
Os documentos que devem ser destruídos incluem o seguinte:
- Extratos de cartão de crédito: guarde-os por 60 dias, a menos que incluam despesas relacionadas a impostos. Nestes casos, guarde-os por pelo menos três anos.
- Pay Stubs: combine- os com o seu W-2 uma vez por ano e depois destrua-os.
- Contas de serviços públicos: mantenha-as por no máximo um ano.
- Declarações de impostos e recibos de impostos: assim como as declarações fiscais de cartão de crédito, mantenha-as arquivadas por pelo menos três anos.
- Apólices de seguro de casa e carro: destrua as antigas ao receber novas apólices.
- Declarações de hipotecas e melhorias na casa: destrua-as ao vender a casa.
Como destruir seus documentos
Quando você estiver pronto para descartar seus extratos bancários, certifique-se de que realmente os destruiu. Rasgá-los ao meio não impedirá que os ladrões de identidade juntem suas informações pessoais. Trituradores agora são pequenos, portáteis e baratos.
Se o seu volume de papel for enorme, serviços de trituração podem ser comprados. Alguns bancos destruirão seus extratos gratuitamente, mediante solicitação.