Como as despesas antecipadas são registradas na demonstração do resultado?
As despesas antecipadas não são registradasinicialmente na demonstração do resultado. Em vez disso, as despesas antecipadas são inicialmente registradas no balanço patrimonial e, em seguida, conforme o benefício da despesa antecipada é realizado, ou conforme a despesa é incorrida, é reconhecido na demonstração do resultado.
Quando uma empresa paga antecipadamente uma despesa, ela é reconhecida como um ativo pré-pago no balanço patrimonial, com um lançamento simultâneo sendo registrado que reduz o caixa da empresa (ou conta de pagamento) no mesmo valor. A maioria das despesas pré-pagas aparece no balanço patrimonial como um ativo circulante, a menos que a despesa não seja incorrida antes de 12 meses, o que é uma raridade.
Então, quando a despesa é incorrida, a conta de despesa antecipada é reduzida pelo valor da despesa e a despesa é reconhecida na demonstração do resultado da empresa no período em que foi incorrida.
O seguro é considerado uma despesa pré-paga?
Uma das formas mais comuns de despesas pré-pagas é o seguro de responsabilidade de diretores e executivos para o próximo ano. A empresa paga antecipadamente pela apólice e, a cada mês, faz um lançamento de ajuste para contabilizar as despesas de seguro incorridas. A entrada inicial, onde debitamos a conta de despesas pré-pagas e creditamos a conta usada para pagar as despesas, seria assim:
Então, após um mês, a empresa faz um lançamento de ajuste para o seguro utilizado. A empresa faz um débito na conta de despesas apropriada e credita a conta de despesas pré-pagas para reduzir o valor do ativo. O ajuste mensal para a empresa ABC seria $ 12.000 dividido por 12 meses, ou $ 1.000 por mês. A entrada de ajuste no final de cada mês seria exibida da seguinte forma:
Aluguel como despesa pré-paga?
As empresas podem pagar antecipadamente o aluguel com meses de antecedência para obter um desconto, ou talvez o locador exija um pré-pagamento dado o crédito do locatário. De qualquer forma, digamos que a Empresa XYZ esteja pagando antecipadamente pelo espaço de escritório com seis meses de antecedência, totalizando US $ 24.000. A entrada inicial é a seguinte:
Então, ao final de cada mês, a conta de aluguel pré-pago, que está no balanço patrimonial, é reduzida pelo valor do aluguel mensal, que é $ 24.000 dividido por seis meses, ou $ 4.000 por mês. Ao mesmo tempo, a empresa reconhece uma despesa de aluguel de $ 4.000 na demonstração do resultado. Assim, a entrada de ajuste mensal apareceria da seguinte forma:
Outras despesas pagas antecipadamente
As despesas adicionais que uma empresa pode pagar antecipadamente incluem juros e impostos. Os juros pagos antecipadamente podem surgir quando uma empresa efetua um pagamento antes da data de vencimento. Enquanto isso, algumas empresas pagam impostos antes do vencimento, como um pagamento de imposto estimado com base no que pode vir a ser no futuro. Outras despesas pré-pagas menos comuns podem incluir aluguel de equipamentos ou serviços públicos.
Como exemplo, considere a Company Build Inc., que alugou um equipamento para um trabalho de construção. A empresa pagou US $ 1.000 em 1º de abril de 2019 para alugar um equipamento para uma obra que será realizada em um mês. A empresa reconheceria a transação inicial da seguinte forma:
Então, quando o equipamento é usado e a despesa real é incorrida, a empresa deve fazer a seguinte entrada para reduzir a conta do ativo pré-pago e ter a despesa de aluguel aparecendo na demonstração do resultado:
Independentemente de se tratar de seguro, aluguel, serviços públicos ou qualquer outra despesa paga antecipadamente, deve ser registrado na conta de ativo pré-pago apropriada. Então, no final de cada período, ou quando a despesa for realmente incorrida, um lançamento de ajuste deve ser feito para reduzir a conta do ativo pré-pago e reconhecer (creditar) a despesa de receita apropriada, que então aparecerá na demonstração do resultado.
Por que as despesas antecipadas não aparecem inicialmente na demonstração de resultados?
Despesas pagas antecipadamente não são incluídas na demonstração de resultados de acordo com os princípios contábeis geralmente aceitos (GAAP). Em particular, o princípio de correspondência GAAP, que exige contabilidade de exercício. A contabilidade de exercício exige que as receitas e despesas sejam relatadas no mesmo período em que foram incorridas, independentemente da troca de dinheiro ou dinheiro. Ou seja, as despesas devem ser registradas quando incorridas. Dessa forma, as despesas antecipadas não são reconhecidas no resultado quando pagas, pois ainda não foram incorridas.