Gerenciamento de transações digitais (DTM)
O que é Digital Transaction Management (DTM)?
O Digital Transaction Management (DTM) é um serviço de computação em nuvem que permite aos usuários gerenciar digitalmente as transações baseadas em documentos. Os serviços da DTM visam agilizar a assinatura de acordos comerciais e contratos, digitalizando o processo de forma rápida, precisa e segura.
Além da execução mais rápida, outros benefícios da tecnologia DTM incluem menos erros e custos operacionais mais baixos, já que os documentos podem ser assinados e transmitidos instantaneamente online em vez de impressos, fisicamente assinados, digitalizados e enviados por e-mail ou devolvidos pelo correio. Os provedores de serviços DTM incluem DocuSign (DOCU ), Adobe (ADBE ) e OneSpan (OSPN ).12
Principais vantagens
- Gerenciamento de transações digitais (DTM) refere-se à facilitação online de assinatura e processamento seguro de documentos.
- As empresas que substituem fluxos de trabalho baseados em papel por sistemas DTM podem reduzir custos e erros enquanto aumentam a produtividade e os tempos de transação.
- Os serviços DTM são baseados em nuvem, o que significa que os funcionários podem acessar documentos importantes da empresa de qualquer dispositivo com conexão à Internet.
Compreendendo o gerenciamento de transações digitais
A tecnologia DTM cria assinaturas digitais altamente seguras e autenticadas, o que, de acordo com a DocuSign, as torna mais aplicáveis legalmente do que as assinaturas tradicionais. Além disso, como os serviços DTM são baseados em nuvem, a tecnologia permite que as empresas acessem documentos importantes e façam negócios a qualquer hora, em qualquer lugar, em qualquer dispositivo.
Os proponentes dizem que as empresas podem adotar o DTM mais facilmente se mudarem os fluxos de trabalho em papel existentes para um processo totalmente digital do início ao fim. Eles também argumentam que os processos baseados em papel, embora mais familiares e confortáveis para muitos usuários, não são tão seguros ou confiáveis quanto muitos pensam. Documentos em papel podem ser perdidos, não são tão seguros e podem ser difíceis de controlar. Uma empresa que opta por implementar o DTM pode começar em um único departamento ou fazer a mudança em toda a empresa.
O DTM beneficia as organizações reduzindo o tempo de transação e melhorando a experiência do cliente. O padrão xDTM define requisitos para provedores de DTM, que devem abordar segurança, garantia, privacidade, validade, disponibilidade, escalabilidade, universalidade e interoperabilidade.
Benefícios do gerenciamento de transações digitais
O DTM requer que especialistas do setor criem e implementem as melhores práticas para profissionais em diferentes áreas, de médicos a advogados e funcionários públicos. Por exemplo, quando o DTM é usado em um ambiente de saúde, o padrão de privacidade pode ser fundamental, enquanto que em finanças o padrão de segurança pode ser mais importante. Cada aspecto de um negócio pode colher os benefícios do DTM.
- Vendas. O DTM pode ser usado para acordos de compensação, acordos de referência, novas inscrições de clientes e acordos de termos e condições.
- Recursos humanos. As empresas podem usar o DTM para integrar novos funcionários, acordos de sigilo e formulários de folha de pagamento.
- Finanças. O DTM facilita o gerenciamento de faturas, transferências de ativos e contas de aposentadoria.
- Tecnologia da Informação. As empresas podem usar o DTM para gerenciamento de acesso e autorização de manutenção.
- Legal. O gerenciamento de contratos e a conformidade interna podem ser feitos por meio do DTM.
- Aquisições. O DTM pode ser usado para processar pedidos de compra e declarações de trabalho.
Gerenciamento de transações digitais na prática
DocuSign, Adobe e OneSpan (anteriormente VASCO Data Security International) são três grandes players no mercado de DTM e se especializam em assinaturas digitais. Outras grandes empresas de DTM incluem Box ( armazenamento em nuvem, colaboração em equipe e automação de fluxo de trabalho para empresas; Fluix, que armazena arquivos, facilita a colaboração de documentos e converte documentos de papel em arquivos digitais, além de oferecer assinaturas eletrônicas; e Mi-Corporation, que fornece soluções baseadas em dispositivos móveis para ajudar os funcionários a coletar dados, GPS, fotos, códigos de barras e assinaturas em campo.
Existem várias outras empresas DTM, portanto, os usuários em potencial devem realizar uma comparação de custos e recursos, que mudam com frequência. Algumas empresas atendem a pequenas empresas, enquanto outras se concentram em soluções de nível empresarial.