Como funciona o orçamento para empresas
O que é um orçamento?
Um orçamento é uma previsão de receitas e despesas em um período futuro especificado. Os orçamentos são utilizados por empresas, governos e famílias e são parte integrante da administração de uma empresa (ou família) de forma eficiente. O orçamento para as empresas serve como um plano de ação para os gestores e também como um ponto de comparação no final de um período.
O processo de orçamento para as empresas pode ser desafiador, especialmente se os clientes não pagam no prazo ou a receita e as vendas são intermitentes. Existem vários tipos de orçamentos que as empresas usam, incluindo orçamentos operacionais e orçamentos mestre, bem como orçamentos estáticos e flexíveis. Neste artigo, exploramos como as empresas abordam o orçamento e também como lidam com o incumprimento de seus orçamentos.
Principais vantagens
- Um orçamento é uma previsão de receitas e despesas durante um período especificado e é parte integrante da gestão eficiente de uma empresa.
- Um orçamento estático é um orçamento com números baseados em entradas e saídas planejadas para cada uma das divisões da empresa.
- Um orçamento de fluxo de caixa ajuda os gerentes a determinar a quantidade de caixa que está sendo gerada por uma empresa durante um período.
- Os orçamentos flexíveis contêm os resultados reais e são comparados ao orçamento estático da empresa para identificar quaisquer variações.
Como funcionam os orçamentos
Embora o processo orçamentário para empresas possa se tornar complexo, em sua forma mais básica, um orçamento compara a receita de uma empresa com suas despesas em um determinado período.
Claro, determinar quanto gastar em várias despesas e projetar vendas é apenas uma parte do processo. Os executivos da empresa também precisam lidar com uma miríade de outros fatores, incluindo a projeção de despesas de capital, que são grandes compras de ativos fixos, como máquinas ou uma nova fábrica. Eles também devem planejar suas necessidades contínuas de caixa, quebras de receita e o cenário econômico. Independentemente do tipo de negócio, a capacidade de avaliar o desempenho usando orçamentos é crítica para a saúde financeira geral de uma empresa.
Tipos de orçamentos
Abaixo estão alguns dos tipos mais comuns de orçamentos que as empresas usam para prever seus números com precisão.
Orçamento mestre
A maioria das empresas começa com um orçamento mestre, que é uma projeção para a empresa como um todo. Os orçamentos principais normalmente prevêem todo o ano fiscal. O orçamento mestre incluirá projeções para itens na demonstração de resultados, no balanço patrimonial e na demonstração de fluxo de caixa. Essas projeções podem incluir receitas, despesas, custos operacionais, vendas e despesas de capital.
Orçamento Estático
Um orçamento estático é um orçamento com números baseados em entradas e saídas planejadas para cada uma das divisões da empresa. Um orçamento estático é geralmente a primeira etapa do orçamento, que determina quanto uma empresa tem e quanto vai gastar. O orçamento estático considera despesas fixas, que não são variáveis ou dependentes dos volumes de produção e vendas. Por exemplo, o aluguel seria um custo fixo, independentemente do volume de vendas de uma empresa.
Algumas indústrias, como as sem fins lucrativos, recebem doações e subsídios, resultando em um orçamento estático que não podem ultrapassar. Outros setores usam orçamentos estáticos como ponto de partida ou um número de linha de base, semelhante ao orçamento mestre, e fazem ajustes no final do ano fiscal se mais ou menos for necessário no orçamento. Ao criar um orçamento estático, os gerentes usam métodos de previsão econômica para determinar números realistas.
Orçamento operacional
O orçamento operacional inclui as despesas e receitas geradas nas operações comerciais do dia-a-dia da empresa. O orçamento operacional concentra-se nas despesas operacionais, incluindo o custo dos produtos vendidos (CPV) e a receita ou receita. CPV é o custo da mão de obra direta e dos materiais diretos que estão vinculados à produção.
O orçamento operacional também representa as despesas gerais e administrativas diretamente vinculadas à produção de bens e serviços. No entanto, o orçamento operacional não inclui itens como despesas de capital e dívidas de longo prazo.
