Dez principais dicas sobre impostos para empresas domésticas

TUTORIAL: Iniciando uma pequena empresa

(Homebodies podem economizar muito em suas contas de impostos. Aprenda como entrar em ação. Confira Como se qualificar para a dedução de imposto de home-office.)

1. Mantenha um diário de negócios

Ser auditado não é o fim do mundo. No entanto, ser auditado e não ter os registros para fazer backup de suas deduções pode ser um pesadelo. A maneira mais simples de evitar essa situação desagradável é manter um registro diário das atividades comerciais em sua casa. Você comprou papel para a impressora em seu escritório? Anote-o e anexe o recibo à página, no caso de uma cópia impressa, ou digitalize o recibo, se estiver mantendo um registro digital. O mesmo vale para milhas, ligações e outros custos, bem como pagamentos recebidos pela sua empresa.

Quanto mais detalhadas forem suas contas, mais fácil será enfrentar uma auditoria. Compilar seus relatórios diários em uma planilha de acompanhamento mensal reduzirá drasticamente o tempo que leva para reunir seus impostos e terá o benefício adicional de fornecer um instantâneo de seus negócios mês a mês.

2. Abandone seu espaço de trabalho

Escrever fora de um escritório doméstico pode ser particularmente atraente se você tiver uma linha de trabalho que pode ser perfeitamente confinada a uma sala dedicada. Você ainda pode dar baixa em parte de um quarto compartilhado, mas em ambos os casos, o espaço é calculado como uma porcentagem da área total da casa ou apartamento. Essa porcentagem é aplicada a todos os custos relacionados, incluindo serviços públicos, seguros, aluguel ou pagamentos de hipotecas e assim por diante. Não reivindique despesas não relacionadas, como a instalação de uma fonte para pássaros no quintal – esses tipos de alongamento deixam os auditores do IRS um pouco irritados.

(Seu ambiente de trabalho pode fazer ou quebrar sua carreira como empresário. Para saber mais, leia Criando um Espaço de Trabalho para Negócios em Casa.)

3. Atualize seu equipamento

Móveis de escritório, software, computadores e outros equipamentos são 100% dedutíveis no ano em que o custo é incorrido – você não precisa depreciar. Há um limite superior e as compras devem ser de uso majoritário (principalmente usadas) e necessárias ou úteis para os negócios. Dentro dessas diretrizes generosas, no entanto, você não deve ter nenhum problema em se manter atualizado. No entanto, uma TV widescreen e La-Z-Boy para o escritório será difícil de vender.

4. Economize para a aposentadoria, mantenha-se saudável

Se você trabalha exclusivamente para o seu negócio doméstico, terá que pagar a parcela do empregador do Seguro Social e seguro de saúde, mas pode deduzir metade do valor da previdência social e o total dos prêmios para você e quaisquer funcionários (mais sobre isso mais tarde).

Você também pode financiar planos de aposentadoria destinados a trabalhadores autônomos – SEP-IRA, planos Keogh, etc. – e descontar as contribuições em seu imposto de renda pessoal.

5. Fale sobre uma tempestade

Se conversar com os clientes é uma parte necessária (ou útil) do seu negócio, pode valer a pena conseguir uma segunda linha telefônica ou um telefone comercial dedicado, pois ambos são 100% dedutíveis. Se você apenas conversa com os clientes ocasionalmente, ainda pode amortizar os custos anotando as datas, horários e motivos das chamadas e, em seguida, circulando os itens em sua conta telefônica regular para deduzir no momento do imposto.

6. Conecte-se

Semelhante à conta de telefone, você pode deduzir parte do custo de sua internet se você usá-la para negócios. Não há porcentagem absoluta a ser usada, mas será difícil dar baixa em mais de 50% se outros membros de sua família o estiverem usando para fins não comerciais. Seja razoável e escolha uma porcentagem defensável da qual você não se arrependerá no caso de uma auditoria.

