Manual de Orçamento
O que é um manual de orçamento?
Um manual de orçamento é um conjunto de regras e instruções usadas por grandes organizações para preparar seus orçamentos e relatórios relacionados. À medida que as organizações se tornam maiores e mais complexas, não é mais possível para apenas uma pessoa preparar um orçamento.
Em vez disso, o orçamento em toda a empresa deve ser cuidadosamente coordenado entre os vários atores. Os analistas financeiros trabalham em estreita colaboração com cada grupo para coletar informações de orçamento em um cronograma predefinido e, em seguida, enviar os dados por meio de escalões superiores de controladores financeiros até que possam ser agregados pelo escritório do diretor financeiro (CFO).
Principais vantagens
- Um manual de orçamento é um conjunto de rotinas e instruções padronizadas que as grandes organizações seguem em orçamentos e relatórios.
- Organizações grandes e complexas contam com esse manual para coordenar as atividades de orçamento entre vários atores.
- Os manuais de orçamento são desenvolvidos e atualizados por meio de um comitê de orçamento que supervisiona os padrões e práticas nas unidades financeiras da organização.
Os princípios básicos de um manual de orçamento
Fazer orçamentos em grandes organizações é uma tarefa extremamente complexa. Os analistas financeiros devem fazer suposições sobre como será o futuro com base em dados anteriores. Isso significa que mesmo o melhor processo de orçamento está sujeito a imprecisões consideráveis. Então, conforme o ano avança, cada grupo é limitado a um orçamento predefinido, que pode se tornar inadequado devido a mudanças nas condições.
Por outro lado, alguns grupos descobrirão que têm mais dinheiro do que precisam e podem optar por usar sub-repticiamente o orçamento “extra” com despesas desnecessárias para evitar cortes no orçamento.
O manual de orçamento geralmente é desenvolvido e revisado por um comitê de orçamento. Um comitê de orçamento é um grupo que cria e supervisiona os padrões, as práticas a serem implementadas e a manutenção da responsabilidade fiscal de uma organização.
Os comitês de orçamento desempenham papéis importantes no sucesso ou falência de uma empresa ou outra entidade corporativa. O comitê de orçamento tem uma perspectiva única, pois está a par de todas as entradas e saídas financeiras de uma organização. Eles veem a imagem completa, enquanto as pessoas em departamentos individuais só veem seu segmento da empresa.
Os comitês tentam manter seus orçamentos organizacionais sob controle, o que garante o bom funcionamento e a solvência financeira. Organizações que não podem enfrentar problemas financeiros em breve. Os problemas financeiros costumam ter um efeito negativo na avaliação de uma empresa.
Exemplo de um manual de orçamento
Por exemplo, o departamento de garantia de qualidade da empresa hipotética XYZ pode ter um orçamento de $ 500.000 por ano. Esse dinheiro pode ser gasto em salários, treinamento adicional, equipamentos e outras coisas de que o departamento de garantia de qualidade precisa. Cindy, uma veterana de longa data no departamento de garantia de qualidade, deixou a empresa. O departamento de garantia de qualidade pode cobrir a carga de trabalho e continuar funcionando bem sem ela, mas para garantir que eles não percam parte de seu orçamento para manter seu quadro de funcionários, eles precisam contratar outra pessoa e gastar o dinheiro restante que teria ido para o salário de Cindy em treinamento para a nova pessoa.