Orçamento de fluxo de caixa
Um orçamento de fluxo de caixa ajuda os gerentes a determinar a quantidade de caixa que está sendo gerada por uma empresa durante um período específico. As entradas e saídas de caixa de uma empresa são importantes porque as despesas precisam ser pagas em dia com o caixa gerado. Por exemplo, monitorar a cobrança de contas a receber, que é o dinheiro devido pelos clientes, pode ajudar as empresas a prever o caixa devido em um determinado período.
Este processo pode ser desafiador se muitos clientes estiverem em atraso. Para compensar isso, muitas empresas criam algo chamado de ” provisão para devedores duvidosos “, que estima o valor das contas a receber que se espera não sejam cobráveis.
Os orçamentos de fluxo de caixa ajudam a examinar as práticas anteriores para examinar o que funciona e o que não funciona e fazer ajustes. Por exemplo, uma empresa pode solicitar uma linha de crédito de capital de giro de curto prazo de um banco para garantir que eles recebam dinheiro caso um cliente pague com atraso. Além disso, as empresas podem solicitar opções mais flexíveis para suas contas a pagar, que é o dinheiro devido a fornecedores para ajudar com quaisquer necessidades de fluxo de caixa de curto prazo.
Usando um orçamento para avaliar o desempenho
Após o término de um período, a administração deve comparar as previsões do orçamento estático ou mestre com o desempenho da empresa. É nessa fase que as empresas calculam se o orçamento está de acordo com as despesas e receitas planejadas.
Orçamento Flexível
Um orçamento flexível é um orçamento que contém números baseados na produção real. O orçamento flexível é comparado ao orçamento estático da empresa para identificar quaisquer variações (ou diferenças) entre os gastos previstos e os gastos reais.
Com um orçamento flexível, os valores orçados em dólares (isto é, custos ou preços de venda) são multiplicados pelas unidades reais para determinar que número particular será dado a um nível de produção ou vendas. O cálculo produz os custos variáveis totais envolvidos na produção. O segundo componente do orçamento flexível são os custos fixos. Normalmente, os custos fixos não diferem entre orçamentos estáticos e flexíveis.
Como os orçamentos flexíveis usam os números do período atual – vendas, receitas e despesas – eles podem ajudar a criar previsões com base em vários cenários. As empresas podem calcular vários resultados com base em diferentes produtos, como vendas ou unidades produzidas. Orçamentos flexíveis ou variáveis ajudam os gerentes a planejarem tanto baixo quanto alto rendimento para ajudar a se preparar independentemente do resultado.
Variações de orçamento
Conforme declarado anteriormente, podem surgir variações entre o orçamento estático e os resultados reais. As duas variações comuns são chamadas de variação de orçamento flexível e variação do volume de vendas.
A variação do orçamento flexível compara o orçamento flexível aos resultados reais para determinar os efeitos que os preços ou custos tiveram nas operações. Por comparação, a variação do volume de vendas compara o orçamento flexível com o orçamento estático para determinar o efeito que o nível de atividade de vendas de uma empresa teve em suas operações.
A partir desses dois orçamentos, uma empresa pode desenvolver orçamentos individuais flexíveis e estáticos para qualquer elemento de suas operações. As variações são classificadas como favoráveis ou desfavoráveis.
Se a variação do volume de vendas for desfavorável (o orçamento flexível é menor que o orçamento estático), as vendas da empresa (ou produção com variação do volume de produção) serão menores do que o previsto.
Se, no entanto, a variação do orçamento flexível fosse desfavorável, seria resultado de preços ou custos. Ao saber onde a empresa está aquém ou ultrapassando a marca, os gerentes podem avaliar o desempenho da empresa com mais eficiência e usar as descobertas para fazer as mudanças necessárias.
Um orçamento flexível pode ajudar as empresas a contabilizar despesas variáveis e fixas, criando um processo mais dinâmico e levando a previsões mais precisas.
Implementando Orçamentos
Para a maioria das empresas, as despesas surgem de vez em quando. Os orçamentos estáticos normalmente atuam como uma diretriz, o que significa que podem ser alterados ou ajustados assim que as variações forem identificadas por meio de um orçamento flexível. Compreendendo os diferentes tipos de orçamento, os gerentes podem obter uma riqueza de informações por meio da análise das variações do orçamento, levando a decisões de negócios mais bem informadas.