Diário de desembolso de caixa

O que é um diário de desembolso de caixa?

Um diário de desembolso de caixa é um registro mantido pelos contadores internos de uma empresa que relaciona todas as despesas financeiras que uma empresa faz antes que esses pagamentos sejam lançados no razão geral. Mensalmente, esses diários são reconciliados com as contas do razão geral, que são então usadas para criar demonstrações financeiras para os períodos contábeis regulares.

Noções básicas sobre um diário de desembolso de caixa

Geralmente mantidos por software de contabilidade, esses diários contêm informações essenciais, como valor do desembolso, número do cheque, tipo de transação, beneficiário, pagador e memorando. Mas algumas empresas registram outros detalhes importantes, como descontos em itens comprados a granel. Vários tipos de despesas podem ser listados em colunas diferentes ou podem receber códigos distintos.

Os gerentes de periódicos devem ser orientados para os detalhes e registrar meticulosamente todas as transações para ajudar a evitar que o dinheiro seja mal direcionado ou desviado. Além disso, os diários de desembolso de caixa podem ajudar os proprietários de negócios com o gerenciamento de caixa, fornecendo imagens claras de despesas de estoque, salários, custos de aluguel e outras despesas externas. Esses dados podem ser cruciais para tomar decisões de negócios sólidas no futuro.

Um diário de desembolso de caixa mostrará a um empresário se mais dinheiro está saindo da empresa do que entrando e vice-versa, permitindo que eles façam ajustes no negócio para garantir que haja sempre um fluxo de caixa positivo.

Um desembolso de dinheiro registrará qualquer transferência de dinheiro, não apenas a de dinheiro físico. Isso inclui cheques e transferências eletrônicas de fundos ou qualquer outro equivalente em dinheiro.

Estrutura do diário de desembolso de caixa

O diário de desembolso de caixa contém várias colunas para registrar as saídas de caixa da empresa. As colunas incluem a data de cada pagamento em dinheiro, os detalhes da outra conta contábil afetada, o número do cheque emitido pela empresa, o valor total do dinheiro pago, a conta de controle de crédito, que mostra o valor deduzido da conta do credor, impostos pagos e colunas especiais que identificam o tipo de transação, como publicidade, salários, etc.

Cada uma dessas colunas é então adicionada ao final do período de registro no diário para chegar a uma soma total. Essas informações são então transferidas para o razão geral.

Exemplo de um diário de desembolso de caixa

Suponha que em um mês a empresa ABC compre uma máquina do fabricante BZY por $ 5.000 e alugue um caminhão da Rental Trucks por $ 500. A empresa precisaria creditar seus saldos de caixa e debitar as contas correspondentes. O diário de caixa seria mais ou menos assim.

Este é um exemplo muito simplista, mas mostraria como as transações são registradas. O valor em dinheiro deve ser registrado na conta de crédito em dinheiro e o mesmo valor deve ser debitado de uma conta correspondente. Dependendo do tipo, essa conta pode ser uma conta de estoque ou qualquer outra conta de balanço tradicional. Nesse caso, ele foi colocado em uma conta de “outra” categoria.

Para cada tipo de empresa, um diário de desembolso de caixa terá uma aparência muito diferente. O diário de desembolso de caixa de um varejista incluiria estoque, contas a receber, contas a pagar, salários e ordenados. Um fabricante pode ter tudo isso, mas também contabiliza as matérias-primas adquiridas e os custos de produção. Uma empresa de software pode ter apenas salários e custos de hardware (computador).

Independentemente do tipo de empresa, o proprietário de um negócio precisa usar um diário de desembolso de caixa sempre que o dinheiro for desembolsado para manter um registro de onde o dinheiro está sendo gasto. É uma ferramenta crítica para o sucesso de qualquer negócio, bem como para garantir que todas as informações fornecidas ao Internal Revenue Service (IRS) estejam corretas no momento do imposto.