Por quanto tempo devo manter meus registros fiscais?
O Internal Revenue Service (IRS) tem algumas regras rígidas e rápidas sobre por quanto tempo os contribuintes devem manter seus registros fiscais.
Como afirma o IRS, a duração da manutenção de seus registros fiscais depende da “ação, despesa ou evento” que afeta esses registros. Essas ações e prazos são importantes, pois afetam o estatuto de limitações sobre quaisquer alterações em sua declaração de impostos ou a capacidade do governo federal de exigir pagamentos adicionais de impostos de você.
O período de limitações é o tempo em que você pode alterar sua declaração de impostos para reivindicar um crédito ou reembolso, ou o tempo em que o IRS pode avaliar o imposto adicional.
As informações a seguir são diretamente do IRS.gov, que indica por quanto tempo manter as declarações de imposto de renda. Os anos especificados começam após o pedido de devolução. Quaisquer devoluções apresentadas antes da data de vencimento são consideradas como tendo sido apresentadas na data de vencimento.
- Mantenha registros por três anos se as situações (4), (5) e (6) abaixo não se aplicarem a você.
- Mantenha registros por três anos a partir da data em que apresentou sua declaração original ou dois anos a partir da data em que pagou o imposto, o que ocorrer depois, se você abrir uma reclamação de crédito ou reembolso depois de registrar sua devolução.
- Mantenha registros por sete anos se você entrar com um pedido de indenização por perda de títulos sem valor ou dedução de dívidas incobráveis.
- Mantenha registros por seis anos se você não relatar a renda que você deve relatar, e se for mais de 25% da renda bruta mostrada em seu retorno.
- Mantenha os registros indefinidamente se você não registrar uma devolução.
- Mantenha registros indefinidamente se você registrar uma devolução fraudulenta.
- Mantenha os registros de impostos trabalhistas por pelo menos quatro anos após a data em que o imposto vence ou é pago, o que ocorrer por último.
Questões importantes
As seguintes perguntas devem ser aplicadas a cada registro, conforme você decide se deseja manter um documento ou jogá-lo fora:
Os registros estão ligados à propriedade?
O IRS declara manter registros relacionados à propriedade até que o período de limitações expire no ano em que você dispor da propriedade em uma disposição tributável. A razão para armazenar esses registros é para determinar qualquer depreciação, amortização ou dedução de exaustão e para determinar o ganho ou perda quando você vende ou descarta a propriedade.
Geralmente, se você recebeu uma propriedade em uma troca não tributável, sua base nessa propriedade é a mesma que a base da propriedade que você deu, acrescida de qualquer dinheiro que você pagou. Você deve manter os registros da propriedade antiga, bem como da nova propriedade, até que o período de limitações expire no ano em que você alienar a nova propriedade em uma disposição tributável.
O que devo fazer com meus registros para fins não fiscais?
O IRS declara que, quando os registros fiscais não forem mais necessários para fins fiscais específicos, não os descarte até que haja certeza de que não serão mais necessários por outros motivos. Muitas vezes, outros órgãos exigem documentos fiscais para seus próprios fins. As seguradoras ou credores geralmente pedem que você mantenha os arquivos por mais tempo do que o exigido pelo IRS. Na dúvida, jogue pelo seguro e guarde os registros.
Conselheiro Insight
Se o IRS encontrar um erro substancial em seu retorno atual, eles podem voltar seis anos em seu histórico fiscal para investigar. No entanto, você pode querer manter seus retornos por mais tempo do que isso. Seus registros fiscais resumem sua vida financeira. Eles contêm dados de base de custos importantes que podem ser difíceis de encontrar daqui a vários anos. Isso é menos problemático hoje porque os custodiantes de contas agora são obrigados a relatar e transferir dados de custo com ativos. Mas por que confiar no guardião quando você tem as informações? Seu retorno também validará sua renda e se você fez contribuições para o plano de aposentadoria. As melhores práticas sugerem que você deve guardar suas declarações de impostos e documentos comprovativos pelo maior tempo possível. Nesta era de arquivamento eletrônico e manutenção de registros, é uma coisa fácil de fazer.
Neal Frankle, CFP® Wealth Resources Group Westlake Village, CA