(Administrar seu próprio negócio tem vantagens pessoais e financeiras. Consulte 10 Benefícios fiscais para trabalhadores autônomos.)

7. Divirta-nos

Você pode jantar e beber vinho com os clientes – com ênfase nos clientes (de preferência pagantes ou propensos a pagar aos clientes) – e obter uma redução de impostos. A tendência dos proprietários de empresas em todos os níveis de abusar dessa anulação afastou muitos proprietários de empresas domésticas de reivindicá-la. No entanto, é aceitável que você leve um cliente para uma refeição e algum entretenimento. Será mais fácil defender uma dedução de $ 200 para um cliente que trouxe muitos negócios para você do que a mesma refeição para um amigo que pagou $ 20 por uma hora de trabalho durante todo o ano fiscal.

8. Faça uma viagem, não férias

Precisa pegar a estrada para expandir seu mercado? Salve seus recibos. Em viagens de negócios, suas despesas de viagem são 100% dedutíveis. Embora as despesas com alimentação fossem dedutíveis em apenas 50%, o Congresso fez disposições temporárias na Lei de Dotações Consolidadas, que foi sancionada pelo presidente Donald Trump em dezembro de 2020. O projeto permite que as refeições de negócios sejam totalmente deduzidas, desde que sejam pagas ou são incorridos antes de 31 de dezembro de 2022.

Guarde todos os seus recibos porque até coisas como lavagem a seco e gorjetas são consideradas despesas necessárias quando você está explorando novos mercados.

Sua milhagem diária local incorrida para fins comerciais também pode ser amortizada, portanto, preste a mesma atenção ao rastrear sua milhagem em viagens menores que você daria às despesas de uma viagem noturna. Para muitas pessoas, a dedução da milhagem é a dedução mais realista do que as passagens de primeira classe para Nova York. Lembre-se, você tem que ser capaz de justificar qualquer viagem e, de preferência, mostrar o retorno para o seu negócio resultante dela.

9. Empregue (não apenas pague) sua família

Você pode usar membros da família como funcionários e deduzir seus salários, contanto que possa contabilizar seu trabalho e pagar o valor normal. Se você tem um negócio que permite a ajuda de um cônjuge e filhos, use essa reserva de mão-de-obra. Provavelmente, você pagará menos do que as taxas de mercado pela ajuda e também poderá deduzir os prêmios de seguro por eles.

Como um bônus adicional, crianças com menos de 17 anos não incorrem no imposto de Seguro Social, mas ainda podem fazer contribuições para um Roth IRA – então você pode ensinar-lhes uma ética de trabalho e hábitos de poupança de uma vez.

10. Faça deduções justificáveis

A dica mais importante sempre foi um tema, mas vale a pena repetir: só porque você tem um negócio em casa não significa que você pode enlouquecer com deduções. Se você acha que não pode enfrentar um auditor com provas detalhadas justificando a dedução, então talvez não seja uma dedução que você deva fazer.

(Manter registros completos e conhecer as penalidades torna essa experiência mais fácil do que você esperava. Para ler mais, consulte Sobrevivendo à auditoria do IRS.)

The Bottom Line

Um negócio em casa pode ser uma experiência gratificante, tanto pela renda extra que pode gerar quanto pelos incentivos fiscais que gera. Uma leitura completa das publicações do IRS para pequenas empresas vale bem o seu tempo. Você aprenderá mais sobre as deduções mencionadas aqui e quais condições precisam ser atendidas para reivindicá-las.

Embora seja importante manter registros precisos e limitar-se a deduções que você possa justificar, também é do seu interesse maximizar suas deduções o máximo possível, mantendo-se dentro das regras. Os guias do IRS não são tão difíceis quanto parecem, mas se você ainda se sentir à deriva depois de lê-los, encontrar um bom contador de negócios economizará seu tempo e, com sorte, muito dinheiro.