Sistema Eletrônico de Reunião (EMS)
O que é um sistema eletrônico de reuniões?
Um sistema de reunião eletrônica (EMS) é um software que visa provocar a resolução de problemas e a tomada de decisões dentro de um grupo. Os recursos padrão dos sistemas eletrônicos de reunião incluem brainstorming eletrônico (geralmente em formato anônimo), processamento paralelo, ferramentas de discussão e votação. As características únicas de um EMS superam as limitações das reuniões presenciais tradicionais, como a falta de participação, crítica e domínio dos procedimentos por apenas alguns membros.
Uma reunião eletrônica é qualquer reunião que ocorre online. Os sistemas de reunião eletrônica (EMS) podem fornecer a plataforma de software para facilitar as reuniões eletrônicas, permitindo uma maior participação de trabalhadores que podem estar distantes geograficamente ou reticentes em participar de uma reunião tradicional da empresa.
Compreendendo os sistemas eletrônicos de reunião
Os sistemas eletrônicos de reunião (EMS) são diferentes dos sistemas de reunião pela web ou videoconferência, embora ambos tenham alguns recursos em comum e se complementem no local de trabalho moderno. Um EMS oferece muitas vantagens para organizações e usuários, como redução nos custos de viagens, aumento da participação, devido ao anonimato que o sistema oferece, menos interrupções em comparação com reuniões em um escritório movimentado e melhor disponibilidade dos participantes.
Essas vantagens mais do que compensam a principal desvantagem de tais sistemas, que é a falta de contato pessoal e interação humana. Existem vantagens claras em ser capaz de ler a linguagem corporal e fazer contato visual ao se comunicar com outras pessoas. Um EMS normalmente bloqueia ou pelo menos limita esse tipo de interação. Uma outra desvantagem de um EMS é o risco de interrupções tecnológicas ou eletrônicas, caso a conectividade digital se torne instável ou mesmo falhe.
Principais vantagens
- Um sistema eletrônico de reunião (EMS) é uma plataforma de software que fornece um espaço digital de reunião para colaboração em grupo, resolução de problemas e fornecimento de feedback anônimo, entre outros recursos.
- Os sistemas eletrônicos de reunião ajudam as empresas, reduzindo os custos de viagens e tornando a participação mais fácil, porque tudo é anônimo e acessível de onde o trabalhador estiver.
- Um EMS nunca pode substituir o contato pessoal que uma reunião mais tradicional poderia facilitar; um EMS também é vulnerável se uma instalação está tendo problemas de conectividade, o que tornaria a comunicação online difícil.
Exemplo de sistemas eletrônicos de reunião
Um EMS pode ser projetado para fins limitados ou específicos, como treinamento e apresentações de vendas. Um exemplo de uso potencial de um EMS seria quando uma empresa planeja lançar um novo produto e deseja testar o apelo potencial entre os funcionários que têm a experiência e o conhecimento para serem objetivos sobre a oferta proposta. Usando um sistema de reunião eletrônico, os participantes podem compartilhar opiniões e críticas livres de conflitos em potencial e pensamento de grupo que de outra forma poderiam afetar as respostas.